Книга обліку руху трудових книжок

1. Загальні вимоги до журналу обліку трудових книжок
2. Інструкція щодо заповнення книги обліку
3. Зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок
4. Як внести виправлення в книгу
5. Відповідальність за недотримання правил обліку

Чинне законодавство зобов'язує роботодавця вести строгий облік трудових книжок . З цією метою були розроблені Правила ведення і зберігання, затверджені постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила).

Згідно з Правилами, кожен роботодавець повинен в установленому порядку вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У побуті цей документ також часто називають журналом реєстрації або реєстром трудових книжок.

У книзі обліку фіксуються всі переміщення трудових книжок всередині компанії:

1. Отримання трудової від нового співробітника, прийнятого на роботу.
2. Реєстрація нової книжки, якщо документ заводиться кадровою службою роботодавця в разі, коли у прийнятого співробітника дане місце роботи є першим.
3. видача дубліката , Якщо трудова книжка була загублена або прийшла в непридатність.
4. заповнення вкладиша , Якщо в книжці закінчилися сторінки.
5. Видача книжки під розпис звільненому працівникові або родичам працівника в разі його смерті.

Загальні вимоги до журналу обліку трудових книжок

Книга заповнюється і зберігається в адміністративній службі організації, до функцій якої входить прийом і звільнення персоналу: відділ кадрів, бухгалтерія, секретаріат і т.д.

Веде даний реєстр посадова особа, призначена наказом керівника (ІП), яке відповідає за прийом, облік, зберігання та видачу трудових книжок.

Основні вимоги до зовнішнього вигляду документа:

1) Тверда обкладинка. Книга має вкрай тривалий термін зберігання - 75 років. М'яка обкладинка не дозволить зберегти документ в придатному стані протягом такого терміну.

2) Наскрізна нумерація. Виходячи зі сформованої практики, нумерувати журнал можна як посторінково, так і просто по аркушах. Оскільки і той і інший спосіб забезпечує неможливість вилучення з документа окремих елементів.

3) Прошивка. Журнал повинен бути прошитий та скріплений сургучною печаткою або опломбований. Така вимога чітко викладено в п. 41 Правил, тому стандартне закріплення вільних кінців ниток за допомогою наклеєного листа паперу, що містить заверительную запис, в даному випадку викличе претензії з боку перевіряючих органів.

4) Засвідчувальний запис. Робиться на останній сторінці книги і повинна містити:

• назва документу;
• кількість аркушів (сторінок), записане цифрами і прописом;
• дату початку ведення журналу;
• підпис відповідальної особи з розшифровкою посади та ПІБ.

Зверніть увагу: розписатися на звороті книги повинен керівник організації (ІП). Особа, відповідальна за ведення реєстру, не має повноважень для проставлення засвідчувального підпису.

На відміну від більшості журналів обліку, книга заводиться нема на один звітний період, а застосовується з року в рік до тих пір, поки не закінчаться сторінки. Після закінчення поточної книги оформляється нова.

Інструкція щодо заповнення книги обліку

Уніфікований бланк книги обліку затверджено постановою Мінпраці від 10.03.2003 № 69 (Додаток №3) і являє собою таблицю з 13 стовпців, заповнення яких проводиться таким чином:

Порядковий номер стовпця

зміст

1

Проставляється порядковий номер запису

2, 3, 4

Вказується дата внесення запису в форматі: ДД.ММ.РРРР

5

Заповнюється ПІБ власника трудової книжки. Вказувати ініціали заборонено, ім'я та по батькові (за наявності) повинні бути занесені повністю

6

Вказуються реквізити трудової книжки або вкладиша до неї.

При цьому реквізити вкладиша потрібно записати тільки в тому випадку, якщо він виданий в даній компанії. Якщо ж новоприйнятий працівник здає трудову, що містить вкладиш, оформлений на одному з попередніх місць роботи, вказуються тільки номер і серія самої книжки.

Реквізити можуть відрізнятися в залежності від року випуску бланка:

з 1938 до 1974 - уніфіковані форми не мали серії і номера, тому при заповненні реквізитів потрібно проставити прочерк або запис «б / н»;

з 1974 по 2003 - випускалися трудові книжки серій AT-I - АТ-X з 7-значним номером;

з 01.01.2004 по теперішній час - бланки трудових книжок мають серію ТК, ТК-I - ТК-V (вкладиші - ВТ, ВТ-I), номер також складається з 7 знаків

7

Заповнюється посаду працівника в точній відповідності з трудовим договором (наказом про прийом на роботу, протоколом загальних зборів)

8

Вказується коротка назва роботодавця і найменування структурного підрозділу (служби, відділу та ін.), В якому буде працювати співробітник

9

заносяться реквізити наказу про прийом на роботу або іншого документа, на підставі якого працівник вступає на посаду. При заповненні вкладиша до трудової книжки в даному стовпці ставимо прочерк

10

Ставиться підпис посадової особи, відповідальної за ведення журналу

11

Вказується сума, внесена працівником в оплату нового бланка.

Якщо регламент роботодавця не передбачає стягування плати з співробітників за нові бланки або запис не пов'язана з оформленням нової трудової книжки або вкладиша до неї, в даному стовпці ставимо прочерк

12

Вказується останній робочий день співробітника в даній організації.

Якщо працівник пішов у відпустку з наступним звільненням і отримав розрахунок і трудову книжку в останній робочий день, потрібно записати дату звільнення згідно з наказом (в даному випадку такою датою буде останній день відпустки)

13

В залежності від ситуації:

• проставляється підпис співробітника, який отримує на руки трудову книжку;
• заповнюються реквізити повідомлення , Спрямованого працівнику, якщо звільнений не з'явився за трудовою в кадрову службу компанії;
• вказується дата поштового відправлення (передачі в кур'єрську службу), якщо трудова книжка була відправлена ​​через пошту (іншу організацію, що займається доставкою документації)

Примітка: іноді новий кадровий працівник, призначений відповідальним за ведення трудових книжок, виявляє, що книга обліку на підприємстві не вівся.

У такому випадку потрібно оповістити керівника організації (ІП) про виявлене порушення в письмовій формі (наприклад: скласти доповідну), завести журнал і внести в нього в хронологічному порядку відомості про всі трудові книжки, що зберігаються в організації.

При цьому розписуватися в стовпці 10 не потрібно, оскільки новий відповідальний співробітник особисто ці трудові від працівників не приймав.

Зразок заповнення книги обліку руху трудових книжок

Як внести виправлення в книгу

Виправлення в книгу обліку заносяться тим же способом, яким коригуються регістри бухгалтерського обліку:

1. У чистій рядку безпосередньо під помилковим записом або після останнього запису заноситься відмітка: «Запис за № __ вважати недійсною»;
2. Рядком нижче робиться новий запис, що містить достовірну інформацію;
3. Під вірною записом вказуються ПІБ, посада і підпис особи, що внесла зміни, а також дата здійснення такої операції.

Відповідальність за недотримання правил обліку

За недотримання ТК РФ та інших нормативних актів трудового права накладається адміністративна відповідальність за ст. 5.27 КоАП РФ:

• попередження або накладення штрафу на відповідальну посадову особу (індивідуального підприємця) в розмірі від 1 000 до 5 000 руб .;
• попередження або накладення штрафу на організацію в розмірі від 30 000 до 50 000 руб.

Сподобалася стаття? Поділіться в соц. мережах: