- Коли залік можливий
- Призначення і порядок документального оформлення
- приклад заповнення
- тристороння призначення
- нюанси
Часто компанії і фірми, особливо з невеликим обсягом обороту, потрапляють в ситуації, коли наявні зобов'язання вимагають за термінами свого погашення, а власні кошти на даний момент відсутні.
За умови, що між двома підприємствами (або трьома) буде існувати заборгованість взаємного характеру (не має значення - матеріальна або натуральна), вони можуть бути погашені шляхом оформлення акта взаємозаліку.
Зміст статті
Коли залік можливий
Проведення взаємозаліку між організаціями стає можливим при існуванні наступних умов ділових відносин між суб'єктами:
- Існування заборгованості між партнерами, коли кожен з контрагентів повинен іншому певну суму. У цьому випадку сама заборгованість не повинна мати позовної терміну давності.
- Наявність боргу між суб'єктами можна підтвердити документальним чином - оформленим за всіма правилами договором про співробітництво (наприклад, поставки товару), а також неоплаченими товарними накладними.
- При існуванні у двох або більше сторін відносин зустрічних договорів з боргами по поставкам товарів або наданні послуг.
Чинним законодавством також встановлено умови та ситуації, при яких проведення взаємного розрахунку вимог забороняється. В основному вони стосуються аспектів, при яких можуть виникнути ситуації порушення прав фізичних осіб (в основному співробітників конкретної фірми або підприємства).
Не можна проводити взаємозалік при таких випадках:
- з сум, які нараховуються як довічного утримання працівників;
- з нарахувань, пов'язаних з компенсацією шкоди, заподіяної здоров'ю працівника під час виконання ним своїх службових обов'язків (виробнича травма або ж професійне захворювання);
- при примусовому зобов'язанні сплати аліментів за виконавчим листом судових органів.
Крім того, оформлення акту і взаємне погашення боргів не вважається можливим в тому випадку, якщо заборгованість однієї зі сторін виникла при внесенні коштів до статутного капіталу юридичної особи.
Призначення і порядок документального оформлення
Основним призначенням оформлення даного документа і проведення процедури є спрощення процесу проведення оплати між двома і більше контрагентами при існуванні між ними боргових зобов'язань.
Перевагами проведення взаємозаліку є такі моменти:
- економія вільних коштів організації;
- значне скорочення витрат (як у однієї, так і в іншої сторони взаємин);
- проведення операції може закрити борги, існуючі досить тривалий час.
За допомогою складання акту можна покрити зобов'язання, що існують між двома, трьома і великою кількістю сторін, не застосовуючи при цьому процедуру проведення готівкових розрахунків, а це, в свою чергу, допомагає економити кошти, які вилучаються в якості комісії при проведенні банківських операцій.
Порядок здійснення дій при проведенні взаємного списання боргів такий:
- Спочатку відбувається обговорення між двома сторонами або більше про можливості проведення процедури.
- Відбувається взаємна звірка існуючих друг перед другом зобов'язань (встановлюється їх розмір для можливості погашення одних за рахунок інших).
- Кожна зі сторін відносин виставляє наявні вимоги (бажана сума погашення боргу).
- Відбувається оформлення однієї зі сторін листа, що містить заяву про проведення взаємозаліку (при наступних діях воно може виступати безпосередньо в ролі акту взаємозаліку). У тому випадку, якщо взаємних зобов'язань між сторонами існує трохи, то документ видається в текстовій формі. При наявності значного списку зобов'язань, їх оформляють у вигляді таблиці.
- Підготовка юристами договору - акта про взаємозалік, який вважається первинним документом для проведення розрахунків. Він уже містить докладний вказівку списаних боргів і їх розрахунок. Окремо описується сума податків, що підлягає оплаті всім сторонам, які беруть участь в творі взаєморозрахунків. Також особлива увага приділяється термінам, в які заборгованості повинні бути погашені.
- Процедура підписання документа керівниками фірм або організацій.
- Списання бухгалтерами заборгованостей перед організаціями і зменшення суми очікуваної оплати від партнера.
Акт взаємозаліку заповнюється обов'язково в кількості, що дорівнює контрагентам, які його здійснюють - якщо бере участь дві сторони, оформляється два примірники, при наявності трьох сторін - три.
Кожна з існуючих копій акта взаємозаліку обов'язково підписується всіма керівниками (директорами, генеральними директорами і т.д.) фірм, які беруть участь в даній процедурі (можливий варіант, коли замість керівника підприємства підпис ставлять уповноважені особи або керівники структурних підрозділів).
При бажанні документ може містити друкований штамп, однак, починаючи з 2016 року, при здійсненні будь-яких операцій як юридичними, так і фізичними особами використання печаток не є обов'язковим. Хоча, багато організацій і державних установ до сих пір віддавати перевагу вимагати їх присутності на документах - в зв'язку з цим друк при її наявності краще поставити.
приклад заповнення
Строго певної форми, в якій повинні бути написані акти взаємозаліку, не існує - контрагенти цілком можуть оформляти їх за власним бажанням в будь-якій формі, розробленої для здійснення документообігу.
Для написання зазвичай використовують стандартні аркуші паперу формату А4 і оформляють або від руки, або друкують за допомогою комп'ютерних програм (як спеціалізованих, так і загального призначення).
Акт взаємозаліку повинен містити в собі такі елементи:
Так звана «шапка» документа - в ній міститься його назву і відбивається суть. Вказується також дата оформлення паперу і населений пункт, в якому його склали; - Відображається інформація про першу компанії, вказують її найменування і організаційно-правову форму (індивідуальний підприємець, відкрите акціонерне товариство і т.д.), займана посада відповідальним за проведення взаємозаліку особою (директор, генеральний директор, головний бухгалтер), прізвище, ім'я та по батькові .
- Підстава дії (зазвичай це статут підприємства, положення і т.д.).
- Вказуються дані про другу сторону проведення взаємозаліку в аналогічній послідовності (назва, посада уповноваженої особи, підстава для дії та ін.).
- Наводиться докладний опис договорів, на підставі яких між контрагентами виникли боргові зобов'язання і взаємні заборгованості (вказується їх номер і дата написання), а також повні суми боргів по ним - як цифрами, так і обов'язково прописом.
- Підтверджується факт згоди обох сторін на взаємне погашення матеріальних претензій один до одного за допомогою взаємозаліку , При цьому обов'язково обмовляється, повністю чи покриваються борги або ж погашаються частково від загальної суми. Тут же вказується дата або кінцевий термін.
- Завершальна частина акта взаємозаліку підписується всіма сторонами відносин (тут також наводиться вказівка посади, ПІБ співробітника, який ставить під документом свій підпис). Як уже зазначалося, краще поставити при наявності друк обох фірм.
До оформленим актом взаємозаліку прикладають копії всіх документів, на підставі яких у сторін виникли взаємні заборгованості.
тристороння призначення
Поряд з виникненням необхідності, а також можливості складання акта взаємозаліку між двома сторонами, іноді застосовується і складання тристоронньої угоди. Стандартний варіант такої ситуації передбачає наявність кругової заборгованості сторін. Як приклад можна привести: якщо фірма «А» має заборгованість перед фірмою «В», фірма «В» - перед фірмою «С», фірма «С» - перед фірмою «А».
Попередньо перед заповненням всі беруть участь у взаємозаліку фірми вивіряють існуючі заборгованості один перед одним, результати цього процесу включають в заповнюється акт взаємозаліку трьох сторін - саме наявність такої звірки і є особливістю тристоронньої угоди.
Складається акт взаємозаліку повинен містити найменування та реквізити всіх контрагентів і інші відомості (як в двосторонньому акті). У тексті вказують суму боргу і ПДВ, які виявлені актом звірки . Після проведення взаємозаліку боку повторно складають акт звірки , Який і підтверджує факт списання боргів.
нюанси
Крім особливостей заповнення та укладення, акти взаєморозрахунків мають такі нюанси:
- на даний момент організаціям, що перебувають на загальній системі оподаткування, не потрібно перед проведенням взаємозаліку перераховувати суми ПДВ, як було потрібно раніше;
- відповідно до законодавчих актів РФ взаємозалік можна зробити лише на підставі заяви однієї із сторін, де міститься інформація про проведення взаємних зобов'язань, а також термін погашення і його сума;
- всі наявні акти взаємозаліку підприємства повинні зберігати протягом 5 років, оскільки вони є важливою формою фінансового обліку та оподаткування, а також служать підтвердженням списання боргових зобов'язань перед іншим контрагентом.
Як відбувається коригування боргу в 1С, можна дізнатися з даного відео.