- Вибір і договір з готелем для працівника у відрядженні
- Документи, що підтверджують проживання в готелі
- Спірні ситуації при оплаті готелю у відрядженні
Витрати на відрядження включають в себе витрати на проживання в готелі. Щоб ці витрати були компенсовані роботодавцем, відряджений співробітник повинен їх підтвердити.
У цій стати ми розповімо:
- як здійснити вибір і укласти договір найму житла для працівника у відрядженні;
- якими документами підтверджується проживання в готелі;
- що робити в спірних ситуаціях при оплаті готелю у відрядженні.
Вибір і договір з готелем для працівника у відрядженні
Що знаходиться в відрядженні працівник має право використовувати кілька варіантів розміщення для проживання. Він може замовити готельний номер, скористатися службовою квартирою, самостійно орендувати житлоплощу або зупинитися у родичів.
Вибір відповідного варіанту проживання в кожному випадку індивідуальний. Хтось вважатиме за краще зупинитися в готелі, комусь більше до душі наймана квартира, а у кого-то є можливість провести вільний час з друзями або родичами. Іноді на балансі компанії є службові квартири для розміщення відряджених співробітників, іноді такими приміщеннями має приймаюча сторона.
Роботодавець зобов'язаний відшкодовувати працівнику витрати по найму житлового приміщення під час відрядження . Для цього у нього повинні бути в наявності документи, що підтверджують факт найму житла у відрядженні. Перелік підтверджуючих документів залежить як від типу найманого приміщення (готель, службова квартира, орендована квартира), так і від способу оплати послуг з надання житла.
Наприклад, при проживанні співробітника в готелі ні роботодавець, ні співробітник договір з готелем н укладають, так як готель надає свої послуги на підставі публічного договору. При цьому оплатити готель може як сам співробітник, так і роботодавець. Також роботодавець може сам укладати договори з оренди житлових приміщень і розміщувати в орендованих квартирах своїх відряджених працівників. У цьому випадку працівник нічого не платить за оренду житла.
Розглянемо, які підтверджуючі документи необхідні для різних випадків розміщення відряджених працівників на нічліг.
Документи, що підтверджують проживання в готелі
- Співробітник зупинився в готелі.
У цьому випадку адміністрація готелю видає оформлений рахунок на бланку суворої звітності, який підтверджуватиме проживання в готельному номері. Бланк цього документа розробляється в кожному готелі індивідуально, але має включати в себе:
- статутні та банківські реквізити;
- паспортні дані проживає;
- термін його перебування в готелі;
- розмір оплати за номер;
- окремо виділену суму ПДВ;
- печатка і підпис керівника готелю.
Якщо виданий бланк відповідає вимогам Уряду РФ від 6 травня 2008 р №359, то касовий чек докладати не обов'язково. Якщо готельний рахунок не містить необхідних реквізитів або не видано зовсім, то факт оплати готельних послуг підтверджується касовим чеком. У разі, коли оплату виробляє роботодавець за безготівковим розрахунком, працівникові не потрібно відображати витрати на готель в авансовому звіті, а факт проживання підтверджується актом і рахунком-фактурою.
- Співробітник самостійно зняв квартиру.
Факт оренди житлоплощі у власника - фізичної особи підтверджується договором оренди і розпискою в отриманні оплати.
- Співробітникові надається службове або орендоване роботодавцем житло.
У цьому випадку працівник не несе витрати по найму житла і, відповідно, не відображає такі витрати в авансовому звіті. Документом, що підтверджує найм житла роботодавцем, є договір і рахунок на послуги, а підтвердити факт проживання працівника можна актом.
Спірні ситуації при оплаті готелю у відрядженні
Розглянемо кілька ситуацій, які можуть викликати питання щодо відшкодування працівникові витрат на оплату житла або з оподаткування таких витрат.
- Співробітник зняв готельний номер підвищеної комфортності.
При податковій перевірці інспектор може засумніватися в обгрунтованості проживання працівника в номері класу «люкс». Щоб уникнути непотрібних питань, слід закріпити в положенні про відрядження можливість заселення в такі номери окремих категорій співробітників. Якщо співробітник перевищив встановлений положенням ліміт витрат, то до бухгалтерського обліку приймається повна сума, а для розрахунку податків використовується встановлена норма.
- У підсумку за готель виділені витрати на харчування.
Витрати на харчування не включаються до витрат на проживання, так як відшкодовуються за рахунок добових. Тому, якщо в рахунку за номер окремо виділена вартість харчування, ця сума не виводиться з-під оподаткування, а більш того - додатково обкладається ПДФО як дохід співробітника.