Журнал (книга) обліку трудових книжок і вкладишів до них

1. Правила обліку трудових книжок
2. Що мається на увазі під обліком трудових книжок в компанії?
3. Де реєструються трудові книжки
4. Як оформлюється журнал обліку
5. Які дані вносяться в журнал обліку
6. Виправлення можливих помилок
7. Відповідальність за порушення у веденні обліку книжок

Дуже важливо для кожної компанії забезпечити коректне ведення трудових книжок і їх облік.

Такий різновид документації в компанії має проводитися в особливій книзі або журналі. Велике значення має строгий формат, відступу від якого ні в якому разі не допускаються.

Правила обліку трудових книжок

Стаття 66 ТК РФ говорить про функції роботодавця виконувати строгий облік книжок. Вимоги з обліку кажуть про введення на підприємстві:

• Прибутково-касового документа, де враховуються бланки, а також вкладишів. Дані обов'язки лежать на співробітниках бухгалтерії, туди необхідно вносити число бланків нових вкладишів, вказувати їх ціну.
• Безпосередньо книга обліку трудових книжок і їх вкладишів. Цей обов'язок лежить вже на кадровому підрозділі компанії.

Журнал обліку трудових книжок за форматом зобов'язаний відповідати Інструкції щодо заповнення, яка затверджена Постановою Мін. праці від 10.10.2003 р №69.

Що мається на увазі під обліком трудових книжок в компанії?

Для початку зрозуміємо, що саме роботодавець може робити з трудовою документацією співробітника:

• Прийом документа від прийнятого на роботу нової людини.
• Заклад нового документа, якщо особа тільки початок свій шлях у трудовій діяльності і до цього моменту книжка у нього була відсутня. Необхідно заповнити основну сторінку документа - титульну. Записи виконуються за суворими правилами. Коли заводиться новий документ, працівник оплачує вартість його створення, і дані про отримання конкретної суми повинні бути внесені під підпис в книгу обліку.
• В офіційний бланк повинна бути внесена інформація про дану роботу, переведення на іншу посаду, про нагородження.
• Зберігати журналу реєстрації трудових книжок потрібно в особливому місці, що виключає його псування. Книжка не повинна потрапити до сторонніх осіб.
• В цей офіційний документ повинен бути внесений запис при розірвання договору , Коли особа йде з компанії.
• При смерті співробітника документ видається його родичам.

Незважаючи на те що в законодавстві немає чіткої вимоги з цього питання, журнал обліку руху трудових книжок і його ведення на практиці включає наступний ряд дій:

• реєстрація документа при прийнятті співробітника в конкретну організацію і на конкретну посаду в існуючий підрозділ компанії;
• реєстрація знову заведеного документа на нового працівника;
• фіксація зберігання документа;
• фіксація факту віддачі документа, якщо трудовий договір припиняє дію.

Де реєструються трудові книжки

Ключовим контрольним інструментом вважається журнал обліку видачі трудових книжок або журнал руху. Його також часто називають реєстраційним журналом або реєстром.

Мати такий реєстр зобов'язує сороковий пункт Правил ведення книг , Затверджених постановою Уряду РФ. Форма продиктована Пріложеніем№3 Постанови Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69. Правовий акт говорить про те, що всі дії, пов'язані з книгами, повинні здійснюватися строго посадовою особою в організації, яке спеціально призначене наказом керівництва. Такий співробітник знає правила відання, зберігає, робить записи і видає документи.

Реєстраційний журнал - регістр, який накопичує інформацію про маніпуляції з документами. Він отримується в потрібному форматі. Листи повинні бути прошиті, обов'язкове нумерація. Повинен бути присутнім штамп компанії і підпис голови організації.

Іноді книга обліку руху трудових книжок заводиться в організації самотужки. Вона повинна вестися в певній уніфікованою формою. Журнал повинен знаходитися в бухгалтерії компанії, оскільки він враховує саме рух самих документів.

Ведення і заповнення бланків може бути надано вибірково одному з представників бухгалтерії в компанії. Цей обов'язок прописана у нього в договорі, і він несе матеріальну відповідальність за рух трудових книжок і вкладишів.

Особливу важливість має зберігання і ведення журналу:

• для нього, як правило, відводять окреме місце в сейфі або полку в шафі, щоб документ не міг загубитися і був захищений в разі пограбування;
• до журналу обмежується доступ, користуватися ним можуть лише працівники бухгалтерії.
• видаються бланки про трудову діяльність лише через кадрового підрозділу:
• надані може бути лише тим співробітникам, хто несе відповідальність та контроль за ними;
• щоб отримати їх, необхідно в письмовому вигляді подати заяву;
• повинна бути піддана інвентаризації щомісяця.

