Касир пробиває товар на касі і приймає оплату. В кінці зміни він повинен здати гроші в сейф. Але скільки?
Для правильності ведення обліку грошових коштів існує поняття - касова дисципліна.
Існує два способи контролювати касира:
Перший спосіб дуже простий, але є серйозне обмеження - магазин не працює вночі. Тобто відкриття та закриття магазину, а так же робочий день касира припадають на одну добу. При цьому в магазині не обов'язково використання касового апарату.
В цьому випадку ми завантажуємо чеки з кас і порівнюємо суму чеків за день і звіряємо її з виручкою. Для цього виділяємо в журналі витрат накладні за відповідний день, у яких одержувач «Приватна особа», і за допомогою комбінації клавіш Alt + F6 дивимося суму проданого через касу товару.
Цей спосіб не буде працювати, якщо магазин цілодобовий, а касири змінюють один одного, скажімо, в 8 ранку. На щастя, бухгалтери придумали багато років тому другий спосіб. У двох словах його можна описати як «метод касових змін». Якщо у вас в магазині встановлено фіскальний реєстратор або касовий апарат - то цей метод ви повинні використовувати згідно із законом. На щастя, він досить простий, добре продуманий, і не викличе у вас труднощів. Меркурій-POS дозволяє використовувати цей метод, навіть якщо у вас немає не тільки фіскального реєстратора, а й принтера чеків. В цьому випадку необхідні звітів не друкуються, а виводяться на екран. Нижче представлений алгоритм роботи цього методу.
- Відкриття зміни.
- Внесення в касу початкового залишку грошей (розміну).
- Робота на касі.
- Зняття проміжного X-звіту.
Закриття зміни.
- Зняття X-звіту.
- Виплата з каси.
- Зняття Z-звіту (добовий звіт з гасінням).
Розглянемо, як реалізовані ці пункти в касовій програмі Меркурій-POS. Всі описані функції доступні завідувачу магазином в меню «Звіти». При наявності фіскального реєстратора або принтера чеків, звіти будуть надруковані (звіти, зняті з фіскального реєстратора необхідно зберігати, і на їх основі заповнювати журнал Касира-операціоніста). У разі відсутності чекових принтерів на касі, звіти будуть просто виводитися на екран.
Так само, Меркурій-POS запам'ятовує всі зняті Z- звіти і передає дані в Меркурій-ERP.
Відкриття зміни на касі. У Меркурії відбувається автоматично, при пробитті першого чека в зміні. Перед тим, як новому касирові почати роботу і зробити свою першу продаж, варто переконатися, що готівкові гроші в касі збігаються зі свідченнями Меркурія. Для цього варто зняти X-звіт і перерахувати гроші в касі.
Внесення в касу початкового залишку грошей (розміну). Цю операцію варто проводити, якщо попередня зміна не залишила касиру розміну, або в парі з операцією Виплата з каси, якщо після зняття X-отчетасумми з якихось причин не збігаються.
Зняття проміжного X-звіту (Звіт без гасіння). Зазвичай цю операцію проводять, коли хочуть перевірити касу. Наприклад, в разі виникнення конфлікту з покупцем з приводу номіналу купюри.
Закриття зміни складається з трьох етапів. Для початку касир знімає X-звіт і перераховує касу. Після цього, при необхідності, залишають в касі невелику суму, а решту виймають, проводячи операцію «Виплата з каси». І останнім пунктом знімається Z-звіт (Звіт з гасінням). Зняття цього звіту обнуляє регістри продажів і повернень за зміну, а так само збільшує на одиницю лічильник змін (Номер поточної зміни відображається в правому верхньому куті екрану). Після цього каса закрита і готова приймати наступного касира.
Після скачки чеків, Меркурій-ERP створює стільки видаткових накладних, скільки було знято Z-звітів. А при скачуванні Z-звітів з кас, автоматично створюється документ надходження грошей на казначейський рахунок магазину. Так що завжди буде легко зіставити здані касиром гроші і суму списаного з залишків товару.
Але скільки?