- Навіщо потрібен документ
- Як обліковувати робочий час
- Як вести журнал
- Зразок журналу обліку робочого часу співробітників
- Скільки часу і як зберігати документ
Журнал обліку робочого часу співробітників затребуваний на більшості підприємств, де є найманий персонал. Цей документ не є обов'язковим, однак його наявність дозволяє вирішити безліч питань і попередити розвиток неприємних для обох сторін трудових відносин ситуацій.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк журналу обліку робочого часу співробітників .doc Завантажити зразок заповнення журналу обліку робочого часу співробітників .doc
Навіщо потрібен документ
Перш ніж відповісти на це питання, зупинимося докладніше на власне понятті «робочий час». Як відомо, стандартний робочий тиждень триває 40 годин - по 8 годин на день. У цей період працівник повинен виконувати покладені на нього роботодавцем трудові функції в повній відповідності з трудовим (або колективним) договором і розпорядком, прийнятим на підприємстві.
На підставі відпрацьованого часу нараховується заробітна плата. Всі годинники, які співробітник провів на роботі понад цю законодавчо встановленої норми, оплачуються за подвійним тарифом. А ось якщо працівник недопрацьовує час, керівництво має право застосувати до нього певні санкції.
Щоб врегулювати питання, пов'язані з встановленням реально відпрацьованих робочих годин, розробляється журнал обліку робочого часу.
Відомості в журнал вносяться по кожному працівнику організації окремо.
Таким чином, документ необхідний обом сторонам трудових відносин, оскільки він виконує відразу кілька функцій:
- Вирішує завдання по контролю за обліком часу, яке кожен співробітник підприємства проводить на своєму робочому місці.
- Є підставою для нарахування заробітної плати (особливо якщо в організації прийнята погодинна оплата праці).
- Є підмогою для керівництва в питанні організації дисципліни на підприємстві.
Іноді документ може стати обгрунтовує причиною для накладення на співробітника, який порушив трудовий розпорядок, дисциплінарного стягнення.
Як обліковувати робочий час
Існує кілька методів обліку робочого часу:
- Стандартний щоденний - використовується, якщо співробітники приходять на роботу і йдуть з неї в один і той же час.
- При щотижневому обліку щоденний параметр втрачає своє значення, оскільки працівники не зобов'язані «висиджувати» годинник, а повинні виконувати певну норму праці протягом тижня, в тому числі за часом (наприклад, в один день співробітник відпрацьовує шість годин, в іншій - десять).
- Підсумований спосіб оптимальний на виробництвах або при гнучкому графіку роботи. Зазвичай тут фіксуються дані за підсумками місяця, але іноді охоплюються і більш тривалі періоди (максимальний дорівнює одному року).
Як вести журнал
Журнал допускається вести в електронному та паперовому вигляді.
Електронний спосіб ведення журналу можливий в різних форматах - в залежності від того, яке програмне забезпечення використовує роботодавець. Є бюджетні форми, майже всі дії в яких проводяться вручну, а є більш складні, «просунуті», повністю автоматизовані системи, які передають відомості безпосередньо в бухгалтерські програми (зазвичай доступ до такого продукту відбувається тільки при наявності ключа у співробітника).
У будь-якому випадку, електронна форма документа зручна, тому що дозволяє економити час, сили і дає можливість легко контролювати робочий час співробітників виходячи з таких показників, як несанкціоновані відлучки, понаднормова робота, лікарняні і т.д.
Якщо журнал ведеться в паперовому вигляді, то всі його листи потрібно обов'язково пронумерувати, скріпити між собою за допомогою «суворої» нитки (степлер використовувати не можна), потім проставити на останній сторінці кількість листів, проштампувати (за умови, що друк використовується в роботі організації) і поставити підпис відповідального за ведення журналу співробітника. Надалі слід засвідчувати автографом кожну заповнену сторінку документа.
Журнал зазвичай веде фахівець з кадрів або співробітник бухгалтерії. Залежно від цього визначається і місце зберігання документа в період його дії.
Відповідальний працівник відповідає не тільки за достовірність внесеної в журнал інформації, але і за своєчасну і повну її передачу фахівцям для нарахування заробітної плати, а також виконання всіх інших необхідних дій.
Зразок журналу обліку робочого часу співробітників
Якщо вам потрібно створити журнал обліку робочого часу співробітників, скористайтеся наведеними нижче порадами і подивіться приклад документа.
Журнал не має єдиного стандарту оформлення. Це означає, що представники кожної організації можуть формувати його в довільному вигляді або за шаблоном, розробленим всередині компанії і затвердженим керівництвом, а також профспілковим органом (при його наявності).
Як і оформлення журналу, його структура і текст в повній мірі віддаються на відкуп працівникам підприємства.
На титульному аркуші рекомендується написати:
- Найменування компанії;
- дату відкриття журналу і дату закінчення (вписується після закриття документа);
- вказати працівника, відповідального за його ведення;
- якщо в організації існує номенклатура справ, то потрібно дати посилання на індекс журналу відповідно до цього обліковим документом.
Основну частину журналу найкраще оформити у вигляді таблиці, в яку необхідно внести наступні дані:
- порядковий номер співробітника, його ПІБ та посада;
- дата, час приходу і відходу, а також відомості про запізнення (точну цифру в хвилинах і годинах);
- інформацію про прогул - так / ні;
- кількість загального відпрацьованого часу (за мінусом поїздок у власних справах);
- підпис працівника.
Якщо потрібно, таблицю можна доповнити й іншими даними (наприклад, про те, чому співробітник пішов з робочого місця протягом дня).
Скільки часу і як зберігати документ
Журнал обліку робочого часу відразу після закінчення ні викидати, ні утилізувати не можна. Його необхідно зберігати або термін, встановлений в законодавстві, або період, прописаний в обліковій політиці фірми (але не менше п'яти років). Тільки після закінчення цього часу журнал можна знищити з дотриманням встановленої для ділової документації процедури.