Оскільки з 1 січня 2013 роки не оподатковується на майно рухоме майно, прийняте на облік з цієї дати, компанії, ймовірно, стануть частіше купувати основні засоби. І відповідно оформляти первинний документ - акт введення в експлуатацію. Форму цього документа організація має право розробити самостійно
П РАВО компанії самостійно розробляти форму будь-якого первинного документа з метою бухгалтерського обліку, в тому числі акту введення в експлуатацію основного засобу, міститься в статті 9 Федерального закону від 06.12.11 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон № 402-ФЗ ). У порівнянні з колишньою редакцією з нового закону прибрали обов'язок організацій використовувати тільки уніфіковані форми. Для простоти ведення обліку організація має право взяти за основу форму № ОЗ-1 , Прибравши або додавши потрібні їй реквізити (див. Зразок нижче).
Форма самостійно розробленого акту введення в експлуатацію стверджується в додатку до облікову політику підприємства або наказом керівника ( п. 4 ПБО 1/2008 ) 1.
1. Безпечніше, якщо на кожному акті введення в експлуатацію основного засобу проставлена відмітка керівника компанії «Стверджую», його підпис і печатка організації. Незважаючи на те що самостійно розроблену форму акта введення в експлуатацію компанія стверджує окремим документом (додатком до облікової політики або наказом керівника), безпечніше, якщо на кожному такому документі буде проставлятися окрема відмітка про його затвердження директором компанії, а також його підпис і печатка організації. Це додатково підтвердить, що первинний документ відображений в податковому обліку підприємства і має юридичну силу.
Так, ФАС Московського округу в постанові від 31.01.11 № КА-А40 / 17548-10 зазначив таке. згідно пункту 38 Методичних вказівок з бухобліку основних засобів (затв. наказом Мінфіну Росії від 13.10. 03 № 91н ) Прийняття основних засобів до обліку здійснюється на підставі затвердженого керівником організації акту приймання-передачі основних засобів, який складається на кожний окремий об'єкт. Тобто суд поширив правові наслідки на документ, оскільки той був затверджений директором компанії. У цій справі компанії вдалося відстояти відрахування ПДВ щодо введених в експлуатацію об'єктів будівництва.
Таким чином, у формі акту введення основного засобу в експлуатацію безпечніше залишити реквізит «Стверджую».
2. Реальність придбання основного засобу додатково підтвердить реквізит в документі «Підстава для складання акту». Як такої підстави зазвичай вказують договір, наказ або розпорядження директора. Для компанії наявність такого реквізиту дозволить швидко зорієнтуватися в своїх внутрішніх документах. І в разі виникнення претензій з боку податківців оперативно пояснити, що, наприклад, спірна угода з придбання основного засобу підтверджується окремим договором.
3. Вказівка в акті коду за ЄДРПОУ основних фондів (ОКОФ) доведе розмір амортизаційних відрахувань. У податковому обліку строк корисного використання та сума амортизації залежать від амортизаційної групи згідно з Класифікацією основних засобів, затвердженої постановою Уряду РФ від 01.01.02 № 1 . В цій класифікації використовуються коди груп об'єктів по ОКОФ (наприклад, код групи спеціальних меблів, в тому числі для торгових підприємств, - 16 3612000). А ось розшифровки кодів по конкретних об'єктах, які включаються в цю групу кодів, дані в ОКОФ (наприклад, 16 3612336 - стелажі). Правильне вказівку коду конкретного активу дозволить в суперечці з податківцями обґрунтувати вибір групи амортизації в цілях податкового обліку.
Наприклад, в одній із справ компанія для зварювального апарату встановила строк корисного використання 36 місяців. Однак податківці зазначили, що об'єкт необхідно було відобразити під кодом 14 2922060 «Устаткування для паяння та зварювальне», який згідно з Класифікацією основних засобів відноситься до четвертої амортизаційної групі з терміном корисного використання від п'яти до семи років включно.
Суд підтримав платника податків, вказавши, що саме апарат для контактного зварювання поліетиленової плівки не названий в Класифікації основних засобів, тому компанія має право встановити термін корисного використання об'єкта виходячи з технічних умов, документально зафіксувавши це у відповідному акті ( постанову ФАС Поволзької округу від 09.10.12 № А65-30918 / 2011 ).
Що стосується бухгалтерського обліку, то тут термін корисного використання і суми амортизаційних відрахувань залежать тільки від рішення компанії ( п. 20 ПБО 6/01 «Облік основних засобів» ). Зазвичай їх встановлюють на тому ж рівні, що і в податковому обліку.
4. Найменування об'єкта доцільніше вказувати так, як він буде відображатися в обліку, а не за назвою від виробника. Такий реквізит спрощує роботу як бухгалтеру компанії, так і перевіряючим. Так, якщо назва майна містить однакове найменування в первинних документах і в обліку, наприклад в бухгалтерській програмі, то його простіше ідентифікувати користувачам. Складні назви основних засобів (із зазначенням російських і латинських букв) доцільніше вказувати довідково.
5. Відмітка про місце знаходження об'єкта в момент прийому-передачі об'єкта підтвердить реальність придбання ОС, а також доведе нюанси з переходом права власності на нього. Графа «Місце знаходження об'єкта в момент передачі» може зіграти роль в ситуаціях, коли відвантаження і надходження товару на склад покупця мають значні тимчасові різниці. Зокрема, при вирішенні спірного питання про виникнення бази по ПДВ в залежності від умови переходу права власності на майно, вказане в договорі (ст. 39 і 146 НК РФ).
Крім того, нерідко податківці відмовляють у відрахуванні ПДВ через відсутність відомостей про місце знаходження об'єкта в момент прийому-передачі і доводити свою правоту компаніям доводиться вже в суді ( постанову ФАС Московського округу від 04.05.12 № А40-87365 / 11-75-372 ). Якщо вказати такі даних в акті введення в експлуатацію ОС знизить можливі ризики суперечок з податковими органами.
6. Реквізит «Відомості про стан основного засобу на дату передачі у попереднього власника» доведе строк корисного використання, який компанія встановлює з урахуванням часу експлуатації у колишнього власника. Вказівка даних попереднього власника про те, до якої амортизаційної групі ставився об'єкт, важливо, так як НК РФ зобов'язує організацію-покупця відносити придбане майно до тієї ж амортизаційної групі ( п. 12 ст. 258 НК РФ ). Тому відсутність такого реквізиту може привести до суперечок з податківцями.
Крім того, в разі якщо організація придбала у попереднього власника майно без залишкового терміну експлуатації, то організація-покупець має право самостійно розрахувати термін його корисного використання ( абз. 2 п. 7 ст. 258 НК РФ ). На думку податківців, зробити це можна виходячи з технічних умов і рекомендацій компаній-виробників, технічних характеристик об'єкта і його здатності приносити дохід ( лист УФНС Росії по м Москві від 15.06.10 № 16-15 / 062760 @ ).
7. Дані про первісну вартість ОС, способі нарахування амортизації і її щомісячної нормі найчастіше викликають суперечки з перевіряючими. В цьому розділі документа компанії відображають первісну вартість основного засобу, сформовану як в бухгалтерському, так і в податковому обліку.
Відносно яких витрат найчастіше виникають різниці при формуванні первісної вартості ОЗ в бухгалтерському та податковому обліку, читайте в РНК, 2013, № 3, с. 92.
8. У документі безпечніше передбачити, що готовність об'єкта до експлуатації встановлюється спеціальною комісією. Для випадків, коли компанія не планує відразу вводити придбаний об'єкт в експлуатацію, безпечніше в акті вказати, що прийом і перевірка технічного стану основного засобу здійснюються комісією. Її члени встановлюють, чи відповідає основний засіб виробничих умов, чи потребує технічного доопрацювання і т. П. Такі відомості в документі доведуть момент введення в експлуатацію основного засобу та нарахування по ньому амортизації.
9. Вказівка в акті особи, відповідальної за зберігання майна, знизить ризики фінансових втрат при втраті або псуванні основного засобу. Як правило, такою особою в компанії виступає комірник. Цей співробітник контролює наявність і справність майна організації. Крім того, він зазвичай несе матеріальну відповідальність за збереження об'єктів.
10. Відмітка бухгалтера про присвоєння об'єкту ОС інвентарного номера дозволить ідентифікувати майно при проведенні виїзної перевірки. Практика показує, що податківці звертають пильну увагу на інвентарні номери основних засобів при спробі знайти невраховані об'єкти компанії.
Якщо, наприклад, в інвентаризаційного опису інспектори не вкажуть такі відомості, то суд може прийти до висновку про те, що немає можливості встановити, наявність яких конкретно об'єктів майна виявили перевіряючі (наприклад, рішення Арбітражного суду Челябінської області від 21.12.09 № А76-38433 / 2009-47-691 )