Документи бухгалтерського і податкового обліку необхідно не тільки ретельно зберігати, а й вчасно відправляти на знищення. після проведення експертизи цінності документів складають акт про їх виділення на утилізацію, який потрібно в обов'язковому порядку запевнити у керівництва організації. Важливо звернути увагу на те, що передчасне знищення матеріалів, незважаючи на встановлені терміни їх зберігання, незаконно і тягне за собою накладення адміністративних санкцій у вигляді штрафу або винесення попередження.
Особливості знищення документів
- Складати акт про необхідність виділити бухгалтерські документу до знищення можна тільки після проведення досконального перевірки і обробки матеріалів.
- Акт про виділення до знищення бухгалтерських документів , Термін зберігання яких закінчився, виконують за уніфікованою формою. У нього необхідно внести наступні дані:
- Заборонено проводити знищення документів у разі, якщо в зазначеному періоді не була виконана ревізія.
- Справи для службового використання, конфіденційні матеріали і секретні документи, термін зберігання яких закінчився, необхідно знищити відповідно до спеціальних інструкцій.
- Утилізувати бухгалтерські документи можна на території підприємства або за його межами: в такому випадку матеріали ретельно упаковують.
- Факт знищення матеріалів необхідно оформити актом, який містить:
1. Перелік всіх матеріалів, які будуть утилізовані: важливо вказати заголовки матеріалів, їх кількість, роки, за які були зібрані документи;
2. Обгрунтування причин знищення, пославшись на відповідний нормативний документ або статтю;
3. Запис про затвердження опису справ з особового складу компанії.
1. Склад членів комісії, які ліквідували паперу.
2. Дату утилізації.
3. Підписи всіх членів комісії.
4. Підпис керівника організації, що займалася знищенням матеріалів.
Знищення справ при ліквідації організації
У разі якщо організація припинила свою діяльність, але термін бухгалтерських документів не закінчився, всі матеріали можуть бути передані ліквідаційної комісії, яка відповідає за відправку документів на зберігання в архів.
Компанії, документи яких не підлягають передачі в архіви, мають право самостійно приймати рішення про знищення бухгалтерських звітів: погоджувати свої дії зі спеціальними органами не потрібно. Виділення справ з особового складу до знищення необхідно погоджувати з керівником компанії. Інші документи, що підлягають утилізації, виявляються лише за результатами складання річних розділів описів справ з постійним терміном зберігання. Доручити знищення бухгалтерської документації також можна архівної компанії, фахівці якої подбають про правомірність проведення процедури.