Акт списання документів - зразок списання первинних, бухгалтерських та з простроченим терміном зберігання

1. Призначення акта списання документів
2. Причини для складання акта
3. Які види документів можуть складатися
4. Коли потрібно знищувати документи
5. Як зберігаються і утилізуються офіційні документи
6. Які документи ніколи не списуються
7. Як знищуються паперу
8. Як складається акт списання
9. висновок

Кожна компанія під час роботи створює величезну кількість документації, яка повинна зберігатися різну кількість часу в залежності від своєї значущості та особливостей. Для цього зазвичай формується архів, але навіть він може переповнюватися, тому важливо знати, коли можна знищувати документацію, а також яким чином цей процес відбувається.

Призначення акта списання документів

Важливо! Кожен бухгалтер компанії повинен добре розбиратися в тому, скільки і яким чином повинні зберігатися на підприємстві ті чи інші папери.

Є деякі види документів, які є недоторканними, тому вони повинні бути в компанії завжди і в оптимальному вигляді, тому їх знищення не допускається.

При цьому не має значення, в якій сфері діяльності працює організація, а також який її розмір, так як всі правила є однаковими для кожної фірми.

Як оформити документи для передачі в архів компанії - дивіться тут:

Причини для складання акта

Найбільш часто списання документації, яка передбачає її знищення, відбувається в зв'язку з тим, що закінчується термін, протягом якого потрібно її зберігати в компанії. Зазвичай цей час настає станом на 1 січня нового календарного року.

Також до інших причин складення акта списання відноситься:

• значне пошкодження документів, причому воно може виникнути в результаті пожежі, потопу або інших надзвичайних ситуацій, на які ніяким чином не могли вплинути працівники організації;
• крадіжка паперів компанії, яка повинна бути офіційно зареєстрована;
• форс-мажорні обставини, а саме вплив різних природних стихій.

Важливо! Будь-яка причина повинна підтверджуватися документально, так як якщо працівники ФНС виявлять відсутність необхідної документації в компанії, то якщо не буде доказів об'єктивних причин такої ситуації, то це може стати привести до накладення значного штрафу.

Наприклад, якщо була крадіжка на підприємстві, то повинні викликатися правоохоронні органи, які видадуть керівнику фірми відповідний документ.

Які види документів можуть складатися

Акт списання документів залежить від того, яка саме документація підлягає списанню. Найбільш часто списанню підлягають паперу:

• Бухгалтерська документація. У неї додатково входять податкові звітності. Якщо здається звіт за рік, то у нього відсутня термін зберігання. Якщо звіти здаються щоквартально, то вони повинні зберігатися не менше п'яти років. Якщо здаються щомісяця, то повинні міститися в компанії протягом одного року, наступного за звітним. Акти, на підставі яких знищується бухгалтерська звітність, складаються окремо. При цьому для них використовується загальний порядок зберігання і знищення, який прописується в ФЗ №125. В акті обов'язково вказується, яка саме документація підлягає списанню, до якого виду податку вона відноситься, а також за який період часу вона складалася.
• Первинна документація . Вона повинна зберігатися в компаніях не менше п'яти років. Знищення вважається специфічним процесом, що вимагає складання окремого акту. Якщо ж такі папери в майбутньому будуть запитані працівниками податкової інспекції, то як доказ неможливості і об'єктивності їх неподання виступатиме правильно складений акт.
• Архівні папери. Сюди зазвичай входять різні кадрові паперу, до яких відносяться накази або особисті справи. Оптимальними термінами зберігання для них вважається 75 років.
• Документи на знищення. Сюди входять різні не дуже важливі папери, які можуть захаращувати архів. Вони не вважаються значущими, а також зазвичай не перевіряються різними контролюючими органами. Але навіть їх знищення має фіксуватися відповідним актом.
• Документи, у яких закінчився термін зберігання. Кожен документ, що формується на підприємстві, має обмеженим терміном зберігання. Зазвичай вони переносяться в архів з неодмінною відміткою, яка вказує, до якого року слід зберігати документацію. Якщо закінчується даний термін, то знищення повинно відбуватися із застосуванням особливого акта, в якому в якості причини вказується, що термін зберігання вже пройшов.

У якому порядку проводиться списання дебіторської заборгованості зі строком позовної давності - читайте тут .

Для списання будь-якого документа потрібно видати відповідне розпорядження, представлене наказом, а також скликається особлива експертна комісія. До комісії повинні входити фахівці з різних розділів компанії, які є професіоналами в конкретній галузі.

Форма акта списання документів.

