Журнал " Семінар для бухгалтера "
Іноді бухгалтер витрачає більше часу і сил не на підготовку і подання звіту, а на збір якої бракує первинки від контрагентів. А все через те, що співробітники компанії забувають занести потрібні папери вчасно. Порадами про те, як вирішити проблему із затримкою документів і переконати співробітників здавати первинку в термін, ділиться Олена Волкова, бухгалтер ТОВ «Евіон».
Порадада № 1
Сформуйте чіткий регламент документообігу
Перше, з чого краще почати, так це з питання: а чи встановлені взагалі в компанії терміни для здачі документів? Адже якщо немає правил, то і не можна вимагати їх виконання.
Контролювати своєчасність здачі первинки допоможе регламент документообігу. У ньому пропишіть механізм руху документів всередині компанії і терміни, в які кожна папір повинна бути доставлена в бухгалтерію. Також важливо призначити відповідальних за це співробітників і розписати, як вони будуть передавати документи.
Швидше за все розробці регламенту доведеться приділити чимало часу, так як важливо врахувати всі особливості бізнес-процесів у вашій компанії. І чим більша організація, тим більше процедур потрібно описати. Але зусилля в підсумку окупляться, і тих, хто запізнився паперів буде менше. Постарайтеся зробити документ максимально простим для розуміння. Добре, якщо розподіл функцій і відповідальності буде зрозуміло кожному співробітнику. Адже тільки тоді працівники зможуть слідувати інструкціям.
А щоб співробітники не забували, що регламент слід дотримуватися, закріпіть цей обов'язок в їх посадових інструкціях. До того ж в цьому випадку порушника термінів можна буде притягнути до відповідальності.
Готовий регламент директор затвердить своїм наказом. А перед цим його краще узгодити з керівниками тих підрозділів, які беруть участь в обміні документами. Поради колег допоможуть врахувати в інструкціях додаткові важливі деталі.
Папери губляться, а співробітник запевняє, що документи він в бухгалтерію віддавав? Якщо передачу первинки контролювати, то такі спори залишаться в минулому. Тому краще фіксувати, що бухгалтерія отримала паперу від співробітників інших відділів. Робити це можна в відповідному журналі. Інший варіант - знімати копію з документа і на ній робити позначку про отримання.
Рада № 2
Постарайтеся налагодити відносини з іншими відділами
Перед розробкою регламенту поговоріть з начальниками тих відділів, співробітники яких затримують первинку. Постарайтеся зрозуміти, через що відбуваються збої в документообігу.
Одна справа, якщо причина затримки в тому, що співробітники просто легковажно ставляться до документів. Тоді спробуйте подолати різницю в професійних інтересах. Поясніть колегам, що своєчасне подання паперів не примха бухгалтерії. А у затримки документів є свої наслідки: штрафи, пені і додаткові питання податківців.
Але іноді налагодити роботу з документами не виходить з-за того, що співробітники просто не встигають вчасно віддавати первинку. Наприклад, затримати документ може сам контрагент. Або працівники занадто завантажені. У першому випадку вирішувати проблему потрібно з постачальником і з ним поговорити про те обміну документами. Як правило, прискорити надходження паперів допомагає неформальна розмова з бухгалтерією контрагента і заклик до професійної солідарності. До того ж порядок обміну документами можна закріпити в договорі. Причина затримки паперів в щільному робочому графіку колеги? Узгодьте з ним прийнятний час подання документів. Краще піти на компроміс і трохи подовжити термін здачі, щоб він став комфортним для працівника. Коли заздалегідь зрозуміло, що співробітник не встигне вкластися у встановлений період, толку від таких правил буде мало.
Рада № 3
Увімкніть до Положення про преміювання пункт про санкції за запізнення з первинкою
Ще один спосіб, який допоможе дисциплінувати співробітників, вічно спізнюються з первинним, це покарання рублем. Вирішувати питання про необхідність матеріальної відповідальності за папери потрібно з керівництвом.
Компанія не має права покарати співробітника за затримку первинки штрафом. Таке дисциплінарне стягнення з точки зору Трудового кодексу буде незаконним. Відносно провинився роботодавець може використовувати тільки три види стягнень, передбачених статтею 192 ТК РФ: зауваження, догана або звільнення. До речі, про це Роструд ще раз нагадав в листі від 18 грудня 2014 р № 3251-6-1 .
Привчити співробітників до дисципліни допоможуть спеціальні пункти в Положенні про преміювання. Компанія може передбачити в документі зниження або навіть невиплату премії за порушення термінів здачі документів.
Директор вирішив зробити порушнику догану або зауваження? Тоді оформите службову записку, а з співробітника візьміть пояснювальну. На підставі цих паперів керівник складе наказ про застосування дисциплінарного стягнення.
Якщо співробітник через проблеми з первинкою не отримав премію, можна оформити службову записку на ім'я директора. Вимагати пояснювальну і складати наказ не потрібно. Адже виплата премії - право, а не обов'язок роботодавця. І цей вид покарання до дисциплінарних стягнень з статті 192 ТК РФ не відноситься.
ще поради
Пам'ятки допоможуть співробітникам перевірити, чи правильно контрагент оформив документи
Валерія Большакова, бухгалтер «Капкан»:
- Іноді первинка пізно потрапляє в бухгалтерію через те, що контрагент виписує документ з помилками. Тоді папір доводиться повертати бухгалтеру постачальника, щоб її виправили. Буває, що помилку не виходить виправити з першого разу і первинка мігрує з однієї бухгалтерії в іншу не один раз. Тоді ймовірність втратити паперу або отримати їх пізніше потрібного терміну зросте.
Тут допоможуть пам'ятки для співробітників із зразками правильно заповнених документів. Адже коли колеги будуть знати, як повинні бути оформлені акт, накладна і Рахунок-фактура , Вони зможуть перевірити їх відразу при отриманні. І якщо в документі недолік, оперативно виправити його в бухгалтерії постачальника. Щоб пам'ятки працювали ефективно, не навантажуйте їх складними термінами і формулюваннями, зрозумілими лише фахівцям в бухобліку. Краще робіть співробітників наочними зразками документів з короткими поясненнями.
Заручіться підтримкою директора
Валерія Молчанова, бухгалтер ТОВ «ТехноГорізонт»:
- Вирішити проблему з первинкою простіше, коли директор компанії бере ситуацію під свій особистий контроль. Якщо у вашій компанії питання з документами стоїть особливо гостро, то екстреної мірою допомоги стануть регулярні звітні наради. На зустрічах з керівництвом відповідальні співробітники будуть доповідати про стан справ з первинним.
Такі заходи допоможуть дисциплінувати працівників і привчать їх дбайливіше ставитися до паперів. Генеральний директор в завислих документах нічого страшного не бачить? Тоді спробуйте пояснити йому, до яких наслідків це призводить.
Наприклад, через втрату закривають документів від постачальника компанія може переплатити податок на прибуток і ПДВ. До того ж через запізнілі документів часто доводиться подавати уточнюючого розрахунку. Як правило, в них компанія суму податку до сплати зменшує. А на такі звіти інспектори звертають пильну увагу і запитують по них пояснення.
Папери губляться, а співробітник запевняє, що документи він в бухгалтерію віддавав?Причина затримки паперів в щільному робочому графіку колеги?
Директор вирішив зробити порушнику догану або зауваження?
Генеральний директор в завислих документах нічого страшного не бачить?