- У яких випадках повідомлення необхідно
- Процедура передачі повідомлення
- Як задокументувати відмову від підписання повідомлення
- Правила формування акту
- Навіщо потрібен акт, його значення
- Як скласти акт
- Особливості та нюанси оформлення бланка
- Хто повинен розписатися в бланку
- Реєстрація, облік і зберігання акта
- зразок акту
У разі, якщо співробітник підприємства, отримуючи повідомлення від роботодавця, не хоче в ньому розписуватися, про це в обов'язковому порядку слід залишити відповідний акт.
У яких випадках повідомлення необхідно
Формування повідомлень для працівників організацій може відбуватися з найрізноманітніших приводів. Зокрема, необхідно писати їх при намічається скорочення штату, при плановані звільнення, переведення на іншу посаду, при майбутніх відпустках, реорганізації або ліквідації компанії, різні зміни в умовах трудового договору і т.д.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта про відмову від підпису в повідомленні .doc Завантажити зразок акта про відмову від підпису в повідомленні .doc
Будь-яке повідомлення, як правило, формується у вільному вигляді, - за винятком ситуацій, коли в обліковій політиці фірми є його уніфікований і прийнятий до звернення саме всередині цієї компанії бланк. У ньому обов'язково повинна бути вказана причина обставин, за якими воно написано, і дата, з якої зазначені події набудуть законної сили.
При цьому період, в який потрібно повідомити співробітника про ту чи іншу подію, практично завжди регулюється законодавством і може бути різним: іноді він дорівнює мінімум двох місяців (як у випадку зі звільненнями і скороченнями) іноді - двох тижнів (як при відпустці).
Процедура передачі повідомлення
Повідомлення складаються обов'язково в письмовому вигляді і доводяться в зазначений термін до адресата під розпис.
Передати повідомлення можна різними способами. Найпростіший і доступний: віддати особисто з рук в руки співробітникові. Але це не завжди можливо (наприклад, працівник підприємства може бути на лікарняному, у відпустці або у відрядженні). У таких випадках дозволяється відправляти йому повідомлення через звичайну пошту рекомендованим листом з повідомленням про вручення, в якому працівник також повинен поставити свій автограф (таким чином, цей метод гарантує те, що сповіщення до нього дійде). Ще один шлях: передати документ за місцем проживання адресата через представника, але це допустимо тільки при дотриманні тієї умови, що у нього буде при собі завірена в нотаріальній конторі довіреність.
Як задокументувати відмову від підписання повідомлення
Якщо працівник організації не хоче з якихось своїх міркувань підписувати передане йому повідомлення, то потрібно скласти про це спеціальний акт. При цьому по можливості попередньо потрібно постаратися прочитати йому повідомлення вголос, а вже потім зайнятися створенням акту. В акті треба засвідчити сам факт відмови, а також його причину (якщо працівник її висловлює).
Правила формування акту
Акт повинен бути написаний саме в той момент, коли відбулася відмова від підпису в повідомленні (тобто «заднім числом» формувати його неприпустимо). При складанні акта повинні бути присутні кілька осіб: сам автор документа (зазвичай це представник керівного складу підприємства або начальник будь-якого структурного підрозділу), а також свідки в кількості не менше двох осіб (краще, якщо це будуть працівники з різних відділів).
Навіщо потрібен акт, його значення
Відмова від підпису повідомлення зовсім не говорить про те, що стосовно співробітника підприємства, який його висловив, не може бути вироблено дій, зазначених у документі.
Навпаки, акт засвідчує той факт, що роботодавець зі свого боку все норми законодавства виконав і має право далі надходити так, як потрібно в ситуації, що склалася. Надалі цей документ може стати в нагоді для вирішення суперечок і розбіжностей, що дійшли до трудової інспекції або судової інстанції.
Як скласти акт
Акт про відмову від підпису в повідомленні пишеться в довільній формі. Однак, якщо у роботодавця є розроблений і затверджений зразок документа, то акт потрібно робити відповідно до нього. При цьому добре, якщо умова про форму акта буде вказано в нормативно-правових документах організації.
Особливості та нюанси оформлення бланка
Оформлення акту, рівно як і його формат, повністю залежать від упорядника: це означає, що він може зробити акт на простому аркуші паперу або ж на бланку з фірмовим логотипом і реквізитами підприємства. Акт можна написати від руки або ж набрати в комп'ютері, правда в другому випадку його потрібно роздрукувати.
Акт потрібно формувати в декількох однакових примірниках, по кількості присутніх осіб, при цьому один з них обов'язково повинен залишитися в організації, - в майбутньому при потребі він буде виступати в ролі письмового свідчення совершившегося відмови.
Хто повинен розписатися в бланку
В акті про відмову від підпису в повідомленні мають стояти кілька підписів.
По-перше, того, хто безпосередньо сформував бланк, по-друге, присутніх при цьому свідків. Друк в акті ставити не потрібно, за винятком випадків, коли умова про її застосування закріплено в локальній документації фірми.
Реєстрація, облік і зберігання акта
Акт, як будь-який інший створюваний всередині компанії документ, підлягає обов'язковому обліку і зберігання. Для цього потрібно внести інформацію про акт в спеціальний журнал, потім вкласти готовий бланк в окрему папку, разом з іншими такими ж документами і передати на зберігання відповідальній особі. Після того, як значимість документа буде втрачена, акт можна знищити.
зразок акту
При необхідності сформувати акт про відмову від підпису в повідомленні, який ви взагалі раніше не робили, подивіться його приклад і коментарі до нього - з їх допомогою ви без проблем складете потрібний вам бланк.
- Cначала впишіть найменування організації, потім назва документа, його номер, місце, дату формування.
- Далі обов'язково посвідчіть факт відмови від підпису повідомлення працівника компанії, вказавши його посаду, ПІБ, а також включите дані про самому повідомленні, позначивши його номер і дату.
- Коротко відзначте в акті суть повідомлення, внесіть в нього відомості про особу, його який становив і про всіх присутніх при цьому людей.
- На закінчення обов'язково проставте всі необхідні підписи.
