- Як вести реєстр договорів за допомогою Excel
- Як вести реєстр платежів за допомогою Excel
- Як контролювати рівність сум у реєстрах договорів і платежів за допомогою Еxcel
Щоб контролювати зобов'язання компанії перед постачальниками та підрядниками, складіть реєстр, пропишіть в ньому умови договорів. Скачайте і використовуйте готову модель в Excel .
Зразок документа. Шаблон реєстру договорів і платежів
Модель містить три аркуші: реєстр договорів, реєстр платежів за договорами, перевірка відповідності їх сум. У файлі є макроси, тому, як тільки відкриєте, над рядком формул побачите попередження системи безпеки. Щоб шаблон працював коректно, дозвольте макросам доступ до програми. Для цього клікніть по кнопці «Параметри», в діалоговому вікні поставте галочку поруч з фразою «Включити це вміст».
Як вести реєстр договорів за допомогою Excel
На першому аркуші моделі сформуйте реєстр договорів, дивіться малюнок 1 .
Малюнок 1. Реєстр договорів
Дані до реєстру вносите вручну відразу після того, як підпишете новий контракт. Заповніть всі поля таблиці: реквізити документа - номер договору, найменування контрагента і робіт, сума оплати за договором в рублях з ПДВ.
Формула в шаблоні перевіряє номери договорів, щоб виключити їх дублювання. Якщо введете номер, який вже існує в реєстрі, програма автоматично виділить однакові осередки червоним кольором. Дивіться також Як автоматично виділити кольором зміни в бюджеті за допомогою Excel .
Набір полів в шаблоні - мінімальний. При необхідності доповніть його важливими для компанії даними: контактами контрагента, датою укладення договору, відповідальною особою і т. Д.
Зразок документа. Регламент договірної роботи
Як вести реєстр платежів за допомогою Excel
Після того як зареєструєте новий договір в шаблоні Excel , Заповніть лист «Реєстр платежів», дивіться малюнок 2 .
Малюнок 2. Реєстр платежів
У першому стовпці введіть номер договору і натисніть Enter. Вручну вкажіть дату, коли плануєте платіж. З листа «Реєстр договорів» автоматично підтягнуться дані для стовпців «Контрагент», «Найменування робіт», «Сума загальна». Формула прирівняє значення осередку «Сума оплати» до загальної суми за договором.
Якщо умови договору передбачають часткову оплату контрагенту, то внесіть до реєстру платежів кожен з етапів. Для цього виберіть наступну вільну осередок шпальти «Номер договору» і продублюйте номер договору, за яким плануєте поетапну оплату. Вручну внесіть суму і дату платежу. Перевірте, щоб в результаті сума часткових оплат дорівнювала загальній сумі договору. Дивіться також Як виключити помилки при введенні даних в Excel .
Щоб завершити реєстрацію платежу в реєстрі, вручну внесіть в стовпець «Примітки» важливі відомості за договором і контрагенту, наприклад, розмір пені, необхідність надсилання копії платіжного доручення контрагенту і т. Д. Ця інформація допоможе врахувати договірні зобов'язання, коли будете оплачувати або переносити платіж на більш пізню дату.
Щоб швидко знайти певний номер договору, контрагента та інші реквізити в реєстрі платежів, використовуйте список, що випадає в заголовку кожного стовпця таблиці. Дивіться також Як впорядкувати реєстр оплат одночасно за двома критеріями за допомогою Excel .
Після того як внесете дані, сформуйте реєстр оплат на поточний день. Для цього встановіть фільтр з сьогоднішньої датою в стовпці «Максимальна дата оплати». Якщо вирішили перенести платіж на більш пізній період, то нову дату вкажіть вручну. Дивіться також Як підсвітити потрібні дати і терміни в звіті за допомогою Excel .
Так, якщо своєчасно реєструвати нові договори і щодня контролювати оплати платежів, реєстр платежів завжди буде містити актуальну інформацію.
Щоб швидко впорядкувати платежі в залежності від планованої дати оплати, використовуйте чотири фільтра: оплата протягом 7, 12, 21 і 28 днів. Наприклад, якщо клацніть по кнопці «Оплата протягом 7 днів», в реєстрі залишаться рахунки, які необхідно сплатити протягом семи днів від поточної дати.
За допомогою кнопки «Обнулити» можна зняти всі параметри фільтрації, дивіться малюнок 2 . Такий функціонал допоможе точніше планувати платежі на майбутній період і оперативно управляти ними з урахуванням договірних зобов'язань.
Зразок документа. Положення про формування реєстру платежів на оплату компанії
Як контролювати рівність сум у реєстрах договорів і платежів за допомогою Еxcel
щоб в шаблоні реєстру договорів і платежів перевірити, чи відповідають суми з договорів заявками на оплату, перейдіть на лист «Перевірка», дивіться малюнок 3 .
Малюнок 3. Перевірка рівності сум у реєстрах договорів і платежів
Дані за договорами підтягуються з листа «Реєстр договорів», по платежах - з листа «Реєстр платежів» і групуються в зведені таблиці, дивіться малюнок 3 .
Щоб автоматично перевірити дані в реєстрах договорів і платежів, спочатку переконайтеся в їх актуальності. Для цього перейдіть на лист «Перевірка» та оновити зведені таблиці - використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + Alt + F5 або команду «Оновити все», дивіться малюнок 4 . Оновлюйте дані кожного разу після того, як міняєте реєстр.
Малюнок 4. Оновлення даних таблиці
Якщо внесли нового контрагента в реєстр договорів, в стовпці «Перевірка» додадуться нові рядки. Щоб перевірити рівності сум в реєстрі договорів і платежів по всіх контрагентах, продовжите формулу на нові порожні клітинки. Для цього перейдіть на будь-яку клітинку з шпальти «Перевірка» та протягніть формулу вниз.
Після того як поновіть дані таблиць і додасте формулу перевірки, побачите, відповідають чи ні суми платежів сумі договорів, дивіться малюнок 3 .
Якщо перевірка показала «Істина», то сума оплат за даним контрагенту дорівнює загальній сумі договору, який з ним уклали. Якщо «Брехня» - на аркуші «Реєстр платежів» сума оплат не відповідає загальній сумі за договором, необхідно перевірити ще раз дані.
Відеосемінар. Інструменти Excel для управління ліквідністю і платежами