Графік відпусток працівників і алгоритм його складання

Тепер, ознайомившись з основними поняттями, ми можемо абсолютно спокійно розглядати питання, які безпосередньо пов'язані з розподілом відпусток в установі.

У цьому матеріалі ми постаралися узагальнити ті знання, якими в принципі володіє кожен, хто в установі займається і кадрами, і бухгалтерією. Це узагальнені відомості.

Отже, алгоритм надання відпусток працівникам можна розглянути у вигляді трьох основних напрямків:

створення і оформлення графіка відпусток на наступний робочий рік. При цьому чинне трудове законодавство називає цей документ обов'язковим для всіх організацій;
попереднє повідомлення співробітника про відпустку;
видання індивідуального наказу, який є підставою для нарахування відпускних і відпочинку співробітника.

Тобто спочатку графік, потім - повідомлення, а в кінці - видання наказу.

Графік відпусток працівників - це дуже важливий документ, і у нього є три основних напрямки призначень. По-перше, він носить інформаційне призначення. Роботодавець не забув надати відпустку, а працівник не забув про свій обов'язок його використовувати. Це перше і дуже важливе його призначення.

Друге - організаційне. Документ дозволяє керівництву надавати співробітникам покладений відпочинок, не забуваючи продумати взаємозамінність співробітників, а також вимоги виробничої необхідності.

І третє - це фінансове. Завдяки сформованому графіку керівництво має можливість заздалегідь зарезервувати кошти, які покладаються співробітникові, і вірно відобразити їх в бухгалтерській документації та звітності.

Графік відпусток складається на один календарний рік. Час його складання зазвичай, це за 2 тижні до кінця календарного року, тобто фактично не пізніше 15-го грудня поточного року.

Для того, щоб скласти графік відпусток спочатку потрібно затвердити форму графіка відпусток, про це ми поговоримо трохи пізніше. У кожній графік повинні бути включені всі відпустки, і по ньому розраховується кількість днів відпустки, які отримає працівник.

Окремої уваги потребує опрацювання питання про порядок внесення змін до графіку відпусток.

Форма графіка відпусток працівників і його твердження

Отже, яка ж форма графіка відпусток?

Наше законодавство допускає використання уніфікованої форми графіка відпусток, це Т-7 згідно з постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 року № 1.

Також можлива і самостійно розроблена форма . У цьому випадку можливі два варіанти - або роботодавець самостійно розробляє форму, або він використовує уніфіковану, але доопрацьовану з урахуванням потреби роботодавця.

Хто стверджує документ?

Графік затверджується керівником установи культури, що володіє всіма передбаченими для цього повноваженнями. Тобто, як правило, це директор, або той співробітник, які в даний момент виконує обов'язки керівника - першої особи матеріально-відповідальної.

Де встановлюється порядок затвердження графіка відпусток

Даний порядок в обов'язковому порядку повинен знайти своє відображення в локальній документації культурного закладу. Наприклад, це колективна угода з співробітниками.

Форма такого графіка затверджується за розпорядженням директора установи. Це дуже важливий момент, адже необхідно розробити найбільш підходящу форму документа, відобразити в ній всю потрібну інформацію, після чого затвердити в установі.

Які відпустки слід включати в графік

Це щорічний мінімальний відпустку, додаткові відпустки всіх видів, а також залишки невикористаної відпустки за минулі періоди.

Документ оформляється на всіх для співробітників установи культури, які в ньому працюють офіційно, і не має значення, основний це співробітник або сумісник. Тут треба особливо обумовити про те, що співробітники, які працюють за цивільно-правовими договорами не включаються до нього в зв'язку з тим, що вони не мають право на щорічну оплачувану відпустку.

Які відпустки не можна включати в графік

Люди, що працюють за цивільно-правовими договорами - це люди, які працюють по-особливому, їх цивільно-правовий договір не є предметом трудового законодавства. Цивільно-правовий договір укладається за законами Цивільного кодексу, це інший документ. Тому надання відпочинку таким співробітникам відбувається відповідно до умов укладеного договору.
У графіку відпусток не відображаються адміністративні відпустки м відпустки без збереження заробітної плати.
Відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, а також по догляду за дитиною.
Тобто в графік потрібно включити тільки основний і додатковий відпустку працівників культури все відпустки оплачувані і інформацію про те, який працівники не використовували відпустку за попередній період.

Внесення змін до графіку відпусток

Склавши на початку грудня поточного року графік відпусток працівників на наступний рік, багато нюансів роботи, особливо якщо мова йде про заклади культури, неможливо врахувати.

Тому передбачені порядки внесення змін до графіку відпусток. Зміни в графік відпусток можуть бути внесені в наступних випадках: при перенесенні відпустки за згодою працівника, наприклад, у випадках тимчасової непрацездатності під час відпустки.

Тут ще передбачений випадок, коли відпустка переноситься у разі затримки виплати відпускних. Це ст. 124 ТК РФ. Це пов'язано з тим, що фактично відпустку настає у працівника тільки в тому випадку, якщо з ним зроблено розрахунок фінансовий. якщо розрахунку фінансового немає, то тоді вважається, що відпустка не настав, і працівникові необхідно зробити перенесення відпустки, попередньо його про це сповістивши.

Може виникнути випадок, коли співробітника в зв'язку з виробничою необхідністю відкликають з відпустки. Це ч. 2 ст. 125 ТК РФ. При цьому та невикористана частина відпустки, яка виникла, повинна надаватися працівникові в будь-який зручний для нього час.

Тут виникають питання фінансового характеру, тому що розрахунок з працівником проведено, і тому тут відповідні потрібно робити зміни, або робити перерахунок фінансовий у працівника, або перенести цей відпустку на найближчий час, після того, як дозволить виробнича необхідність і зробити відповідні зміни в табелі робочого часу.

Також можливі зміни в графіку відпусток при перенесенні відпустки за бажанням працівника. Тут все лежить на роботодавця, якщо він вважатиме, що виробнича необхідність дозволяє врахувати бажання працівника, то тоді в графік відпусток робиться зміна і надається відпустка відповідно до його бажанням.

У перерахованих випадках для внесення змін в графік відпусток, працівникові необхідно написати заяву про перенесення. На підставі цієї заяви видається наказ керівника про перенесення відпустки і зміни в графіку відпусток.

Графік відпусток працівників при прийомі нових співробітників

Якщо працівник прийшов після прийняття графіка відпусток, тобто він прийшов після 15 грудня поточного року, то тоді роботодавець може вибрати різні варіанти.

Перше - це оформити додаток до діючим графіком відпусток, в якому встановити дати відпусток нових працівників.

Друге - це без внесення змін і доповнень до прийнятого графік. Для цього новий працівник пише заяву в довільній формі, в якому вказує бажану дату початку відпустки і кількість днів, а роботодавець видає наказ про надання відпустки.

Тут ключовими словами є, що він просить бажану дату і кількість днів. Справа в тому, що робочий рік його починається, і протягом 12 місяців він буде тривати, і фактично відпустку буде йому надано авансом.

Обраний роботодавцем спосіб повинен бути відображений в локальному акті, або в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Це обов'язково. До всіх працівникам повинен бути однаковий підхід, тобто потрібно встановити всередині організації, як будуть вноситися зміни в графік відпусток. Вибирається такий порядок раз і назавжди, і не може бути так, що в одному випадку ми робимо додаток до діючим графіком, а в іншому випадку - ми просто вимагаємо від новоприбулих співробітників написати заяву з бажаною датою.

Ситуація про новоприбулих співробітників, вона дуже актуальна для установ культури, тому що у них сезонний характер роботи, і, як правило, після закінчення творчого сезону відбуваються кадрові перестановки, і частина людей прийде на роботу вже на початку нового сезону, тобто це вересень , жовтень, а графік відпусток, згідно із законодавством, потрібно прийняти в грудні попереднього року.

Якщо працівник протягом творчого сезону відпрацював до літа, тобто до кінця сезону творчого, то завжди виникає момент, коли він отримує відпустку авансом на наступний рік, це завжди велика проблема.

Розглянуто ключові питання, пов'язані з наданням відпусток в установі культури. Як видно, тут все пов'язано, в більшій мірі, з поняттям «графік відпусток».

Графік відпусток є ключовим поняттям, ключовим моментом, ключовим документом для всіх організацій, причому незалежно від того, якої форми власності вони є, навіть індивідуальний підприємець зобов'язаний складати графік відпусток якщо у нього є наймані працівники.

Особливо це важливо для установ культури, які на 90% є державними бюджетними. Тобто питання формування резервів під відпустки пов'язані з цільовим або нецільовим використанням бюджетних коштів, а це дуже серйозне порушення, якщо бюджетні кошти використовуються нецільовим чином. Керівник організації за це несе персональну відповідальність.

Тому відсутність графіка відпусток є дуже серйозним адміністративним правопорушенням, згідно зі ст. 5.27 КоАП, на посадових осіб накладається штраф за відсутність графіка відпусток від 1000 до 5000 рублів, а на юридичних осіб - штраф від 30000 до 50000 рублів. І найсерйозніше покарання - це повна зупинка роботи установи, термін якої може становити до 3-х місяців.

Аудіограма вебінару "Як надавати відпустки та додаткові відпустки працівникам культури"

Подивитися майбутні вебінари >>

Що таке відпустка?
Хто стверджує документ?

Графік відпусток працівників і алгоритм його складання

Відпустка працівників культури: основні поняття