Реклама
Реклама
Реклама

Терміни правила зберігання різних бухгалтерських документів 2017

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Терміни зберігання різних бухгалтерських документів
  3. Первинні бухгалтерські документи: терміни зберігання
  4. Терміни зберігання бухгалтерських документів про розрахунки з працівниками
  5. Бухгалтерська звітність: термін зберігання
  6. Термін зберігання бухгалтерських документів в ТОВ
  7. Податковий термін зберігання бухгалтерських документів
  8. Правила зберігання бухгалтерських документів
  9. Відповідальність за порушення термінів зберігання бухгалтерських документів - 2017

Скільки місяців необхідно зберігати документи бухгалтерії?

Зі статті ви дізнаєтесь:

Законодавство про зберігання бухгалтерських документів

Вся діяльність підприємства, яка полягає в здійсненні виробничих, інвестиційних і фінансових операцій, повинна супроводжуватися відповідними документами. Це необхідно не тільки для підтвердження факту проведення операції, але і для подальшого контролю, обліку, аналізу та складання звітності.

Вся первинна документація, пов'язана з господарсько-фінансовою стороною діяльності підприємства, підлягає обов'язковому зберіганню протягом певного терміну. Ці документи є не тільки для внутрішнього обліку, але також необхідні для складання звітності, внутрішніх і зовнішніх перевірок (Аудиторських, податкових), а також можуть знадобитися в разі судових розглядів і т. П. Контрольно-наглядові органи при проведенні перевірок використовують відомості, представлені в первинних документах бухгалтерського обліку.

Скачайте документи по темі:

Всі документи бухгалтерського обліку зберігаються протягом визначених законом строків. В даний час питання про терміни зберігання бухгалтерських документів - 2017 регулюється двома нормативними актами:

«Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання», затв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (далі - Перелік).

Для початку визначимо, які саме документи слід відносити до бухгалтерських. Для цього звернемося до закону про бухоблік № 402-ФЗ. Він встановлює, що бухгалтерського обліку підлягають:

  • факти господарського життя;
  • активи;
  • зобов'язання;
  • джерела фінансування діяльності підприємства;
  • доходи;
  • витрати;
  • та інші об'єкти в разі, якщо це встановлено федеральними стандартами.

Отже, вся документація, що відображає облік цих об'єктів, відноситься до бухгалтерської і має свої встановлені терміни і порядок зберігання.

Як було зазначено вище, питання про терміні зберігання бухгалтерських документів регулюється ФЗ № 402-ФЗ і Переліку типових управлінських архівних документів. Однак при порівнянні цих нормативних актів можна побачити, що вони встановлюють різні терміни зберігання.

Так, згідно з Переліком, різні терміни зберігання встановлюються для бухгалтерських документів в залежності від їх виду і ступеня важливості. Законом № 402-ФЗ встановлюється п'ятирічний термін зберігання для всієї бухгалтерської «первинки» без конкретизації термінів за видами документації. На відміну від федерального закону, який встановлює загальні термін зберігання бухгалтерських документів не менше 5 років, Перелік містить вичерпний список типових документів із зазначенням терміну зберігання кожного з них. Яким документом користуватися бухгалтеру?

У ст. 29 Закону про бухоблік сказано, що терміни зберігання первинних бухгалтерських документів, бухгалтерської звітності, аудиторських висновків встановлюються правилами організації архівної справи - в даному випадку, зазначеним вище Переліком. Тому питання про час зберігання того чи іншого документа слід вирішувати, звертаючись до цього нормативного акту. Тому при визначенні терміну зберігання накладної, документів по заробітній платі , Балансу або бухгалтерської довідки потрібно керуватися Переліком, але враховувати, що максимальний період зберігання такого роду документів не перевищує п'ять років. При цьому відлік строку зберігання починається тільки після того, як документи підшиті в справи. Тобто, з року, наступного за тим, коли їх використовували в останній раз (п. 2 ст. 29 закону № 402-ФЗ).

Терміни зберігання різних бухгалтерських документів

Терміни зберігання типових бухгалтерських документів вказані в розділі 4.1 Переліку. При зверненні до нього слід знати, що зазначений термін зберігання відноситься як до звичайних документів на папері, так і електронним, завіреним за допомогою ЕЦП. Терміни зберігання для кожного з видів і типів документів на підприємстві встановлюються окремим наказом .

Довідка

Первинні бухгалтерські документи: терміни зберігання

Основний обсяг бухгалтерського діловодства складають документи первинного обліку. Тому в першу чергу слід знати, якими є терміни зберігання первинних бухгалтерських документів.

Отже, Перелік, так само як і ФЗ № 402-ФЗ встановлює, що зберігати документи первинної звітності, а також всі супутні документи про факти господарських операцій, за якими були виконані бухгалтерські записи, слід не менше 5 років. До таких документів належать різні банківські документи, рахунки про сплату , Касові чеки, книги, акти про прийом-здачу матеріалів і майна, різні накладні, а також листування.

Робочий план рахунків і форми первинної документації також слід зберігати протягом п'яти років.

Окремо встановлений термін зберігання документів, що підтверджують взаєморозрахунок між підприємствами (акти, довідки і т.п.). Він становить п'ять років після проведення взаєморозрахунку.

Рахунки-фактури слід зберігати не менше 4 років.

Зверніть увагу: бухгалтерську документацію зберігають відповідно до тих термінами, які вказані в Переліку. Ці терміни є мінімальними і зменшенню не підлягають, але в разі необхідності дозволяється їх збільшувати.

Терміни зберігання бухгалтерських документів про розрахунки з працівниками

Різні розрахунки з працівниками підприємства - ще одна важлива частина роботи бухгалтерської служби. Скільки зберігати документи, що фіксують такі виплати?

Найбільший термін зберігання у бухгалтерських документів, що відображають особові рахунки працівників - 75 років. Інша документація за розрахунками і виплатами заробітної плати , Посібників, періодів непрацездатності, а також про оплаті відпусток зберігаються протягом 5 років.

Відрахування в різні державні фонди (соціального, пенсійного страхування) також відображаються в бухгалтерському обліку, а значить, документи про ці виплати підлягають зберіганню відповідно до встановлених термінів:

Річні розрахункові відомості по відрахуваннях до ФСС зберігаються постійно, а квартальні - протягом 5 років або постійно при відсутності річних.

Звіти по відрахуваннях по державному і недержавному страхуванню також зберігаються постійно.

Документи по авансовим розрахунками з ПФР зберігаються 5 років при наявності особових рахунків працівників або відомостей нарахування зарплати, при відсутності - протягом 75 років.

Довідка

Бухгалтерська звітність: термін зберігання

Всі організації, незалежно від форм власності, повинні складати обов'язкову річну звітність про результати господарської діяльності. Для деяких організацій законодавство встановлює також обов'язкову проміжну звітність (місячну, квартальну).

Річні звіти про фінансовий результат господарської діяльності підприємства, рух грошових коштів за обліковий період є основним документом в прийнятті будь-яких економічних рішень. Крім цього, увагу контролюючих органів завжди в першу чергу спрямоване саме на підсумкову звітність підприємства, яка складається працівниками бухгалтерії відповідно до посадовими інструкціями.

Термін зберігання бухгалтерської звітності, в тому числі баланси і звіти про прибутки і збитки, повинні зберігатися в організації постійно. Протягом всього часу існування підприємства також слід зберігати документи про затвердження звітності, річні звіти про виконання кошторисів.

Термін зберігання бухгалтерських документів в ТОВ

Сьогодні багато товариства з обмеженою відповідальністю, які стосуються суб'єктам малого підприємництва , Користуються правом спрощеного ведення бухгалтерського обліку. Застосування спрощеного порядку обліку не впливає на терміни зберігання бухгалтерських документів - 2017. Тому все ТОВ, ІП та інші організації, зазначені в п.4, ст. 6 ФЗ № 402-ФЗ повинні дотримуватися встановлений термін зберігання бухгалтерських документів.

Федеральний закон № 402-ФЗ встановлює, що документи, які застосовуються для складання бухгалтерської звітності повинні зберігатися не менше 5 років (п.2 ст. 29). Термін обчислюється з року, наступного за роком останнього використання документа.

Податковий термін зберігання бухгалтерських документів

Окремо слід торкнутися питання про терміни зберігання бухгалтерських документів 2017, необхідних для розрахунку і сплати податків. терміни зберігання даних бухгалтерського та податкового обліку, інших документів, що використовуються для нарахування та сплати податків, підпунктом 8 пункту 1 ст. 23 Податкового кодексу визначено в чотири роки.

Правила зберігання бухгалтерських документів

Закон зобов'язує підприємства (керівника організації) забезпечити безпечні умови зберігання бухгалтерських документів (П.3 ст.29 ФЗ № 402-ФЗ). Тобто повинні бути вжиті заходи щодо захисту документації від псування, крадіжки, зміни. Це відноситься не тільки до документів на папері, але виконаним за допомогою електронних пристроїв.

Для дотримання заходів із зберігання документації на підприємстві може бути створено архів - виділено окреме приміщення, захищене від несанкціонованого доступу. Крім цього бухгалтерську документацію можна передати на зберігання спеціалізованій архівної організації, уклавши з нею відповідний договір.

Довідка

Відповідальність за порушення термінів зберігання бухгалтерських документів - 2017

Керівник організації зобов'язаний організувати на підприємстві бухгалтерський облік, а обов'язки по його веденню покласти на окрему посадову особу (головного бухгалтера) або довірити спеціалізованої компанії за договором про надання послуг (п.1, п. 3 ст. 7 ФЗ № 402-ФЗ).

Директорам підприємств і головним бухгалтерам слід знати про встановлену адміністративної відповідальності за порушення порядку та строків зберігання бухгалтерських документів 2017. Так, ст. 15.11 КоАП передбачений штраф для посадових осіб від 5 до 10 тис. рублів.

Таким чином, керівнику організації, головному бухгалтеру і співробітникам бухгалтерії слід вживати всіх можливих заходів, щоб не тільки правильно і безпомилково вести бухгалтерський облік і розрахунок прибутку і податків, а й дотримуватися встановлених термінів зберігання бухгалтерських звітів, первинної документації та інших документів.

Таким чином, керівнику організації,   головному бухгалтеру   і співробітникам бухгалтерії слід вживати всіх можливих заходів, щоб не тільки правильно і безпомилково вести бухгалтерський облік і розрахунок прибутку і податків, а й дотримуватися встановлених термінів зберігання бухгалтерських звітів, первинної документації та інших документів

Яким документом користуватися бухгалтеру?
Скільки зберігати документи, що фіксують такі виплати?