Співробітника, який займається книжками, повинні повідомити наказом про покладений на нього відповідальності за ці бланки.

Щомісяця призначена особа має подавати звіт, в якому вказується:

• яка кількість документів та книг обліку руху трудові бланків знаходяться в нього;
• що отримано за них;
• ксерокси касових чеків, що підтверджують розрахунок за трудові книжки.

Як оформлюється журнал обліку

Сорок перший пункт (Правил ведення і зберігання трудових книжок) говорить про вимоги до оформлення і ведення книги руху трудових книжок. Листки зобов'язані утримувати номера, як і вкладиші до них, обов'язково наявність шнурка на них повинна стояти підпис керівника, повинна бути сургучна друк і пломба.

Спробуємо розібратися, як прошити журнал. Точної інструкції для прошивки книги обліку руху трудових книжок немає. Шнур, який використовується для прошивання журналу, повинен бути не надто щільними, щоб була можливість опломбування та постановки друку.

На сьогодні досить складно знайти цей вид друку, тому багато наклеюють на кінці шнура лист з печаткою «прошиті і дата». Але це не є гарантією того, що не буде ніяких претензій в разі перевірки, тому як прошити книгу обліку в організації співробітники повинні продумати заздалегідь.

Які дані вносяться в журнал обліку

Обліковий журнал повинен містити всі маніпуляції і переміщення книжки кожного із співробітників фірми.

На сьогоднішній день є форма журналу, яку можна скачати в інтернеті. Стандартний зразок журналу обліку трудових книжок має тринадцять граф, які заповнюються всередині компанії при кожному переміщенні будь-якого трудового документа:

1 графа - наголошується нумерація. Вкладишів приділяється окремий рядок і пункт.

2, 3, 4 графи відображають дати, коли документ надійшов. Тут вказується, коли особа була прийнята на роботу, або коли була заведена нова книга.

Дата вказується строго в форматі «15.10.2003».

5 графа потрібна для внесення П.І.Б. працівника в повноцінному форматі з розшифрованими ініціалами.

6 графа потрібна, щоб фіксувати серії і номера документа.

7 осередок відображає відомості за посадою.

Графа 8 говорить про те, в якому підрозділі працює співробітник.

9 графа відображає реквізітні даних.

10 осередок потрібна для підпису працівника відділу кадрів, який відповідальний за дану сферу на підприємстві.

У ситуації, коли компанією оформляється документ на співробітника без попереднього досвіду, відбувається заповнення 11 графи. Тут же прописується сума за оформлення нового документа.

12 і 13 графи заповнюються, коли особа залишає організацію. Там указується дата повернення співробітнику документа, а в 13 ставиться підпис.

Якщо в компанії вже існує відпрацьована форма ведення документа обліку, то буде правильно не чіпати її, не змінювати на документ нового типу до того моменту поки вона не закінчиться і не буде повністю заповнена.

А ось якщо книга існувала, але велася у вільному форматі, то роботу з нею стоїть завершити, вказавши причину. Необхідно завести нову, потрібного зразка.

Виправлення можливих помилок

Бувають випадки, коли в процесі ведення журналу сталася помилка, тоді необхідно:

• окремим рядком внести такий запис «Запис №Х вважається недійсною », А поруч ставиться підпис коригуючого особи;
• далі, додатково йде коректна запис і підпис про її дійсності від особи, яка вносить коректування і виправлення.

Відповідальність за порушення у веденні обліку книжок

Якщо облік у компанії відсутній або виявлені грубі порушення щодо ведення журналу з боку Держінспекції, компанія може бути притягнута до адміністративної відповідальності за ст.5.27 КоАП.

Представники Держінспекції завжди приділяють особливу увагу питанню вивчення книги обліку.

Наявність навіть невеликих похибок у веденні журналу обліку може стати приводом для накладення штрафу. Щоб подібних ситуацій не траплялося, роботодавець повинен ретельно дотримуватися всіх вимог закону щодо ведення трудових книжок працівників, це дозволить уникнути додаткових питань при перевірках.

Журнал зберігається поряд з іншими паперами особливої ​​важливості. Краще вибрати максимально надійне місце для зберігання: це може бути сейф або сейф. Записи, що вносяться до журналу, в будь-який момент можуть знадобитися як роботодавцю, так і працівникові, якщо книжка загублена .