- Призначення і функції даного документа
- Правила оформлення
- Види довіреностей на одержання ТМЦ
- порядок застосування
- Правила оформлення довіреності від фізичної особи
- Правила оформлення довіреності від юрособи
- Облік і зберігання
- нюанси складання
- Сторонній особі (яка не працює в даній організації)
- Термін дії
Виконання товарообмінних операцій супроводжується переходом товару від одного власника до іншого. Довіреність на отримання товару підтверджує повноваження представника покупця і дозволяє підтвердити фактичну передачу ТМЦ.
Документ може бути складений тільки в письмовій формі і в єдиному екземплярі. Порядок оформлення довіреності закріплений в ст. 185 ГК РФ.
Призначення і функції даного документа
Довіреність - документ, що підтверджує право особи представляти інтереси від імені довірителя.
Особа отримує право на здійснення угоди або ряду однорідних угод від імені підприємства. термін видачі довіреності встановлюється підприємством самостійно, в залежності від виробничої необхідності. У практичному варіанті на отримання товару відводиться період 14 днів.
Одночасно з наданням доручення одержувач ТМЦ пред'являє паспорт. Видача товару проводиться постачальником тільки після перевірки відповідності даних особи в паспорті і в довіреності. Якщо постачальник видав товар без посвідчення особи, він несе відповідальність за товар, виданий неналежного особі, про що є судова практика справ, виграних одержувачами товару.
Аналогічна ситуація з відповідальністю постачальника виникає при видачі довіреній особі товару, що не пойменованого в списку табличній частині документа. На практиці дані про товар максимально укрупнюються, що несе для сторін відвантаження певний ризик.
Правила оформлення
У дорученні повинні бути вказані докладні, зазначені без помарок і скорочень дані:
Повна назва підприємства. - ОКПО , Присвоєне організації.
- Номер документа і дата складання. Нумерація присвоюється в наскрізному порядку згідно журналу реєстрації.
- Дата закінчення дії документа.
- Реквізити платника та споживача.
- Дані паспорта і посаду довіреної особи.
- Найменування постачальника.
- Перелік ТМЦ для отримання по документу з зазначенням найменування, одиниць виміру і кількості.
- Зразок підпису довіреної особи.
- Підписи керівника і головного бухгалтера, завірені печаткою. Допускаються ставити тільки оригінальні підписи керівних осіб.
Виправлені помарки, допущені упорядником документа, повинні бути завірені підписами відповідальних осіб та печаткою організації. Одночасно не вважається порушенням комбіноване заповнення форми - в друкованому та ручному вигляді. Якщо компанія обробляє документи за допомогою обслуговуючих програм, складання довіреності зручно проводити в сервісі з подальшим виведенням на друк.
Корінець документа заповнюється відповідно до даних, внесеними в форму. У корінці ставиться підпис особи та номер накладної, по якій отримані матеріальні цінності. Відривна частина бланка необхідна для контролю операцій, здійснюваних за дорученням.
Документ в обов'язковому порядку реєструється в журналі обліку з одночасним присвоєнням номера та дати видачі - обов'язкового реквізиту, без вказівки якої довіреність недійсна.
Журнал часто перевіряється Інспекцією ФНС для визначення автентичності поставки, наприклад, при проведенні камеральних перевірок по ПДВ .
У журналі зазначаються дані:
- Номери документа і дати складання.
- Періоду дії довіреності.
- Дані довіреної особи.
- Найменування постачальника.
- Підпис особи, яка отримала документ.
Документ, не використаний особою, повинен бути повернутий відповідальній особі, що веде облік і реєстрацію бланків. Поруч з рядком про видану доручення провадиться відповідна відмітка.
Журнал обліку довіреностей оформляється в єдиному екземплярі. Документ повинен бути прошитий , Опломбований і завірений керівником або головним бухгалтером. Кожен лист нумерується до проведення прошивки журналу.
Види довіреностей на одержання ТМЦ
Для оформлення отримання товару використовуються довіреності форми М-2, М-2а чи інша, розроблена підприємством.
В бланку М-2 є відривний корінець, що зберігається в організації, що видала документ. Форма використовується для отримання матеріальних цінностей в періоді дії документа. Документ М-2 використовується для разових поставок. Бланк М-2а застосовується для масових відвантажень товару.
При часткових відвантаженнях в першій накладної при отриманні товару вказуються дані доручення і дата видачі. Особа використовує документ при кожному відвантаженню і здає оригінал довіреності при останньому відпустці товару.
порядок застосування
Документ необхідний при отриманні товару зі складу постачальника.
У накладній на відвантаження довірена особа в рядку одержувача повинна поставити підпис з розшифровкою і посиланням на доручення. Повноваження особи підтверджуються довіреністю. Якщо особою виявлено порушення умов поставки - цілісності упаковки, пересортиця, в накладній може бути внесено відповідний запис.
