Річна інвентаризація: «дебіторка» і «кредиторка»

З організаційними моментами проведення інвентаризації ви вже знайомі, тому саме час приступити до її безпосереднього проведення. Зважаючи на відсутність можливості докладно зупинитися на всіх складових процесу, сфокусуємось на інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей, оскільки вони, безсумнівно, актуальні для кожного підприємства.

Конкретні рекомендації, що стосуються порядку проведення інвентаризації, знайдете в розд. ІІІ Положення № 879 1, в окремому підрозділі якого описані базові правила інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованостей. Давайте зупинимося на них більш докладно.

Обов'язкову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами необхідно проводити щорічно перед складанням річної фінансової звітності. Робити це абз. 2 п. 10 розд. І Положення № 879 зобов'язує в період 3 місяців до дати балансу.

Які види заборгованості інвентаризувати? В ході річної інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюють:

- правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;

- заборгованість підзвітних осіб;

При інвентаризації підзвітних сум перевіряють відповідність даних бухобліку виданими авансами і звітів підзвітних осіб про них.

- правильність і обґрунтованість сум заборгованості щодо недостач і крадіжок. Інвентаризація заборгованості щодо недостач і втрат від псування цінностей полягає в перевірці причин, з яких затримуються розгляд матеріалів щодо виявлення нестачі і віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;

- правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, в тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, за якими термін позовної давності минув;

- реальність заборгованості працівникам з оплати праці.

Крім того, встановлюють реальність заборгованості громадянам 2 по соціальних виплатах, а також за безготівковими розрахунками по цих виплатах.

2 Безпосередньо або через роботодавців.

Покрокова інструкція. Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованостей полягає в звірці документів і записів в реєстрах обліку і перевірці таких заборгованостей у відношенні (п. 7.3 розд. ІІІ Положення № 879):

- дотримання строку позовної давності;

- обгрунтованості сум, що враховуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, отриманих і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами.

Інвентаризація дебіторської заборгованості починається з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам (боржникам) виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованості.

Такі виписки, як правило, мають форму актів звірки розрахунків.

Дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити заперечення по ній. Отримані від них акти звірки пред'являють інвентаризаційної коміссіі3 для підтвердження реальності заборгованості.

3 Або робочої інвентаризаційної комісії.

Після підписання актів звірки розрахунків з дебіторами на відповідних рахунках бухобліку повинні залишатися виключно погоджені суми заборгованостей.

Але в окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез'ясованими, кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними.

Увага: згідно з ч. 1 ст. 264 ЦКУ при вчиненні особою дії, що свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов'язку, переривається перебіг строку позовної давності4. А після переривання такий термін починає новий відлік.

4 Детальніше про таке переривання - в статті минулого номера журналу «Термін позовної давності - його переривання і призупинення».

Але що тут показово? В п.п. 4.4.1 постанови № 10 5 ВГСУ уточнює, що до дій, які свідчать про визнання боргу або іншого обов'язку, з урахуванням конкретних обставин справи, може ставитися і підписання уповноваженою посадовою особою боржника разом з кредитором акта звірки взаєморозрахунків, що підтверджує наявність заборгованості в сумі, по якої виникла суперечка.

5 Постанова Пленуму ВГСУ «Про деякі питання практики застосування позовної давності у вирішенні господарських спорів» від 29.05.2013 р № 10.

Тому для того, щоб термін позовної давності почав «нове коло», підписи представників бухгалтерських служб та інших «рядових» членів інвентаризаційної комісії (які не є посадовими особами підприємства) може виявитися недостатньо. Для переривання перебігу строку позовної давності акт повинен підписати керівник підприємства-боржника (або інші особи, уповноважені на розпорядження майном і коштами).

Такий акт може бути не визнаний в якості документа, що свідчить про визнання боргу, з усіма наслідками, що випливають.

Інвентаризацію кредиторської заборгованості, в свою чергу, здійснюють на підставі актів звірки, отриманих від кредиторів.

Тобто кредитори (в рамках проведення власної інвентаризації дебіторської заборгованості) повинні надіслати вам такі акти.

Якщо ж таких актів від них ви не отримали, можете взяти ініціативу в свої руки і самостійно направити їм акти звірки розрахунків, щоб було чим підтвердити суми кредиторської заборгованості.

Якщо контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської та кредиторської задолженності6.

6 Все тому, що згідно з п. 3 розд. IV НП (С) БО 1 згортання статей активів і зобов'язань є неприпустимим, крім випадків, передбачених відповідними П (С) БО.

Документик до документик: акт до акту. Документальне оформлення інвентаризації полягає в складанні:

1) актів звірки розрахунків з усіма підприємствами-контрагентами,

2) акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

Типова форма акту звірки розрахунків нормативними документами не встановлена, тому вам доведеться розробити її самостійно. Причому пам'ятайте, що в цьому документі повинні бути наведені такі дані: (а) найменування документа; (Б) дата його складання; (В) найменування підприємства, від імені якого складено документ; (Г) найменування підприємства-контрагента, з яким здійснюється звірка взаєморозрахунків; (Д) найменування, дата складання та номер документа, на підставі якого виникла (погашена) заборгованість; (Е) сума дебіторської (кредиторської) заборгованості за даними підприємства-кредитора (дебітора); (Ж) сума заборгованості за даними підприємства-контрагента; (З) розбіжності в сумі заборгованості між даними підприємств-контрагентів.

Як прототип своєї форми ви можете використовувати форму, наведену в додатку 1 до наказу № 148/234/383 7.

7 Наказ Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998» від 10.11.98 р № 148/234/383.

За результатами інвентаризації розрахунків оформляють акт інвентаризації. У таких актах обов'язково вказують найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, а також кредиторської та дебіторської заборгованостей, за якими термін позовної давності минув (згідно абз. 1 п.п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879) .

Форму акта інвентаризації ви можете вибирати з декількох форм, таких як:

- акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, затверджений наказом № 572 8. До нього додають довідку про дебіторську та кредиторську заборгованість, щодо яких термін позовної давності минув. У цій довідці вказують: (а) найменування і місцезнаходження дебіторів або кредиторів, (б) суми заборгованостей зі строком позовної давності, (в) причини і підстави виникнення заборгованості, (г) дату, на яку строк позовної давності по заборгованості минув. Форму довідки також можна знайти в наказі № 572;

8 Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р № 572.

- акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17), затверджений постановою № 241 9.

9 Постанова Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.89 р № 241.

У комплекті з цим актом йде довідка, що є додатком до форми № інв-17.

Крім того, при необхідності окремо складають:

- акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув і яка планується до списання, затверджений наказом № 572;

- акт інвентаризації розрахунків з відшкодування матеріального збитку, затверджений наказом № 572. У ньому вказують такі дані: (а) П. І. Б. боржника; (Б) за що і коли виник борг; (В) дата прийняття судового рішення або рішення іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріального збитку.

Якщо таке рішення не прийнято, вказують дату пред'явленого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації.

Ви можете не зупинятися на затверджених формах, а розробити їх самостійно. При цьому такі форми повинні містити всі обов'язкові для первинних документів реквізити і надавати всю потрібну інформацію, передбачену Положенням № 879.

Товстоп'ят Юрій, податковий експерт

Джерело: Бухгалтер 911 - не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Річна інвентаризація: «дебіторка» і «кредиторка» оновлено: автором: admin

Річна інвентаризація: «дебіторка» і «кредиторка»