Правила ведення трудових книжок в РФ (2016)

1. Умови та вимоги закону
2. Правила ведення трудових книжок
3. Які відомості вносяться і яким чином оформлюються?
4. Підстави для записів
5. дати
6. кольори чорнила
7. Мова
8. неприпустимість скорочень
9. порядкові номери
10. строки внесення
11. Внесення змін
12. оформлення вкладишів
13. ознайомлення співробітників
14. Особливості для ІП

Трудова книжка здатна розповісти роботодавцю про позитивні і негативні сторони нового співробітника. У ній фіксуються всі причини звільнення, загальний стаж і стаж на конкретній посаді або місце роботи.

Для співробітника наявність трудової підтверджує досвід роботи, кар'єрне зростання і можливі нагородження, зроблені попереднім роботодавцем. Трудова книжка - це перший документ, на підставі якої при настанні певних умов або віку вам буде нараховуватися пенсія.

Якими нормативними актами регламентується правила ведення і зберігання трудових книжок? Вибачте за тимчасові незручності в ній вказується? Відповіді на ці та інші питання дамо в статті.

Умови та вимоги закону

Кожен офіційний документ, який має дію, повинен бути підкріплений нормативними актами.

До них відносяться:

• Трудовий кодекс. Їм регламентовано оформлення трудової книжки та інші трудові відносини між співробітником і роботодавцем. У Кодексі дається визначення трудової книжки, перераховані обов'язки роботодавця по зберіганню і заповнення.
• Кодекс про адміністративні правопорушення. Нормативний акт, який регулює наслідки при порушенні правових норм стосуються трудової книжки, встановлених ТК РФ. Таким чином, обидва документи представляють одне ціле.
• Урядова постанова «Про трудові книжки» містить зразок і форму трудового договору, вкладиша до трудової книжки, правила заповнення та зберігання.
• Постанова «Про затвердження інструкції щодо заповнення ТК». Ініціатором документа є Мінпраці. У документ чітко визначено з чого слід починати заповнення, яку інформацію вносити і як виправляти допущені помилки.

На сьогодні роботодавці мають повне право приймати і заповнювати трудові книжки зразка 1938, 1975 і 2003 років.

Ті, хто оформляється на роботу з 1 січня 2004р мають право надати для заповнення ТК останнього зразка. Книжки старого зразка можуть бути замінені на нові тільки при втраті або оформленні дубліката .

Ознайомитися з основними документами можна тут:

Трудовий кодекс РФ

Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р N 225

Постанова Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69

Стаття 5.27 КоАП РФ

Правила ведення трудових книжок

Відповідальні обличчя

Згідно із законодавством, роботодавець повинен створити всі умови щодо ведення і зберігання трудових книжок.

Наказом призначається співробітник відділу кадрів або бухгалтер по веденню трудових книжок. трудові договори , Оформлення наказів на співробітників і ведення трудових книжок повинні оформляти співробітники відділу кадрів. У невеликих організаціях такий відділ відсутній, і їх обов'язки покладаються на головного бухгалтера.

Уповноважений співробітник відповідає в повній мірі за правильність оформлення і ведення трудових книжок.

Всі трудові документи повинні зберігатися в спеціальному сейфі у директора, бухгалтера або у відділі кадрів.

На розсуд керівника можливе зберігання в іншому місці, не доступному для інших співробітників.

Відзначимо, що складання наказу про відповідальне за заповнення трудових книжок особи обов'язково.

При першій перевірці роботи організації, інспектор має повне право витребувати наказ.

У разі відсутності документа, гос.інспектор має право накласти адміністративний штраф. Розмір варіюється від 5 до 50 МРОТ.

У наказі про призначення відповідальної особи має бути зазначено:

• прізвище, ім'я, по батькові співробітника;
• посаду;
• текст наказу: «покласти відповідальність за заповнення ...»;
• Дата складання;
• підпис співробітника і керівника організації.

Приклад документа:

Приклад наказу про призначення відповідальної особи

Які відомості вносяться і яким чином оформлюються?

При першому оформленні на роботу кожна людина повинна надати в кадровий відділ або бухгалтерію чисту трудову книжку.

Заповнення повинно відбуватися в присутності працівника. Згідно із законодавством, це повинно відбуватися до 7 днів з моменту укладення трудового договору.

Відомості, які повинні бути внесені в документ:

• Особисті дані співробітника: прізвище, ім'я, по батькові та дата народження. Інформація заноситься на підставі наданого паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
• Інформація про освіту: вища, середня, середня-технічна. Інформація заноситься на підставі диплома або атестата про закінчення навчального закладу.
• Інформація про займану посаду: дата прийому, назва організації, куди прийнято співробітник, посада, номер і дата наказу.

При перекладі на іншу посаду, підвищенні кваліфікації, прийомі або звільнення , Нагородження - все записи повинні бути зафіксовані в трудовій книжці.

Кожен запис вноситься не пізніше 7 днів з моменту видання наказу. При звільненні запис повинна бути внесена в той же день, а трудова видана на руки співробітникові.

При внесенні нових даних в трудову уповноважена щодо заповнення особа повинна ознайомити співробітника з інформацією. Той, в свою чергу, зобов'язаний розписатися в особистій картці.

Додаткові відомості:

• терміни проходження військової служби або внутрішніх справ - на підставі військового квитка ;
• терміни навчання з метою підвищення кваліфікації - на підставі кірочок, сертифіката або інших документів, що підтверджують навчання;
• відновлення безперервного стажу роботи, запис робиться за останнім місцем на підставі відповідного документа;
• про нагородження гос.наградамі, почесними грамотами та ін.

Підстави для записів

Записи в трудову книжку повинні вноситися тільки на підставі наказу.

Особиста інформація про співробітника вноситься згідно наданих їм документів. Запис робиться не пізніше 7 діб з моменту видання наказу чи розпорядження.

Відзначимо, на відміну від наказу, де можуть бути вказані підстави переведення, зміна окладу у зв'язку з переведенням на іншу посаду, випробувальний термін , В трудовій книжці повністю переписувати інформацію не можна.

Ви вказуєте тільки причину записи ( прийом на роботу , Переклад, звільнення), дату наказу.

На підставі наказу в трудову книжку вносяться:

• прийом на роботу;
• переведення на іншу посаду;
• привласнення нової кваліфікації, тарифної сітки або розряду;
• нагородження, заохочення;
• звільнення.

дати

Незалежно, в якій графі вказується дата, все записи проводяться арабськими цифрами. Місяць і число вказується - двозначним числом, рік - четирезначним.

Наприклад, переклад співробітника на іншу посаду 14 березня 2019 року. Дата буде написана: «14.03.2015».

кольори чорнила

Для оформлення трудової книжки, записи дозволяється робити кульковою, гелевою, пір'яний ручкою. Кольори чорнила можуть бути синіми, фіолетовими або чорними.

Мова

Згідно із законодавством державна мова РФ - російський. Відповідно всі записи в трудовій книжки робляться на ньому.

Винятком може бути друга мова, який застосовується на території суб'єктів РФ. Спочатку робиться запис російською мовою, а потім на мові республіки.

Зауважимо, що таке можливо лише при знаходженні організації-роботодавця на території цієї республіки. Наприклад, в Московській області занесення додаткової записи буде не допустимо.

неприпустимість скорочень

Згідно із законодавством, записи в трудовій книжці робляться максимально повно. Будь-яке скорочення слів заборонено.

порядкові номери

Кожного запису в трудовій книжці привласнений свій порядковий номер. У першому рядку буде зроблено запис про прийом співробітника на роботу. Наступні даний вносяться по порядку під номерами 2, 3, 4 і т.д.

Порушувати нумерацію або починати її заново заборонено.

строки внесення

Як зазначалося вище, кожен запис вноситься до трудової книжки на підставі наказу. Вона може бути занесена не пізніше 7 діб з моменту видання наказу чи розпорядження.

Внесення змін

Помилки можуть бути допущені при занесенні особистої інформації співробітника і відомостей про трудову діяльність.

Згідно із законодавством, на титульному аркуші дозволяється вносити зміни тільки в прізвища і в рядку «освіта». Невірна інформація закреслюється однією рисою і вірна пишеться над / під рядком. При цьому на обкладинці зсередини вказується документ, згідно з яким проведено виправлення. Ставиться дата, підпис співробітника вніс інформацію і печатка організації.

При виявленні помилок в інформації, занесеної на попередніх роботах, їх може виправити співробітник на цьому місці.

Приклад внесення змін до титул:

Зміни на титульному аркуші при отриманні нової професії

Виправлення у трудовій діяльності:

• після невірної записи, ставитися другий номер;
• дата виправлення;
• «Запис за № недійсна»;
• заноситься вірна інформація;
• наказ ставиться, який був вказаний поряд з невірною записом.

приклад:

Приклад внесення змін до документа

оформлення вкладишів

При частій зміні роботи або перекладах кількість вільних рядків у трудовій книжці може закінчитися.

У цьому випадку використовується укладка. Його оформлення аналогічно трудової. Окремо його використовувати неможливо.

У ТК обов'язкова вказівка ​​наявність вкладиша.

Відмітка про вкладиші:

Приклад відмітки про видачу вкладиша

ознайомлення співробітників

Записи, які заносяться в трудову книжку, роботодавець не має права приховувати від співробітника.

Згідно із законом, він повинен ознайомити співробітника з усією інформацією, що вноситься в його документ.

Після ознайомлення, працівник повинен розписатися в отриманої інформації в особовій картці.

Особливості для ІП

У 2006 році, введений закон, який зобов'язав Індивідуальних роботодавців робити записи в трудових книжках своїх співробітників. Зрівнюються права ІП з юридичними особами.

Таким чином, прочитавши статтю, у вас не повинно виникнути питань при заповненні трудової книжки.

Слід пам'ятати, що при оформленні нової трудової книжки вся особиста інформація вноситься на підставі документів. Записи про роботу заповнюються тільки на підставі наказів.