Внутрішній опис особової справи

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Для чого складають внутрішню опис особової справи?
3. Порядок оформлення внутрішнього опису особової справи працівника
4. Бланк внутрішнього опису документів особової справи
5. Як заповнювати внутрішній опис особової справи?
6. Внутрішній опис особової справи: зразок заповнення

В яких випадках складають внутрішню опис особової справи співробітника? Чи може організація розробити власний бланк опису або необхідно використовувати уніфіковану форму? Як правильно заповнювати, нумерувати і зберігати даний документ?

Зі статті ви дізнаєтесь:

У сучасному діловодстві поняття "справа" має на увазі сукупність документів, об'єднаних однією тематикою і поміщених в окрему обкладинку.

Вони висвітлюють одне питання або містять інформацію по ділянці діяльності організації. Що стосується персональних справ працівників, в них поміщають документацію, яка містить необхідні відомості про співробітника і його трудової діяльності. Це свого роду досьє, яке поповнюється протягом всієї роботи даного фахівця в компанії.

Навіть якщо стаж фахівця обмежується лише кількома роками, в його персональному справі буде знаходитися порівняно великий обсяг документації. Щоб упорядкувати її та полегшити пошук потрібної інформації, складають внутрішню опис документів особової справи. Вона виконує функції заголовка і являє собою перелік всієї підшитий в папку документації.

Для чого складають внутрішню опис особової справи?

Ведення персонального справи співробітника не є обов'язковим для більшості організацій. Законодавець зобов'язує формувати персональні досьє для фахівців на державну службу, працівників державних організацій, якщо це передбачено галузевою або відомчим нормативним актом. Крім того, такі справи можуть формуватися в компаніях, що входять в холдингові структури, за рішенням глави холдингу.

Порядок ведення справ для приватних організацій і підприємців не регламентується на законодавчому рівні. Як правило, в компанії складають положення, що визначає порядок їх формування, або включають відповідний пункт в інструкції з діловодства. У персональне досьє підшивають наступні групи документів:

1

Надані співробітником при прийомі на роботу

Ксерокопії паспорта, дипломів і сертифікатів про освіту, СНІЛС, ІПН, документів військового обліку, довідки про результати медогляду, наявність чи відсутність судимості.

2

Фіксують прийом на роботу

Заява працівника, автобіографія, листок з кадрового обліку, копія наказу про працевлаштування, екземпляр трудової угоди, копія трудової книжки

3

Випускаються в період трудової діяльності

Довідки та результати періодичних медоглядів, копії офіційних паперів, що підтверджують право на податкові відрахування, копії додаткових угод до трудового договору, посадові інструкції, матеріали атестацій, заяви і доповідні

Для того щоб уникнути плутанини і забезпечити порядок в документації, складають внутрішню опис особової справи працівника, яка грає роль заголовка для кожної конкретної папки. Це проводиться на первинному етапі, коли оформляють обкладинку справи і привласнюють йому обліковий ідентифікаційний номер. У регістр в порядку хронології заносять записи про об'єкти, підшитих в папку. У ньому відображаються відомості про всі службових паперах, в тому числі нумерація сторінок, в межах яких вони розташовані.

Внутрішня опис документів особової справи може знадобитися на етапі передачі персонального досьє на архівне зберігання. Відомості з неї переносять в лист-засвідчувач, що підтверджує комплектність і цілісність переданої на зберігання папки. Порядок зберігання персональних досьє повинен відповідати «Основним правилам роботи архівів організацій», схваленим рішенням колегії Федерального архівного агентства. Ці правила передбачають оформлення регістра відповідно до затвердженої уніфікованої формою, наведеною в додатку 10.

Порядок оформлення внутрішнього опису особової справи працівника

Відповідно до ГОСТу 17914-72 Обкладинки справ тривалих термінів зберігання , Досьє підшивають в картонну обкладинку. В папку поміщають найбільш важливі документи, що стосуються даного працівника. Папери мають у своєму розпорядженні в хронологічному порядку, сортуючи за датою надходження. Кожному листу присвоюється порядковий номер. Регістр підшивається останнім. Припустимо також розташовувати його на звороті титульного аркуша.

Регістр завіряється підписом його упорядника: кадрового працівника або іншого відповідального працівника. Дата складання проставляється після закінчення комплектування справи.

В даний час єдиного уніфікованого зразка подібного регістра законодавцем не запропоновано. Будь-яка приватна компанія має право:

• оформити його в довільній формі;
• використовувати розроблений в організації і затверджений локальними нормативними актами бланк;

Основна інформація вноситься в документ у формі таблиці. До числа обов'язкових даних можна віднести:

• Порядковий номер папки відповідно до журналу обліку особистих справ;
• індекс згідно номенклатурі ;
• Дата видачі;
• Заголовок;
• Дата включення в матеріали справи;
• Термін зберігання, певний переліком;
• Примітки (графа для внесення змін в дані);
• Кількість документів, підшитих в папку;
• Сумарна кількість листів;
• Відомості про відповідальну особу (посада, ПІБ, підпис).

Наведений в Правилах роботи архівів зразок внутрішньої опису особової справи не обмежує способи її оформлення. Регістр може бути оформлений від руки або за допомогою комп'ютера. Можна використовувати як чистий аркуш формату А4, так і фірмовий бланк компанії. Як правило, оформляється один екземпляр для кожного справи.

Читайте також:

Бланк внутрішнього опису документів особової справи

Наведений нижче бланк внутрішньої опису документів особової справи можна скачати на нашому порталі. Він розроблений у відповідність з Додатком 10 до Правил роботи архівів. Відзначимо, що при необхідності роботодавець може самостійно розробити подібний бланк і затвердити його локальним нормативним актом підприємства.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Як заповнювати внутрішній опис особової справи?

Регістр документів вкрай важливий для їх обліку і систематизації. Саме тому до його заповнення необхідно підходити відповідально. При оформленні рекомендується дотримуватися наступних правил:

• Важливо своєчасно фіксувати надходять в справу паперу, а також факти їх вилучення. Протягом усієї трудової діяльності працівника його досьє буде поповнюватися новими документами, облік яких важливий для збереження ефективності документообігу.
  
• У деяких випадках розширення досьє не дозволяє помістити повний перелік паперів на одному аркуші. У такій ситуації допустимо оформити регістр на двох або більше аркушах. Відзначимо, що нумерація при цьому ведеться окремо і не є наскрізною.
  
• Якщо ведення досьє з тих чи інших причин припиняється, справа передається в архів компанії. В цьому випадку в регістр вноситься останній документ: копія наказу про звільнення. Після цього залишилися незаповнені рядки необхідно перекреслити, щоб виключити можливість внесення додаткової інформації.
  
• При заповненні документа можна допускати помилок і неточностей, тому що він служить важливим елементом внутрішнього кадрового документообігу.
  
• Інформація, що міститься в справі, є конфіденційною і охороняється законом про персональні дані. Навіть після звільнення досьє не передається на руки співробітникові, а зберігатися в компанії.
  
• Термін зберігання описів визначається встановленими термінами зберігання особистих справ, тому що вона передається на зберігання в їх складі. Термін зберігання в архіві досьє рядових співробітників - 75 років, а співробітників, що займають керівні позиції, - постійно.

Внутрішній опис особової справи: зразок заповнення

Наведений нижче зразок заповнення внутрішнього опису особової справи відповідає Додатку 10 до Правил роботи архівів і є прикладом незакритий регістра, тобто даний співробітник все ще працює в організації.

Читайте також: