- зразок 2019
- У яких випадках складається
- Юридичні особливості
- Хто може підписати
- Які відомості обов'язково відображаються в документі
- Документи замість акта: чи є альтернативні варіанти
Основний документ, що засвідчує фактичну передачу товару від однієї стороні інший, а також містить характеристику цього товару - акт прийому-передачі. У різних випадках форма паперу може змінюватися, тому важливо завжди розуміти, як скласти його. Зразок акту і юридичні особливості документа - про все це прямо зараз.
Акт прийому-передачі товару зразок простий (Excel)
Про прийняття-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання бланк (Excel)
зразок 2019
Законодавство не передбачає єдиної, чітко визначеної форми акта. Тому в кожному випадку його вид може дещо відрізнятися. Існує 2 загальноприйнятих зразка таких документів:
- Простий акт складається у вигляді звичайної таблиці, в якій наводиться перелік товарів, переданих від продавця покупцеві.
- Інша форма передбачає більш детальний зміст:
- в верхньому кутку або по центру обов'язково вказується договір купівлі-продажу, до якого прикладається цей акт (потрібно прописати номер договору, дату укладення та найменування сторін);
- далі прописується предмет акту аналогічно предмету відповідного договору (про те, що одна сторона передала інший певні товари);
- потім слід таблиця з докладним описом товару і його вартість з урахуванням і без урахування ПДВ;
- після цього відображаються пункти про те, що покупець не має претензій до якості і комплектації товарів, які він отримав від продавця.
У яких випадках складається
Коли відбувається прийом товарів однією стороною і передача іншій, акт складається практично завжди. При цьому обмін цінностями відбувається в різних ситуаціях, кожна з яких має свої особливості:
- Найпоширеніший варіант - коли товарні цінності передаються покупцеві з боку продавця. Сторони можуть брати участь при цьому як особисто, так і за допомогою співробітників, які мають на це повноваження (підтверджуються довіреністю, завіреною у нотаріуса). У випадку з придбанням товару покупцеві важливо ознайомитися з можливими умовами повернення, обміну, а також оглянути продукцію на предмет наявності дефектів.
- Також документ оформляється, якщо товар передається на склад. В цьому випадку є своя особливість - акт потрібно скласти в 3 примірниках: 2 сторони і власне сторона складу. При цьому полягає також договір зберігання, за текстом якого обов'язково наводиться посилання на оформлений акт.
- Випадок, коли товари (або їх частину) передаються на так зване відповідальне зберігання (і складається відповідний договір), документ складається за затвердженою формою МХ-1. Підпис ставить фірма або приватна особа, яка передає цінності, а також представники організації, що зобов'язуються зберігати їх. При цьому в самому договорі дублюється інформація про кількість товару, найменування всіх одиниць, які передаються на відповідальне зберігання, умови розміщення, повторні поставки і т.п.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Нерідко кількість примірників цього документа може збільшитися. Наприклад, якщо додаткові оригінали знадобляться перевізнику, охорони, яка буде супроводжувати вантаж під час доставки. До того ж нерідко послуги доставки і зберігання здійснюються через посередників. Тому теоретично і практично кількість примірників може збільшитися до 5-6 штук.
Юридичні особливості
Нерідко вважається, що складання акту прийому-передачі товару - це проста формальність, якої можна уникнути. Проте, такий документ має власне юридичне значення. Саме в ньому відбивається факт того, що:
- продавець передав товар в необхідній кількості, з дотриманням заздалегідь оформленого договору, а також з дотриманням вимог до якості товарів;
- покупець прийняв цей товар і при цьому не має будь-яких претензій до його якості.
Щоб документ мав подібної юридичну силу, потрібно, щоб одночасно були виконані наступні умови:
- Акт повинен складатися як додаток до договору. Таким чином, без наявності самого договору сила втрачається. До того ж важливо послатися на раніше оформлений договір купівлі-продажу, оскільки відсутність посилання також веде до втрати сили акту.
- Акт обов'язково завіряється печаткою і підписом особи, яка має на це право (уповноважений співробітник).