Коли потрібно знищувати документи

Знищуються документи, у яких закінчився термін зберігання або було втрачено їх практичне значення. Щоб виконати цей процес, неодмінно складається акт правильної форми, на підставі якого знищуються важливі папери. Перед його формуванням потрібно провести експертизу, яка визначає цінність конкретної документації.

Для правильності визначення терміну зберігання, що дозволяє визначити, чи є можливість знищити різні акти, треба користуватися спеціальною номенклатурою справ кожної компанії. Нерідко виникає необхідність уточнити терміни з різних відомчим документам або типовим актам.

Важливо! Кожна організація має можливість збільшити термін зберігання, але не може зменшувати його.

При вивченні даного терміну враховується, в якій сфері діяльності функціонує організація, а також які нюанси вказуються в різних нормативних актах, до яких можна віднести різні ФЗ, статті НК або постанови, випущені Урядом.

Як зберігаються і утилізуються офіційні документи

Для визначення правил, на підставі яких зберігаються документи, слід враховувати положення спеціального Переліку, випущеного Держархівом ще в 2006 році.

У цьому документі вказується, які папери і акти повинні зберігатися короткий час, представлене зазвичай одним роком, трьома або п'яти роками, а також які неодмінно зберігаються протягом 10, 50 або 75 років. Деякі документи зовсім не підлягають знищенню.

Не має значення, в якому саме архіві будуть знаходитися акти, тому кожна компанія має можливість створити навіть свій архів.

Тільки після того, як буде встановлено, що конкретні папери вже можуть знищуватися, починається їх утилізація. Для цього вони можуть розриватися або перекреслює, а після цього викидати.

Допускається користуватися спеціальними технічними пристроями для їх розривання, після чого вони не підлягають відновленню.

Зразок заповнення акту списання та знищення документів.

Які документи ніколи не списуються

Є певні акти, які не підлягають знищенню. Вони неодмінно зберігаються постійно, тому немає ніяких термінів для їх утримання. До таких значущим паперів відноситься:

• річні звіти, що мають відношення до сплати податків або ведення бухобліку;
• бухбаланси, які складаються за підсумками року;
• бухгалтерські звіти за рік.

Важливо! Постійно зберігаються акти, що підтверджують сплату податків, а також правильність розрахунку даних зборів.

Саме комісія повинна визначати, які папери повинні постійно зберігатися на підприємстві. Всі вони вносяться до спеціального переліку, після чого підписується цей список керівником фірми. Далі документація здається в архів, який може бути власним або державним.

Як знищуються паперу

Знищення їх вважається простим процесом, причому всі документи, у яких закінчується термін зберігання, списуються з початку наступного року. Але для цього вже повинна бути проведена ревізія.

Важливо! Якщо паперу вилучаються з державного архіву, то для цього складається спеціальна накладна.

Всі акти, що підлягають знищенню, описуються в спеціальному переліку, представленому актом списання. У ньому вказуються всі папери, які будуть знищені, їх кількість і номери. тут ви дізнаєтеся, як здійснюється списання кредиторської заборгованості зі строком позовної давності.

Всі справи, які планує списати, треба зберігати окремо від інших паперів. Зроблений акт спочатку затверджується керівником фірми, для чого збирається і розглядається питання комісією.

Факт знищення підтверджується актом про знищення документів , Причому часто документи спалюються або застосовуються спеціальні пристрої. Процедура реалізується в присутності членів комісії, які далі засвідчують процес своїми підписами.

Важливо! Нерідко на одному підприємстві треба знищити багато паперів, а в цьому випадку можна здати їх в спеціальні компанії, що спеціалізуються на цьому процесі.

Як складається акт списання

У ньому не треба докладно описувати кожну справу, тому в нього внесуть тільки інформація:

• назва документів, наприклад, наказ або довідка;
• вказуються дати, коли вони були створені;
• номер справи за описом;
• термін зберігання;
• номер статті, для чого треба орієнтуватися на вищезазначеного Переліку.

В кінці документа неодмінно прописується, скільки справ знищується, а також підписується документ комісією, яка повинна складатися з трьох або більше осіб. Зверху ставиться підпис керівника компанії.

висновок

Таким чином, для списання документації неодмінно складається спеціальний акт. Він формується тільки в відношенні паперів, у яких дійсно закінчився термін зберігання. Для цього треба враховувати положення законодавства.

Деякі документи не підлягають зовсім знищення, тому важливо знати точно, які справи можуть списуватися. При грамотному веденні документообігу можна уникнути серйозних проблем з податковими органами.

Як скласти акти на списання БСО або квитанцій про приймання грошових коштів - дивіться в цьому відео: