- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Контроль виконання доручень керівника
- Організація контролю виконання доручень
- Контроль виконання документів і доручень можна відстежувати також за допомогою звітності.
- види контролю
- Інструкція по виконанню, контролю доручень
Більшість із способів організації бізнесу побудовано на засадах підпорядкованості. А це має на увазі можливість видачі розпоряджень і доручень одних співробітників іншим. Але поставити задачу мало - необхідно проконтролювати її виконання. А це ціла система контролю виконання доручень.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Який би не був відповідальний працівник, при регулярному відсутності уваги до його роботи з боку керівника, він в будь-якому випадку «дає слабину». І справа не тільки в ліні, або завантаженості, або недолугості. Будь-яка мотивація передбачає, що співробітник повинен відчувати зацікавленість в його роботі з боку керівництва. Інакше навіщо докладати зусиль, намагатися виконати завдання і принести користь компанії, якщо це все одно нікому не потрібно. Такі міркування рано чи пізно вбивають мотивацію навіть у самого відповідального трудоголіка. А відсутність мотивації призводить до зниження ефективності і результативності роботи.
Тому контролювати роботу підлеглих важливо не тільки для відстеження виконання завдань або складання звітності, а й для підтримання загальної атмосфери в колективі. А це безпосередньо впливає на результати бізнесу в цілому. Тому переоцінити такий момент, як контроль виконання доручень, складно. Питання - як його налагодити, здійснити.
Контроль виконання доручень керівника
Зрозуміло, проконтролювати можна тільки конкретно поставлені завдання, де передбачається наявність вимірного результату. Діюча на більшості підприємств система управління передбачає кілька рівнів керівництва (чим більше підприємство, тим більше може бути рівнів). 
Вищий керівник (Одноосібний виконавчий орган), як правило, видає доручення або ставить завдання керівництву середньої ланки, далі, в залежності від кількості рівнів, завдання «припливає» до безпосередньому виконавцю. Або виконавець вказується в самому розпорядчому акті, яким оформляється доручення. Наприклад, таким актом може бути наказ.
Таким чином, поставлені завдання повинні мати наступні характеристики:
- мати опис суті роботи, яку потрібно виконати;
- мати термін її виконання;
- мати конкретного виконавця або команду виконавців, яка чітко визначена із зазначенням прізвищ.
Справедлива приказка про те, що правильно поставлена задача - вже половина того, що необхідно зробити для її виконання. Тому не варто ігнорувати етап постановки завдань, оформлення доручень і формулювання для опису конкретної роботи. Це важливо не тільки для рядових співробітників, які виконують політику компанії (вони повинні чітко усвідомлювати, що саме хоче від них бачити керівник і в які терміни), але і для самого керівника, щоб мати право контролювати і питати про виконання.
Поставити завдання можна різними способами, відповідно, закріпити документально теж. Наприклад, як ми вже згадували, можна видати наказ. У ньому вказуються всі характеристики завдання, співробітник, зазначений в ньому виконавцем, знайомиться з наказом і з цього моменту вважається, що у нього з'явилися зобов'язання з реалізації доручення.
Можна оформити постановку завдань протоколами нарад, де співробітники розпишуться в тому, що «фронт робіт» їм зрозумілий, і вони ознайомлені з термінами і суттю. Існують також письмові розпорядження, резолюції та інші способи фіксації видачі доручень. Комерційні організації діють тут або за звичаями ділового обороту, або якось закріплюючи порядок видачі доручень і контролю їх в локальних нормативних актах. Зрозуміло, з локальними актами всі співробітники компанії повинні бути ознайомлені.
Після того, як з постановкою завдань буде все зрозуміло, можна розробляти і продумувати контроль виконання документів і доручень.
Організація контролю виконання доручень
Деякі організації не розробляють окремої системи контролю. Він здійснюється хаотично, у міру виникнення необхідності перевірити виконання того чи іншого завдання, коли результат його стає необхідний. Якісь доручення при цьому залишаються безконтрольні, а керівник сам визначає, які завдання проконтролювати і як, а в яких питаннях довіритися працівникові і сподіватися на його порядність і совість.
Але великі підприємства, де від промаху кожного конкретного співробітника залежить результативність і прибуток, рано йди пізно приходять до розуміння важливості саме комплексного підходу до контролю . І виникає питання, яка організація контролю виконання доручень буде оптимальною.
Звичайно ж, мало хто вибудовує зараз систему вручну, з використанням карток реєстрації доручень. Навіть найпростіша офісна техніка дозволяє хоч якось оптимізувати ці процеси. Навіть вбудовані звичні програми дозволяють спростити контроль виконання доручень - excel, наприклад. У таблицю вносяться всі видані доручення і поставлені завдання, вказуються терміни, виконавці та робляться відмітки про виконання або невиконання.
Читайте також:
За допомогою штатних програмістів на підприємстві може бути розроблена спеціальна програма, контроль виконання доручень тоді здійснюється з її допомогою. Цей спосіб хороший, коли є відповідні ресурси для розробки ПО і необхідно врахувати специфічні моменти саме даної організації.
Окремі елементи контролю (наприклад, відстеження виконання розпоряджень, оформлених наказами) можуть вбудовуватися в систему електронного документообігу організації. Де на певній стадії руху документа буде наочно видно, яким є термін на його виконання і факт його виконання.
Довідка
Контроль виконання документів і доручень можна відстежувати також за допомогою звітності.
Тобто коли факт виконання завдання доноситься керівнику самими ж виконавцями. Як побудувати таку звітність - питання керівництва організації. Це можуть бути регулярні або періодичні звіти, складатися вони можуть на рівні відділу або більшого структурного підрозділу (управління, департаменту, наприклад). Тут все залежить від кількості завдань та доручень, від того, скільки співробітників постійно задіяно в процесі виконання доручень , Який важливості самі вказівки.
Контроль виконання доручень можна вибудувати за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм. Створені вони з можливістю підстроювання під завдання конкретного юридичної особи, можуть бути адаптовані по нього. Плюси використання ПЗ в наявності - автоматизація процесів, повне охоплення всіх оформлених завдань, виключення «людського фактора» і т.д. Але є і мінуси. Крім фінансових витрат на придбання, оптимізацію і установку такого ПО, необхідно навчити співробітників користуватися ним, включити в цей процес максимальну кількість виконавців і керівників. Це пов'язано з тим, що такого роду програми все ж необхідно освоювати. А значить, витрачати час на навчання, на розробку пам'яток, на видання локальних актів про процес роботи з таким ПО, і кошти на утримання служби підтримки і на обслуговування такого ПО. Нерідко розробляється окрема інструкція по виконанню, контролю доручень. Тут кожна організація вибирає своє, прийнятне їй поєднання «ціна-якість».
види контролю
Відстеження виконання доручень може йти по-різному. Виділяють два види:
де відстежується по суті виконання доручення;
Перший вид контролю здійснює той, хто може в повній мірі оцінити, наскільки вірно, правильно, максимально по суті виконана задача. Це, як правило, безпосередній керівник виконавця, розбирається в питаннях.
Другий вид контролю скоріше формальний, де відстежується лише факт виконання доручення в строк або з порушенням терміну. Цю роботу можна доручити співробітникам, що не володіє глибокими знаннями по суті поставленого завдання.
Довідка
Інструкція по виконанню, контролю доручень
Система контролю виконання доручень, якщо вона розроблена в організації, повинна бути десь зафіксована. Як правило, це локальний нормативний акт, де описані процеси постановки завдань в компанії, фіксації цих завдань і процедури відстеження результатів їх виконання. У ньому можуть прописуватися різні проміжні етапи виконання доручення, обов'язки співробітників по звітності тощо Зрозуміло, готових форм таких документів немає, тому що кожна юридична особа унікально, а всі системи і процеси підлаштовуються під його специфіку.
Деякі підприємства виділяють спеціальну штатну одиницю для виконання функцій відстеження поставлених керівництвом завдань. Називається вона частіше «інспектор», для неї розробляється посадова інструкція інспектора по виконанню, контролю доручень.
Але виконувати такий функціонал цілком реально і при поєднанні з іншою роботою (якщо, звичайно, дозволяють фактичні обсяги доручень і завдань).
Важливо нагадати ще про один аспект контролювання. За трудовим законодавством залучити співробітника до відповідальності за неналежне виконання своїх обов'язків можливе лише тоді, коли дані факти будуть зафіксовані. Грамотно вибудувана система контролю виконання доручень дозволить наочно виявити всі факти належного і неналежного виконання завдань конкретним співробітником. Тому якщо виникне необхідність покарати, то доказова база буде фактично зібрана. Це стосується і зворотній ситуації, коли докази будуть існувати для заохочення співробітника. Тому нехтувати і пускати на самоплив такий великий пласт роботи по відстеженню результатів виданих вказівок було б невірно.
Читайте також: