Зберігання електронних документів: де і як

1. важливі моменти
2. Способи зберігання документів
3. Терміни зберігання і перевірка юридичної сили
4. замість висновку
5. У наступному розділі

Про електронний документообіг говорять часто і багато, але орієнтуватися у великій кількості нових термінів складно, а ще складніше зрозуміти, як все це працює. Серія статей «Бухгалтер і електронний документ» розроблена спеціально для того, щоб на доступній мові розповісти про цей вид взаємодії все, що потрібно знати бухгалтеру. Як почати обмін? Як працювати з первинним і здавати звітність в електронному вигляді? На ці та інші питання ви знайдете відповідь у наших випусках.

Все, що ми писали в попередніх розділах, так чи інакше, стосувалося операцій з електронними документами. Ми розібралися, як організовано підключення до оператора електронного документообіг (ЕДО) , як застосовується електронний підпис , Що представляє собою робота з електронними бухгалтерськими документами і як виглядає процедура проведення камеральної та виїзної податкової перевірок при ЕДО . Але крім завдань обробки документів перед нами стоїть завдання якось їх зберігати. До паперовим архівам ми все давно звикли, але коли мова заходить про те, як зберігати електронний документ, то виникає безліч питань. Саме цим питанням присвячена нова глава нашого віртуального підручника.

важливі моменти

Насправді, зберігання електронних документів (ЕД) за законодавством не суттєво відрізняється від зберігання паперу. Воно регламентується аналогічними нормативними актами. Загальні положення містить закон № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», а вимоги конкретно по бухгалтерським документам ви знайдете в законі № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» . Ці закони не роблять принципових відмінностей між паперовим і електронним документом, проте, слід враховувати важливі нюанси.

Де зберігати? Зберігання ЕД зажадає від вас змісту певної технічної інфраструктури. Вам доведеться вирішувати, де зберігати документи, на яких носіях, локально або в хмарі. Також доведеться враховувати, що сучасні фізичні носії мають властивість старіти, як і все матеріальне в цьому світі. Оптичні і напівпровідникові накопичувачі мають властивість втрачати контент з часом, магнітні диски зношуються. Подивіться, на що ми переносили файли якихось 10 років тому? Більшість з нас ще користувалися 3,5-дюймовими дискетами. А зараз вже складно знайти в комп'ютері дисковод, який зміг би їх прочитати.

Як відтворити? Просто зберегти ЕД - недостатньо. Потрібно ще мати можливість адекватно відтворити інформацію, прочитати її, отримати дані про електронний підпис (ЕП). Складність полягає в тому, що формати електронних документів мають властивість змінюватися. Наприклад, основний формат текстових документів зовсім недавно був .doc (розширення файлів, створених в Word), а тепер уже .docx. З'являються нові редактори, в тому числі безкоштовні і хмарні, складно говорити про те, як сьогоднішні формати будуть сумісні з ними завтра.

Відповідальність за збереження і відтворення ЕД, згідно з буквою закону, лежить на платника податків. Наприклад, стосовно бухгалтерських документів, така вимога прописано в п. П. 1 і 2 ст. 29 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Як забезпечити тривале зберігання? Існує досить серйозна проблема з документами тривалого або постійного терміну зберігання. Як зберігати електронний документ 50 або 75 років? Як забезпечити його читаність протягом всього терміну зберігання? Яка інфраструктура для цього буде потрібно? Як забезпечити юридичну силу таких документів?

На питання «як зберігати ЕД 50 або більше років із забезпеченням їх юридичної сили?» Сьогодні існують тільки теоретичні відповіді. Все-таки, історія електронного документообігу в Росії поки не може похвалитися багаторічною практикою, тому ми просто ще не дожили до того дня, коли ми можемо фактично перевірити існуючі рішення. Тому на поточний момент ми рекомендуємо всім абонентам переводити в електронний вигляд тільки ті документи, чий термін зберігання не перевищує 15-20 років. В цьому випадку їх зберігання буде прогнозованим і гарантованим.

Іван Агапов, аналітик Synerdocs

Способи зберігання документів

Не важливо, чи багато у вас електронних документів і як бурхливо йде обмін, в будь-якому випадку ви зіткнетеся з необхідністю організації зберігання. Розглянемо кілька варіантів того, як ви можете створити власний електронний архів.

Локальний архів. Це досить доступний спосіб зберігання. Не має значення, за допомогою чого ви проводите обмін - через електронну пошту або через оператора ЕДО - ви просто складаєте всі електронні документи до себе в папку комп'ютера. Якщо у вас в компанії є локальна мережа, то ви можете попросити адміністратора створити для ЕД спеціальну мережеву папку і навіть налаштувати права доступу до неї.

Великий мінус цього типу зберігання ЕД в тому, що ви не можете гарантувати його безпеку (до ваших локальних дисків не так вже й складно отримати доступ) і надійність, вам доведеться самим контролювати терміни зберігання, забезпечувати засоби відтворення (тримати під рукою редактор, в якому документ створений) і перевірки електронного підпису (ваш криптопровайдер). І як тільки ваш архів розростеться, ви зіткнетеся з серйозними труднощами при пошуку і забезпеченні доступу до документів.

Іван Агапов, аналітик Synerdocs

Спеціальний електронний архів. І тут до вас на допомогу можуть прийти спеціалізовані рішення - системи електронного документообігу (СЕД, ECM) або електронні архіви. Спочатку вони створювалися для потреб внутрішнього обміну, що ніяк не заважає використовувати такі програми для зберігання зовнішніх документів. СЕД є повноцінне рішення для управління документами, зберігає їх у базі даних (або файловому сховищі), забезпечує оперативний доступ до них, зберігає зв'язку, дозволяє управляти доступом і безпекою.

Фактично, даний вид зберігання повністю вирішує всі можливі проблеми змісту електронного архіву: всі документи зберігаються на ваших серверах, багато СЕД забезпечують вам засіб перегляду, контролюють терміни зберігання, дозволяють отримати дані про електронний підпис. Вивантажувати і завантажувати документи в СЕД не складає ніяких труднощів. Деякі рішення вже інтегровані із засобами обміну - електронною поштою або операторами ЕДО. Наприклад, документи, отримані в сервісі Synerdocs, можуть бути автоматично завантажені для зберігання в СЕД DIRECTUM.

Іван Агапов, аналітик Synerdocs

Якщо у вас немає практики внутрішнього електронного документообігу, то такі рішення можуть бути для вас надлишковими. Вони стоять своїх грошей, але не кожна невелика компанія готова ці гроші платити. Для багатьох краще підходить зберігання в хмарі.

Зберігання в хмарі. Це найбільш перспективний і потенційно популярний спосіб зберігання документів. Якщо ви вже користуєтеся послугами оператора ЕДО, то все передані з його допомогою документи можуть зберігатися прямо в сервісі. Ви завжди зможете до них звернутися, сервіс забезпечить перегляд і надасть дані про сертифікат ЕП - був би тільки доступ в інтернет.

Деякі оператори зберігають передані документи за замовчуванням. Наприклад, в Synerdocs ви завжди зможете знайти передані акти і рахунки-фактури протягом всього терміну їх зберігання - оператор просто забезпечує для вас додаткову функціональність в якості бонусу. Якщо ж потрібно більш чітко позначити політику зберігання, розмежувати права доступу, ключові гарантії - то з оператором просто укладається окрема угода, в якому всі положення по зберіганню прописуються окремо. У цьому випадку оператор повноцінно бере на себе обов'язки електронного архіву.

Іван Агапов, аналітик Synerdocs

Для законодавства в принципі не важливо, який спосіб зберігання ви вибрали. Контролюючі органи не будуть зобов'язувати вас використовувати те чи інше рішення, для них важливіше те, як дотримуються регламенти передачі документів, витримуються вимоги до формату і який сертифікат ЕП використовується для підписання.

Терміни зберігання і перевірка юридичної сили

Терміни зберігання описані бухгалтерським і податковим законодавством Росії. Вам відмінно відомо, що, відповідно до закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», бухгалтерські первинні облікові документи слід зберігати протягом п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз. Дані нормативи поширюються однаково на паперові та електронні документи.

Законодавство про бухгалтерському та податковому обліку, про архівну справу встановлює різні вимоги до термінів зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку та звітності. Різниця в термінах зберігання документів обумовлена ​​важливістю документа, його необхідністю для ведення бухгалтерського обліку, для обчислення і сплати податків.

Яким би не був термін зберігання електронного документа, на всій його довжині необхідно мати можливість чітко визначити його юридичну силу, центральним гарантом якої виступає електронний підпис. Тут виникає питання: як перевірити легітимність документа після того, як термін дії сертифіката ЕП закінчився.

Дійсно, сертифікат ЕП діє всього рік, а більшість бухгалтерських документів, як видно на ілюстрації, зберігаються мінімум 5 років. Фактично, виходить, що ЕП через рік вже буде невалидность, отже, легітимність документа виявляється під питанням. закон № 63-ФЗ «Про електронний підпис» говорить про те, що при перевірці підпису сертифікат ЕП повинен бути або чинним, або повинні бути докази, що він був таким на момент підписання.

Такими доказами можуть бути, наприклад, штампи часу і інформація про дійсність ЕП (OCSP-відповіді або списки відгуків сертифікатів - CRL-списки). Якщо взяти, наприклад, наш сервіс, то при передачі електронного підпису вона якраз доповнюється даними доказами. Фактично, ми робимо з кваліфікованої ЕП - вдосконалену підпис (розширений формат ЕП), яка допоможе зняти всі існуючі на сьогоднішній день побоювання про забезпечення легітимності ЕД.

Більшість питань легітимності знімається існуючими реквізитами кваліфікованої ЕП, просто варто перечитати одну з наших попередніх глав .

Іван Агапов, аналітик Synerdocs

У багатьох компаній, які приступають до організації архівів, також виникають побоювання з приводу того, що робити з ЕП від центра, що засвідчує, що припинив своє існування. Відповідь на це питання знайдеться в законі № 63-ФЗ «Про електронний підпис». Якщо акредитований засвідчує центр, який видавав кваліфіковані сертифікати, припиняє своє існування в певний момент, то всі дані за сертифікатами, зокрема списки відгуків і випусків сертифікатів, передаються в головний засвідчує центр. Вся ця інформація зберігається, плюс необхідні дані вже містяться в самому форматі підпису. Цього достатньо, щоб вирішити питання з юридичною силою документів з тривалими термінами зберігання.

Зрозуміло, всі ці досить складні процеси не будуть лягати на плечі простих користувачів електронних архівів або сервісів ЕДО.

замість висновку

Звичайно, сьогодні в Росії тема зберігання юридично сильних електронних документів все ще перебуває в стадії розробки. У нас є цілий набір нормативних актів, в яких містяться уривчасті й розрізнені рекомендації по зберіганню ЕД, але немає центрального документа. закон № 125-ФЗ «Про архівну справу Російській Федерації» сильно застарів, він створювався ще до того, як отримав свій розвиток ЕДО.

Однак це зовсім не заважає бізнесу вже будувати свою практику. Закони містять досить загальних вказівок, а створення конкретних вимог, регламентів, відображення їх у відповідних локальних нормативних актах, ви можете спокійно брати на себе. Зараз для бізнесу немає ніяких обмежень, державі байдуже, як ви зберігаєте документи - в хмарі чи ні - важливо лише забезпечувати ті моменти, про які ми говорили вище. Чим ширше буде поширюватися ця практика, тим більше ми будемо знати про різні нюанси зберігання, тим менше буде невирішених питань.

У наступному розділі

В наступній частині нашого підручника ми розповімо вам про те, що таке роумінг операторів ЕДО, в чому його особливості, чи варто його чекати і які інші рішення взаємодії існують сьогодні.