Як працювати з орендарями, щоб такого не траплялося: реальні історії взаємодії орендарів і ТЦ
Андрій Філатов, регіональний директор Zeppelin про особливості технічної реорганізації приміщень в ході ротації в ТЦ
Сьогодні, коли рівень ротації орендарів в торгівельних центрах виріс багаторазово, знання простих правил технічної підготовки приміщень - запорука спокійної роботи всього об'єкта.
Будь-яка ротація орендарів в діючому об'єкті нерухомості повинна відповідати не тільки концепції торгового центру, а й вимогам нормативно-технічної документації, правил ТЦ.
Якщо в будинку встановлені і діють суворі правила, що регламентують життєдіяльність об'єкта, ніяких особливостей по технічної реорганізації приміщень формулювати не доводиться. Але, на жаль, на практиці таких документів часто або немає, або вони не дотримуються.
Тому сьогодні грамотна ротація - це залучення в процес і координація діяльності всіх учасників: орендарів (колишнього і нового), адміністрації ТЦ і технічної служби (або сторонньої керуючої компанії), служб безпеки та клінінгу.
А після мене хоч потоп
Повний цикл ротації починається з звільнення приміщення у разі розірвання договору оренди. На даному етапі задіюються всі служби ТЦ. Після врегулювання фінансових питань, визначення термінів і умов звільнення приміщення, складається план-графік звільнення приміщення. Ідеально, коли минає орендар наводить його в стан «як було», тобто прибирає або демонтує всі конструкції і комунікації. В подальшому це полегшує підбір нового орендаря, який має власні архітектурні, дизайнерські та стилістичні рішення в оформленні магазину. Але в деяких випадках, особливо на невеликих площах, доцільніше залишити виконані невід'ємні поліпшення (підлогове покриття, стіни, стелю, електропроводку та іншу інженерію).
На жаль, іноді орендар проводить демонтаж обладнання без контролю з боку керуючої компанії, що може привести до сумних наслідків, як це сталося в великому красноярському ТЦ, коли орендар не повідомив КК про проведення демонтажних робіт. При роботі з підвісною стелею робочі зірвали сплінкера системи водяного пожежогасіння. В результаті був запущений пожежний сценарій у всьому ТЦ, затоплені сусідні магазини, зіпсований товар. Всього цього можна було уникнути, якби заздалегідь була залучена керуюча компанія, яка змогла б використовувати для виключення ризику затоплення дренований водопровід.
Технічна служба або КК обов'язково повинні контролювати роботи орендаря, який звільняє приміщення. Зокрема, КК контролює узгодження обсягів демонтажних робіт, фіксування показань споживання ресурсів (електрика, вода, тепло та інші). Технічна служба або КК проводить знепилюючі, захисні заходи (монтаж захисного / декоративного банера на вітражного групі, бар'єрні засоби знепилення та ін.), Відключає комунікації (електро-, водо-, холодо-, теплопостачання, каналізації, дренування системи водяного пожежогасіння і автоматичної пожежної сигналізації при необхідності проведення будь-яких робіт на них, а також системи контролю управління доступом і т.п.). Крім того, КК стежить за дотриманням норм пожежної безпеки при проведенні вогневих робіт (при їх необхідності), демонтажних робіт і їх відповідності із затвердженим планом (обсяги, терміни, час проведення шумових робіт). Також проводиться контроль вивезення будівельних відходів та матеріалів. Після закінчення цього процесу складається і підписується Акт прийому-передачі.
Відсутність контролю з боку технічної служби або керуючої компанії призводить до численних ризиків і збитків для ТЦ, причому як матеріального, так і іміджевого характеру. Найбільш часто зустрічаються такі неприємні наслідки, як несплата спожитих ресурсів, пошкодження інженерних систем і заподіяння шкоди третім особам (затоплення, знеструмлення, пожежа та інше). До інших розповсюджених проблем відносять проникнення пилу і шуму в місцях загального користування та торгових галереях, вивезення під шумок «чужого» майна, пошкодження дверних прорізів і технічних коридорів, залишений в приміщенні сміття.
Говорячи про іміджеві «збитки», варто згадати приклад з одного сибірського міста, де ТЦ класу «В +» продав приміщення джинсовому магазину, не ознайомившись попередньо з архітектурними рішеннями проекту. В результаті в торговому ряду з'явився магазин з дешевим товаром і обробкою в стилі «кантрі». Таким чином, торговий центр отримав відділ, вибивається з торгового ряду і дисонуючий із загальною концепцією.
Не менш цікавий приклад з іншого регіонального центру, коли при проектуванні нового магазину не був передбачений деформаційний шов в підлогове покриття. Через місяць роботи плитка відійшла від статі і ушкодилася, після чого було виконано повторне проведення робіт з укладання підлогового покриття, тобто кошти були витрачені вдруге.
Хто на новенького?
Коли з'являється новий орендар, який влаштовує ТЦ і відповідає його концепції, також важливо залучити до роботи технічну службу або керуючу компанію. На етапі брокериджа в компетенцію КК входить участь в показі приміщень потенційним орендарям спільно з комерційною службою, визначення технічної можливості на зміну потужностей і видача технічних умов. Далі залучена служба організовує видачу технічної документації для проектування, планування, перевіряє проект на відповідність вимогам нормативно-технічної документації (СНИП, ГОСТи і т.д.), внутрішнім вимогам концепції і виданими ТУ. Після надання проектної документації відбувається видача зауважень та узгодження всіх розділів проекту нового приміщення.
Далі учасниками процесу узгоджується план-графік виконання робіт, що відображає не тільки терміни, але і об'єм, режим проведення робіт, завезення матеріалів, обладнання.
Технічна служба або керуюча компанія здійснює контроль заходів щодо забезпечення безпеки (призначення відповідальних за проведення робіт, за пожежну безпеку, забезпечення пило-, шумоизолирующих бар'єрів тощо.), Займається підключенням тимчасового енергозабезпечення та обліком споживання ресурсів на період проведення робіт. Також відключення або, навпаки, підключення інженерних систем, участь в проведенні випробувань систем і їх приймання в експлуатацію, інтеграція в загальну систему ТЦ входять в зону відповідальності КК. Технічна служба керуючої компанії контролює виконання робіт і монтаж обладнання і здійснює приймання в експлуатацію приміщення після закінчення виконання робіт. Далі необхідно розмежувати балансову приналежність і експлуатаційну відповідальність.
Всі перераховані вище заходи повинні бути відображені в правилах ТЦ. Відсутність таких регламентуючих документів, або відсутність належного контролю, а також непритягнення професійної керуючої компанії та інших спеціалізованих служб призводить до негативних наслідків і для об'єкта, і для власника. Нашкодити можуть відсутність професійного досвіду у адміністрації, бажання максимально швидко, але часом на шкоду довгостроковому розвитку і прибутку, здати приміщення.
Приклад негативного досвіду - ТЦ в Новосибірську, де в гонитві за метою «продати будь-яку ціну» порожнє приміщення, допустили орендаря до обробки приміщення без узгодження проектів з технічною службою або КК. В результаті після проведення будівельних робіт в приміщенні керуюча компанія виявила змонтований двоповерховий лабіринт на дерев'яній основі, виконаний з усіма можливими порушеннями норм пожежної безпеки. Інспектор пожежного нагляду видав припис про закриття ТЦ до усунення порушень. А на додаток до того орендар поставив вимогу про компенсацію понесених витрат, адже його допуск до робіт було вирішено. «Замороження» приміщення на час будівництва і врегулювання всіх конфліктів затягнулася на півроку і, відповідно, оренда за цей час не оплачувалася. Уникнути втрати часу і грошей допомогло б залучення керуючої компанії на стадії узгодження ТУ.
Важливо не забувати, що в процес ротації орендарів також обов'язково повинні бути задіяні служби безпеки та клінінгу, контролюючі процес в рамках своїх компетенцій відповідно до правил ТЦ. У цій взаємодії відкривається безліч нюансів, які необхідно погоджувати, щоб не нашкодити об'єкту і його орендарям. В іншому випадку орендодавець ризикує зіткнутися з тим, що не зможе забезпечити дотримання встановлених в приміщенні норм безпеки та регулярне прибирання знову орендованих приміщень на належному рівні. Крім того, орендодавець ризикує своїми відвідувачами, які будуть змушені зіткнутися із забрудненістю об'єкта через проведеного в приміщенні ремонту.
Так, наприклад, сталося в Новосибірську, коли орендар змінив потужність системи холодопостачання, замінивши доводчики. Власник понадіявся на свої сили і не привернув КК до процесу. У підсумку монтаж був проведений невірно, а система не запрацювала. На залучення фахівців, виправити ситуацію, були, звичайно ж, витрачені додаткові кошти.
Прикладів можна наводити безліч: від самих незначних (непрезентабельний зовнішній вигляд вітражів через використання старого банера, потрапляння будівельного пилу в торгову зону, шум) до більш серйозних, таких, як невідповідність встановленого обладнання виділеним навантажень, аварії на інженерних системах, пожежа, руйнація несучих перегородок і обвалення будівель. А висновок один: залучення керуючої компанії на етапі з'їзду попереднього орендаря та заїзду нового допоможе заощадити, а в деяких випадках навіть зберегти будівлю в цілості.
Хто на новенького?