- Журнал, журнал, журнал і ще раз журнал
- Дисципліна - насамперед, а тим більше касова
- Повернення коштів
Школа бухгалтера № 17 (12.9.2005)
Практика
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
Журнал, журнал, журнал і ще раз журнал
Стільки різних журналів реєстрації громадян немає, напевно, ні в жодній державній установі. І навіть у в'язниці їх, напевно, менше, ніж в готелях. Посудіть самі. Відповідно до вимог Інструкції № 2301 для готелів передбачені наступні журнали реєстрації громадян:
1. "Журнал обліку громадян, які проживають у готелі" типової форми № 5-г;
2. "Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі" типової форми № 6-г;
3. "Журнал осіб, які проживають на поверсі" типової форми № 10-г2.
І що дивно, один і той же громадянин, наприклад, іноземець, при певній ситуації може бути зареєстрований одночасно у всіх трьох журналах.
Розглянемо порядок їх оформлення один за одним. Отже, "Журнал обліку громадян, які проживають у готелі" типової форми № 5-г ведеться в одному екземплярі і заповнюється на підставі "Анкети проживаючого" № 1-г і "Реєстраційної картки" № 2-г (зразок заповнення дивися нижче). Таким чином, в цьому журналі мають бути зареєстровані всі проживаючі в готелі, незалежно від того, чи є вони громадянами України, іноземними громадянами або громадянами, які не мають громадянства.
Легко зрозуміти навіть непосвяченому, тобто не знає змісту Інструкції № 230, що "Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі" типової форми № 6-г відрізняється за своїм призначенням від наведеного вище журналу тим, що призначений тільки для обліку іноземців, які проживають в готелі . За формою "Журнал обліку іноземців, які проживають в готелі" має значні відмінності від Журналу типової форми № 5-г. Мало того, форму Журналу типової форми № 6-г затверджують органи МВС України.
Ведеться він адміністратором готелю в одному екземплярі і має таку форму (дивись нижче).
Деякі основні вимоги до оформлення та заповнення даного журналу вказані в самому журналі в "Примітках" (дивись нижче форму журналу).
Далі ми підемо не по порядку номерів типових форм, затверджених Інструкцією № 230, і розглянемо порядок оформлення "Журналу обліку проживаючих на поверсі" типової форми № 10-г. Призначення цього журналу легко зрозуміти з його назви. Він заповнюється щодня черговим по поверху. Його дані використовуються покоївками для здійснення поточних робіт з прибирання номерів (зразок заповнення дивися нижче).
І, нарешті, остання форма журналу - "Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів" типової форми № 7-г. Він призначений для реєстрації телефонних дзвінків, телеграм, гарантійних листів 3, факсів, електронних листів і т.д., в яких міститься прохання забронювати місце в готелі. Оформлення журналу здійснюється адміністратором готелю, і він має такий вигляд (дивись нижче).
Дисципліна - насамперед, а тим більше касова
Наступна типова форма № 8-г "Касовий звіт", як і будь-який інший касовий документ, має особливий статус. У ній не можна допускати виправлення і підчищення.
Оформляється "Касовий звіт" відповідальним працівником, в посадові обов'язки якого входить здійснення розрахунків із проживаючими (касиром, портьє і т.п.). Заповнюється "Касовий звіт" на підставі "Рахунків" типової форми № 4-г (дивися "ШБ" № 16/2005 ) І щодня, разом з другими примірниками "Рахунків", контрольною касовою стрічкою або стрічкою терміналу кредитних карток (якщо розрахунки із проживаючим здійснювалися з використанням кредитної картки), здається в бухгалтерію 4.
Зразок заповнення "Касового звіту" наведено нижче.
І, нарешті, остання типова форма, затверджена Інструкцією № 230, - це "Відомість руху номерів у готелі" типової форми № 9-г. Заповнюється вона черговим адміністратором готелю щодня станом на 9.00 і призначена виключно для оперативного обліку заселених і вільних номерів.
Повернення коштів
Оплата послуг готелю проживаючим може здійснюватися в момент його заселення в повному обсязі за весь період його передбачуваного проживання. Надалі, при продовженні терміну проживання або отриманні додаткових, не оплачених в момент заселення, послуг, що проживає в готелі здійснює доплату. Здійснюється вона в тому ж порядку, що і оплата при заселенні. Але можливі ситуації, коли проживає звільняє номер раніше, ніж це передбачалося при заселенні. В такому випадку проживає необхідно повернути кошти за невикористані дні (дні, які він не буде проживати в готелі), раніше сплачені у вигляді авансу.
В Інструкції № 230 визначено алгоритм здійснення повернення коштів, який передбачає подачу проживають заяви про повернення невикористаних коштів. Таку заяву пишеться в довільній формі і може мати такий вигляд (дивись нижче).
Таку заяву проживає є офіційною підставою для повернення йому невикористаних на оплату послуг готелю грошових коштів.
А далі все просто. Адміністратор готелю отримує від проживаючого таку заяву з додатком розрахункового документа, що підтверджує оплату проживають послуг готелю авансом. У розрахунковому документі робиться відмітка про повернення проживає частини невикористаного авансу, і сума невикористаного авансу разом з виправленим розрахунковим документом видається на руки проживає в готелі 5. Оформляється повернення невикористаної суми авансу проживає в готелі розрахунково-касовим ордером.
При цьому, як і годиться при здійсненні видачі грошових коштів з каси, що проживає, перш ніж він отримає грошові кошти, повинен пред'явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу.
На закінчення наведемо вимоги Інструкції № 230 до оформлення розглянутих нами типових форм бланків з обліку операцій в готелях.
Дизайн форм документів первинного обліку готель вирішує індивідуально на власний розсуд. При цьому дизайн повинен враховувати прикмети особистого фірмового стилю готелю, елементи відомостей про котра проживає і можливість як електронного, так і ручного заповнення документа. Якщо форма документа має, крім друкованого, ще й електронний варіант, обидва повинні бути витримані в єдиному стилі.
Мета використання конкретної форми обумовлює процедуру виготовлення бланка цієї форми:
- форми документів, що використовуються для оформлення реєстрації та розрахунків з проживаючим, повинні бути виготовлені спеціалізованим підприємством з урахуванням вимог щодо якості та дизайну;
- форми документів, що використовуються тільки для внутрішнього обліку, можуть бути роздруковані безпосередньо на підприємстві.
1 Нагадаємо, що мова йде про інструкції, затвердженої Наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України "Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП" Укркомунобслужіваніе "" від 13.10.2000 р № 230.
2 Інструкції № 230 затверджена ще одна форма журналу, "Журналу реєстрації заявок на бронювання номерів" типової форми № 7-г, але ця форма не призначена для реєстрації проживають в готелі громадян, а призначена тільки для бронювання номерів. Тому в даному випадку ми про неї не згадуємо.
3 Як правило, використовується для бронювання місць в готелі юридичними особами. Оформляється в довільній формі, підписується керівником підприємства, бронирующего місце в готелі, і засвідчується його печаткою.
4 Оскільки бухгалтерія готелю у вихідні, а також у святкові і неробочі дні, визначені за законодавством, не працює, а готель працює щодня, то касовий звіт може складатися за кілька календарних днів.
5 Здійснюється така операція працівником готелю, відповідальним за здійснення розрахунків із проживаючими в готелі.
Андрій Первухін
Розрахунок середньої заробітної плати 
Практика
Святкові і неробочі дні не беруться до уваги ...
Не у відпустку - у відрядження - на конференцію за кордон
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв'язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність».
Службова ...
Доставка товару покупцям
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому...