- Що це таке
- З якою метою здійснюється?
- Нормативна база
- Як присвоїти номер?
- При груповому обліку
- Документальне оформлення
- формування наказу
- складання акту
- Інвентаризаційний опис (зразок заповнення)
- Порівняльна відомість результатів
- Як часто проводиться (терміни)?
Інвентаризація основних засобів - процедура, для правильного проведення якої потрібно знати всі особливості.
Визначимо, коли доцільно здійснення інвентаризації, які документи при цьому складаються, якого порядку варто дотримуватися і т. Д.
До початку ведення підприємницької діяльності з використанням основних засобів, варто їх прийняти до бухобліку.
Одиниця для обліку - інвентарні об'єкти, після визначення яких стежать за їх збереженням і переміщенням на підприємстві, списанням.
Інвентаризаційна процедура - невід'ємна частина діяльності багатьох підприємств. А значить, потрібно розібратися, що вона під собою має на увазі і яка мета її проведення.
Що це таке
Основний засіб - це майно, яке використовується фірмою для ведення діяльності (необхідно у виробництві), включено в баланс компанії і має термін корисного використання від року.
Інвентаризацією називають процедуру здійснення періодичних перевірок і документального підтвердження наявності, стану та оцінки об'єктів.
Вона проводиться в кілька етапів. Перевірка проводиться на певну дату звірення фактичної інформації з відомостями бухобліку.
З якою метою здійснюється?
До того, як скласти річні бухгалтерські звіти, компанія повинна звіряти активи і зобов'язання з відомостями обліку, тобто, проводити інвентаризацію ( стаття 11 ФЗ № 402 від 6 грудня 2011 ).
Це необхідно, щоб відобразити в річному балансі реальні факти. Інвентаризація повинна проводитися щодо:
- активів підприємства;
- зобов'язань фірми;
- джерел фінансування;
- заборгованості кредиторського і дебиторского плану;
- інших операцій, що пов'язані з прибутком і витратами.
Звірка може бути добровільна або примусова. У другому випадку варто керуватися п. 27 Положення № 34н від 29 липня 1998.
Підстава для ревізії:
Мета інвентаризації:
- виявити фактичну наявність об'єктів;
- зіставити майно з обліковою інформацією (щоб виявити недостачу або надлишки);
- документально підтвердити наявність об'єктів і обов'язків;
- визначити стан об'єктів та їх оцінку;
- перевірити, чи правильно і своєчасно чи відображено в обліку зобов'язання.
Інвентаризація дозволяє:
- проконтролювати збереження запасів виробничого характеру, щоб уникнути зловживання відповідальної особи;
- виявляти і списувати недостачу;
- отримати інформацію про реальну ситуацію на виробництві.
Нормативна база
Перерахуємо законодавчих актів, до яких вам доведеться звертатися для визначення термінів інвентаризації, порядку проведення:
Розглянемо особливості етапів процедури:
На організаційному розробляють план інвентаризації;
отримують розписку від матеріально-відповідальної особи;
видають наказ про проведення заходу з відображенням складу комісії і видів ОС, що будуть перевірятися;
визначають залишки об'єктів за обліковими даними На основному виявляють, обмірюють, підраховують, перевіряють наявність майнових об'єктів та зобов'язань;
оформляють інвентаризаційний опис На заключному зіставляють отримані відомості з даними обліку;
виявляють розбіжності, причини відхилень;
оформляють відомість розбіжностей по результату перевірки;
готують пропозиції щодо відображення в обліку інвентаризаційного результату
Перед проведенням інвентаризації потрібно з'ясувати такі моменти:
- Чи є інвентарні картки , інвентарні книги , Опису та інші регістри по аналітичному обліку.
- Чи є техпаспорта і інша технічна документація.
- Чи є документи на ОС, що були передані в оренду.
Якщо таких довідок немає, спочатку варто зайнятися їх оформленням і отриманням. У тому випадку, коли виявлені неточності і розбіжності в регістрах бухгалтерського обліку, технічних документах, потрібно внести необхідні виправлення, уточнити інформацію.
При проведенні інвентаризації комісією оглядається ОС і вноситься до опису його повна назва, призначення, інвентарні номер, технічні якості.
Якщо здійснюється перевірка документів на будівлі та іншу нерухомість, потрібно перевірити документи, що підтвердять право власності.
У разі виявлення об'єктів, що не були прийняті до обліку, комісією включаються в опису правильні дані і технічна інформація по такому майну.
Оцінюють невраховані об'єкти, грунтуючись на ринкові ціни. Ступінь зносу визначається по техстану ОС з оформленням даних про оцінювання та знос відповідним актом.
До того, як приступати до перевірки, комісія повинна опломбувати підсобне приміщення, підвал, інші місця з окремими входами, де можуть зберігатися цінності.
Варто зробити відповідний запис у картці зі складського обліку і вивести залишок за станом на день інвентаризації.
Комісії видається остання видаткова і прибуткова документація , звітність про рух матеріальних цінностей і грошей .
Головою комісії візується документація, на яку потрібно буде спиратися при визначенні залишку майнових об'єктів до початку процедури за обліковими даними.
Недостача основних засобів, виявлена при інвентаризації, списується в бухобліку на виробничі витрати або звернення ( п. 3 ст. 12 ФЗ 129 ).
Роблять проводку Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 94 (відображення сум недостачі в рамках номи природного убутку). У податковому обліку втрата від недостачі або псування прирівнюється до витрат матеріального плану ( ст. 254 НК ).
Але не можна відносити до матеріальних затрат втрату в рамках норми, що встановлена локальної документацією юридичної особи.
Як присвоїти номер?
Порядок присвоєння інвентарного номера розглянуто в Методичних вказівках з обліку ОС ( Наказ № 91н від 13 жовтня 2003 ).
У 11 пункті сказано, як присвоюються інвентарні номери:
Просування номера повинні зберігатися Протягом усього періоду експлуатації об'єкта Якщо ОС комплексне (його складові - кілька частин, що враховуються в якості окремих інвентарних об'єктів) Кожна частина отримує свій номер Комплексному об'єкту Що має кілька складових, врахованих в якості одного інвентарного об'єкта, привласнюють один номер інвентарний номер ОС Що списаний з бухобліку, протягом наступних п'яти років новому об'єкту не буде присвоюватися Якщо переміщається об'єкт всередині підприємства Просування інвентарних арні номера не змінюються Якщо ОС надходить в компанію на підставі договору оренди Його можна враховувати по тому номеру, який присвоєно орендодавцем
При складанні інвентарного номера правила встановлюються самою фірмою, і відображаються в обліковій політиці.
У номерах враховують:
- номера бухгалтерських рахунків, субрахунків, на яких об'єкти враховані;
- коди відокремлених підрозділів;
- порядкові номери ОС.
Якщо компанія має не багато СО, тоді привласнення інвентарних номерів в бюджеті може здійснюватися по порядку - 001, 002 і т. Д. Так буде простіше вести журнал обліку інвентарної нумерації.
Нанесення номера здійснюється фарбою на ОС, прикріплюють відповідний жетон і т. Д. Інвентарна нумерація проставляється керівництвом підприємства. Вона повинна закріплюватися в інвентарній картці (ОС-6) .
При груповому обліку
У бухгалтерських програмах можна вести груповий облік об'єктів, що є однотипними. Надходження, введення в експлуатацію, переміщення в компанії може бути оформлено по всій групі або по її частини.
Ведення групового обліку допускається, якщо однотипні об'єкти мають вартість до 40 тис. Рублів, і амортизація нарахована в повній мірі при введенні в експлуатацію. Але вартість всіх об'єктів повинна бути однаковою.
Якщо майно надійшло різними партіями, вартість буде різною, що не дасть права на проведення операції по руху ОС за єдиною вартості в групі. На нову партію вводиться своя картка групового обліку в довіднику по ОС.
Ведення групового обліку не здійснюється стосовно об'єктів, ціна яких може змінюватися при використанні майна при добудові, реконструкції, модернізації.
По кожному такий об'єкту ведуть окремий облік - на окремих інвентарних картках.
Якщо ОС варто до 40 тис. І амортизацію нараховано на момент введення в експлуатацію, і ціна такого об'єкта може змінюватися з часом, допускається відкриття однієї картки групового обліку.
Але тоді вводять інвентарні номери для кожного об'єкта однотипних основних засобів.
Документальне оформлення
Звірка наявності об'єктів за фактом проводиться за всіма ОС компанії. З цією метою потрібно створювати комісію, в складі якої є працівники фірми. Процедура повинна оформлятися відповідним чином.
формування наказу
В п. 3 ст. 6 ФЗ № 129 йдеться, що для проведення інвентаризаційної процедури потрібно видати наказ.
У такому документі відображають відомості про внутрішній нормативному акті, яким встановлено правила інвентаризації, форму обліку, обробки результату.
Наказ - письмове завдання, що конкретизує обсяги, терміни і правила проведення процедури.
У ньому ж відбивається, хто буде входити до складу комісії. На наказі ставиться підпис керівної особи. Потім документ передається голові комісії з інвентаризації.
Порядок, якого варто дотримуватися при оформленні документа, прописаний в Постанові Держкомстату Росії від 18 серпня 1998 № 88 .
Складається наказ по формою інв-22 і реєструється у відповідному обліковому журналі.
Правила здійснення інвентаризації оформляють у вигляді додатків до наказів, де відображається:
- графік здійснення заходу;
- дата, коли повинна проводитися планова і позапланова процедура;
- список об'єктів, що будуть перевірятися.
У наказі можуть міститися плани здійснення інвентаризаційної процедури. прописується:
- хто входить до складу комісії;
- які об'єкти будуть перевірятися;
- яка причина проведення інвентаризації;
- які терміни надходжень матеріалу по інвентаризації в бухгалтерію.
Приклад наказу:
Фото: наказ про проведення інвентаризації
Ви маєте право вносити свої корективи в даний зразок - доповнити іншими пунктами або прибрати непотрібні. І до речі, при вказівці членів комісії варто дотримуватися алфавітного порядку.
складання акту
Протокол про проведення інвентаризації складається комісією і відображає такі відомості:
- найменування підприємства;
- підрозділ, в якому проведено процедуру;
- дату і місце;
- результат інвентаризації;
- список осіб, що виступили;
- Рішення;
- висновок комісії;
- відомості про дії, які були зроблені при дослідженні;
- визначення порушень і винних осіб;
- підписи уповноважених осіб.
Інвентаризаційний опис (зразок заповнення)
Раніше вказувалося про необхідність складання інвентаризаційного опису. Це первинний обліковий документ, що готується в 2 примірниках. Якщо ОС знаходяться в оренді або зберігаються, складають окремий опис.
Не допускаються помарки і підчищення в документі. Кожна помилковий запис повинна закреслювати. Над нею прописують правильні відомості.
Ставиться підпис кожного члена комісії з інвентаризації та відповідального матеріально людини. Інвентаризаційний опис представлена формою інв-1 .
Готують окремий документ по об'єкту виробничого і невиробничого призначення. Для наочності пропонуємо вам подивитися наявний у нас зразок заповнення ф. Інв-1.
Якщо має місце автоматизована обробка з обліку інвентаризаційних результатів, форму видають комісії на паперовому та машинному накопичувачі даних із заповненою графою 1-9.
В описах відповідальною особою заповнюється пункт 10 про наявність ОС по факту. Якщо виявляються об'єкти, що не відбиваються в обліку, в документ вписують відсутні дані та показники технічного плану по такому майну.
На підставі рішення комісії ОС повинні оприбутковуватися. Опис готують окремо по кожній групі об'єктів. 6 графу заповнюють на ОС, що містять дорогоцінні метали і камені.
Порівняльна відомість результатів
Такий документ необхідний, щоб відобразити результат інвентаризації ОС, якщо виявлено відхилення від інформації, відображеної в обліку.
У порівнювальної відомості вказують інвентаризаційний результат - розбіжності показників з бухобліку та відомостями інвентаризаційного опису.
На цінності, що не належать фірмі, але відображені в бухгалтерському обліку, складають окрему слічітельнуювідомість. Документ готують в 2 примірниках (один фахівця бухгалтерії, другий - відповідальному матеріально особі).
Заповнюючи відомість ( інв 18 ), Щоб відобразити результат інвентаризації нематеріальних активів, пропускають графу 3, 8 10.
Щоб виявити результат процедури при незакінченої ремонті ОС, витрат майбутнього періоду, наявності грошей, застосовують форму інв-10 , Інв-11 , Інв-15 , Інв-16 .
У таких бланках об'єднано значення інвентаризаційного опису і порівнювальної відомості. Так вигляди сам бланк:
Як часто проводиться (терміни)?
Правила проведення процедури і терміни встановлює керівництво підприємства, якщо не йдеться про обов'язкову інвентаризації.
Якщо вашу компанію зобов'язує провести інвентаризацію законодавство, тоді варто пам'ятати, що вона повинні здійснюватися не рідше, ніж раз на рік (перед підготовкою бухгалтерських звітів).
Але в п. 27 Положення з бухобліку та звітності ( Наказ № 34н ) Говориться, що інвентаризація може проводитися раз на 3 роки.
Такий нормативний документ розроблений на базі ФЗ про бухоблік, а значить, фірма має право проводити процедуру раз в 2-3 року. Такий порядок потрібно закріплювати в облікову політику .
Якщо спиратися на норми Наказу Міністерства фінансів від 30.12.1982 № 179 , Орієнтиром може бути строк не раніше 1 листопада в звітному році.
З 1999 року інвентаризація ОС проводиться з періодичністю раз на три роки, а бібліотечного фонду - раз в 5 років.
Щороку інвентаризація проводиться в тому випадку, якщо потрібно уточнити відновлювальні показники вартості майна та провести процедуру переоцінки.
Інвентаризація на 1 листопада є зручною для комісії, так як є час, щоб обробити результат і підготувати матеріали для переоцінки.
В такий же термін краще проводити інвентаризацію довгострокового фінансового вкладення і нематеріальних активів.
Більш точний термін встановлюють, враховуючи номенклатуру об'єктів. Якщо вона невелика, допускається проведення інвентаризації станом на 1 грудня, якщо ж значна - на 1 жовтня.
Інвентаризація - процедура, яку бажано проводити кожному підприємцю. Так можна забезпечити контроль за майном і простежити, чи точно складено звітність. Ви своєчасно виявите недостачу, надлишки.
А для правильного оформлення процедури варто знати, як заповнити інвентаризаційний опис, як підготувати наказ і акт. Сама ж інструкція проведення процедури повинна прописуватися в обліковій політиці підприємства.
З якою метою здійснюється?Як присвоїти номер?