- Документ завжди складається у двох примірниках (кожний з них - оригінал), при цьому кожен примірник має однакову юридичну силу.
Таким чином, акт як документ не має самостійної сили. Він являє складене додаток до раніше укладеного договору і без посилання на нього не може використовуватися як повноцінна папір. Однак підпису та печатки повинні проставлятися як в договорі, так і в самому акті. Тільки в цьому випадку документ має повне юридичне дію.
Навіть якщо в акті прямо не прописано твердження про те, що покупець не заперечує проти якості та комплектації товару, підписання документа автоматично означає його згоду і відсутність претензій.
Хто може підписати
Такий документ складається між будь-якими сторонами:
- двома приватними громадянами;
- приватною особою і фірмою, компанією (будь-яким юридичною особою);
- двома юридичними особами.
Таким чином, акт прийому-передачі підписується і фізичними, і юридичними особами в момент отримання товарів:
- Якщо його підписує громадянин, він вказує ПІБ і паспортні дані. Друк з його боку в такому разі не передбачається.
- Якщо акт підписує приватна компанія, вона вказує своє повне або скорочене найменування, а також реквізити.
Акт підписується за фактом отримання товару, причому важливо зробити це в той же робочий день. Допускається скласти і підписати документ в самому кінці дня, коли весь товар буде прийнятий (щоб не складати кілька різних паперів).
Які відомості обов'язково відображаються в документі
Незалежно від сторін, що оформляють акт, а також самих товарів, під час їх прийому-передачі необхідно відобразити всі відомості, наведені нижче:
- назва, дата і місце оформлення акта;
- реквізити чи ПІБ осіб, які підписали акт;
- відомості про договір, до яких додається документ: назва, дата складання та номер;
- всі товари простим перерахуванням за списком, які передаються продавцем і одночасно приймаються покупцем;
- кількість примірників кожного виду товару;
- наявність / відсутність конструктивних, механічних, зовнішніх дефектів у товарів;
- наявність / відсутність відповідних претензій покупця (якщо претензії є, сторони можуть не передавати пошкоджені товари або ж прописати прямо в акті претензії, способи і терміни їх усунення);
- вартість з ПДВ і без (вказується виключно в рублях, навіть якщо договір був підписаний між вітчизняним та іноземним контрагентами);
- підписи, розшифровки підписів, печатки.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Акт прийому-передачі складається як для окремо взятого товару (одиниці), так і в тому випадку, якщо передається ціла група найменувань. При цьому загальна кількість одиниць в цьому переліку не має значення - теоретично список може бути як завгодно великим.
Документи замість акта: чи є альтернативні варіанти
Якщо договір купівлі-продажу - це обов'язковий документ, який засвідчує угоду сторін, визначає їх права, обов'язки, порядок можливого досудового врегулювання розбіжності і інші важливі моменти, то замість акта можна скласти товарну накладну. По суті, документ повинен містити ті ж самі відомості:
- відомості про сторони;
- відомості про товар;
- дати, ПІБ, найменування організацій, підписи.
Таким чином, факт передачі товарних цінностей від однієї сторони іншій може підтверджуватися одним з двох документів (на вибір самих сторін) - або актом, або накладної. В юридичному сенсі вони виконують подібні ролі.
Нерідко вважається, що акт можна скласти і замість основного договору купівлі-продажу, що є помилкою. Насправді договір - це основна папір, що підтверджує умови угоди, предмет, права та обов'язки і т.п. Акт є тільки додатком до договору, тобто невід'ємною його частиною, але ніяк не може замінити базову угоду.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У деяких випадках складання акта обов'язково, оскільки в документі вкрай важливо відобразити опис конкретних претензій або відсутність таких. Наприклад, коли купується складне обладнання, механізми та інші технічні пристрої, альтернативи акту немає.
Таким чином, складання акта при прийомі-передачі товарів - це гарантія того, що сторони дійсно узгодили свої дії і здійснили приймання в повній відповідності з договором, без претензій один до одного.