Якщо постачальник за умовами договору повинен поставити продукцію покупцеві, довіреність не використовується. У товаросупровідних документах комірник покупця ставить відмітку про отримання з підтвердженням повноважень печаткою організації.
Зверніть увагу! У довіреності ставиться відбиток основної печатки підприємства, в накладних можна поставити печатку для документів. Якщо пред'явлена довіреність, друк покупця не потрібно. За відсутності печатки на довіреності ИФНС може відмовити в прийомі документа, що підтверджує повноваження особи.
Правила оформлення довіреності від фізичної особи
Порядок видачі довіреності фізичною особою не відрізняється від форми, використовуваної юридичною особою.
У документі необхідно повністю вказати особисті дані довірителя:
- Прізвище, ім'я, по батькові.
- Дату народження.
- Паспортні данні.
- Адреса реєстрації.
Документ підписується особою. Довіреність від фізичної особи часто не має нумерації, що робить документ недійсним. Якщо особа є індивідуальним підприємцем, додатково в документі вказуються реквізити ІП з внесенням відбитка печатки. Необхідність в нотаріально посвідченої довіреності виникає тільки при вимогах, виявивши постачальником (ст. 312 ЦК України).
Правила оформлення довіреності від юрособи
Довіреності юридичних осіб складаються із зазначенням обов'язкових реквізитів компанії. Документ завіряється підписом керівника чи іншого відповідальної особи, яку внесено до установчі документи . Довіреності, видані юридичними особами бюджетної приналежності, повинні бути додатково завірені підписом головного бухгалтера.
Особа, що представляє інтереси організації, повинно покрити збитки, що виникли від діяльності, якщо буде доведено недобросовісні або невірні дії (ст. 53.1 ГК РФ).
Облік і зберігання
Оригінал довіреності після пред'явлення постачальнику прикладається до накладної відвантаження і зберігається одночасно з ТОРГ-12 . При перевірках ИФНС одночасно з накладними перевіряються довіреності, що підтверджують факт відвантаження і реального отримання товару.
При відвантаженнях, виконуваних частинами з оформленням декількох накладних на одну довіреність документ прикладається до останнього документа.
Термін зберігання корінців і отриманих довіреностей становить 5 років. Відносно анульованих доручень термін архівації законодавством не встановлено.
Для складання довіреностей та ведення обліку даних виділяється відповідальна особа. Оформлення довіреності може бути поставлено в обов'язки бухгалтера або торгового офіс-менеджера. Контроль за правильністю внесення даних, веденням обліку, видачі, і застосування форм здійснює головний бухгалтер.
нюанси складання
директору
Право на представлення інтересів компанії дається керівнику при оформленні установчих документів. Право на ведення діяльності від імені організації вноситься при реєстрації на підставі рішення засновників, внесених в протокол загальних зборів і Статут .
Повноваження, підтверджені на реєстраційному рівні, не вимагає додаткового оформлення довіреності. Постачальник товару може вимагати від директора документ, що підтверджує повноваження.
Права можуть бути підтверджені протоколом засновників, копією статуту, випискою з реєстру.
Директору філії довіреність видається юридичною особою з обмеженням прав дій, наприклад, величини угоди. Оформляється директору філії нотаріально засвідчене доручення.
Сторонній особі (яка не працює в даній організації)
Довіреність може бути видана і особі, яка не перебуває в штаті підприємства. Обмеження на отримання товару тільки працівником компанії не є. Стороння особа, яка отримала товар, не несе матеріальної відповідальності перед довірителем. Для здобуття відповідальності може бути додатково укладено відповідний договір.
У ряді випадків отримання товару проводиться представником транспортної компанії, що перевозить вантаж. Між покупцем і перевізником укладається договір транспортної експедиції, в межах дії якого транспортною компанією виписується довіреність.
Термін дії
Починаючи з вересня 2013 року, довіритель має право видавати довіреність на значний термін.
Відповідно до ст. 186 ГК РФ встановлено період дії форми:
- Максимально допустимий термін видачі - 3 роки з дати складання.
- При відсутності вказівки терміну дії форма дійсна протягом року.
Покупець має право відкликати довіреність до її реалізації, повідомивши про це підприємство-постачальника. У практиці виникали випадки отримання товару працівниками, звільненими з компанії-покупця. Незаконне отримання товару розглядається особами як компенсація при звільненні.
Відповідальність за товар при цьому несе покупець, не попередив постачальника про анулювання довіреності.
Документ є нікчемним при відсутності дати складання. Довіреність втрачає юридичну силу в разі закінчення терміну дії або зміни реквізитів організацій.
Порядок оформлення довіреності на отримання ТМЦ в 1С розглянуто в наступному відеосюжеті: