Факсиміле. Помилки, яких потрібно уникати

2. 2. Трудовий договір, трудова книжка
3. 3. Довіреність
4. 4. Податкові декларації
5. 5. Розрахункові документи
6. 6. Конкурсна документація
7. 7. Засвідчення документів
8. 8. Установчі документи, організаційно-розпорядча документація
9. 9. Первинні статистичні дані
10. Що робити з цими обмеженнями?
11. Факсимільне відтворення підпису дозволено законодавством
12. 2. Розсилка запрошень, поздоровлень, подяк

В даний час досить часто використовується факсимільне відтворення підпису, або факсиміле. Однак із застосуванням факсиміле пов'язаний ряд питань, наприклад: яку юридичну силу має договір, підписаний з його допомогою? Які правила потрібно врахувати, щоб договір був належним чином оформлений? Хто має право підписати договір з використанням факсиміле? І в цій статті визначимо, коли допустимо використання факсиміле, а коли строго заборонено.

В першу чергу визначимо, що ж це таке.

Легального визначення «факсиміле» на сьогоднішній день білоруське законодавство не містить. Відповідно до практики, можна визначити дане поняття наступним чином: факсиміле - відтворення точного зображення власноручного підпису шляхом використання технічних засобів. Отже, тепер давайте розберемо випадки, коли факсиміле допускається застосовувати, а також випадки, коли діє пряма заборона на таке застосування.

Коли факсиміле використовувати заборонено

1. У первинних облікових документах

Тобто всі документи, на підставі яких господарська операція відображається в регістрах бухгалтерського обліку. Кожна організація може затвердити свої форми цих документів, навіть якщо їх форми вже затверджені республіканськими органами державного управління (наприклад, ТТН-1, ТН-2, Акт виконаних робіт, Акт розрахунку торгової премії, Акт прийому-передачі).

Підстава: Ст.10 Закону Республіки Білорусь від 12.07.2013 № 57-З «Про бухгалтерський облік та звітності». Норма Закону сформульована таким чином, що передбачає неможливість заміни власноручного підпису.

2. Трудовий договір, трудова книжка

Тобто ці документи завжди повинен підписувати керівник. Або уповноважена особа, що діє на підставі довіреності від імені керівника.

Підстава: Ст.18 Трудового Кодексу Республіки Білорусь, Постанова Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 16.06.2014 № 40 «Про трудові книжки».

3. Довіреність

Таким чином, і саму довіреність підписати за допомогою факсиміле не дозволяється. Довіреність видається особі, яка буде уповноважена діяти від імені керівника організації.

Детальніше про них читайте в статті за посиланням:

Читайте також: " Доручення. Що це і як працює? "

Підстава: Ст. 186 ГК РБ

4. Податкові декларації

Податкові декларації уповноважені підписувати тільки уповноважені особи (зокрема, керівник).

Підстава: П. 6. Постанови Міністерства з податків і зборів Республіки Білорусь від 29.02.2012 № 7 «Про затвердження Інструкції про порядок подання (направлення), прийому і обробки податкових декларацій (розрахунків) з податків, зборів (мит), інших обов'язкових платежах в бюджет, а також інших документів у вигляді електронного документа та про визнання такими, що втратили чинність, постанов Міністерства з податків і зборів Республіки Білорусь від 31 грудня 2008 року № 128 і від 26 березня 2010 року № 24 »

5. Розрахункові документи

Платіжні вимоги, платіжні доручення, заяви на відкликання платіжних інструкцій.

Підстава: Постанова Правління Національного банку Республіки Білорусь від 29.03.2001 № 66 «Про затвердження Інструкції про банківський переказ»

6. Конкурсна документація

Підстава: п.36 Постанови Ради Міністрів Республіки Білорусь від 31.01.2014 № 88 «Про організацію та проведення процедур закупівель товарів (робіт, послуг) і розрахунках між замовником і підрядником при будівництві об'єктів»

7. Засвідчення документів

Відмітка про завірення копії оформляється нижче реквізиту «Підпис» і включає слово «Вірно», найменування посади особи, яка засвідчує копію, його власноручний підпис, розшифрування підпису і дату засвідчення.

Підстава: п.57 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4

8. Установчі документи, організаційно-розпорядча документація

Наприклад, накази, штатний розклад, положення, інструкції, довідки, листування.

Підстава: Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4

9. Первинні статистичні дані

Підстава: Постанова Національного статистичного комітету Республіки Білорусь від 28.08.2015 № 100 «Про затвердження Інструкції про порядок подання первинних статистичних даних».

Що робити з цими обмеженнями?

Щоб розвантажити керівника, можна видавати довіреність іншій особі, яка уповноважить його підписувати за нього документи. Але вже довіреність може підписати тільки керівник і тільки своєю рукою, а не факсиміле.

А що стосується первинних статистичних даних (пункт 9), то в цьому випадку можна прописати в посадовій інструкції співробітника відповідальність за їх складання та надання, і тим самим звільнити керівника.

Факсимільне відтворення підпису дозволено законодавством

1. У договорах, додаткових угодах, додатках, протоколах погодження цін

Якщо обидві сторони планують використовувати факсиміле при підписанні договорів, бажано закріпити це в окремій угоді. Підписано воно має бути власноручно уповноваженими представниками обох сторін, а також скріплено печаткою. Крім того, варто передбачити в подібній угоді той факт, що використання факсиміле допускається на всіх договорах, які можуть бути укладені в майбутньому.

Необхідно не тільки встановити в угоді саму можливість підписання документів за допомогою факсиміле, а й перерахувати документи, де це допускається.

Угода сторін про використання факсиміле при здійсненні операцій може бути досягнуто шляхом:

• складання окремого документа (угода про використання факсиміле має бути підписана сторонами власноручними підписами і визначати перелік документів, які можуть бути підписані з використанням факсиміле);
• включення умови про використання факсиміле в підписується сторонами договір (договір, в який включено умова про використання факсиміле, повинен бути підписаний власноручними підписами сторін);
• підписання додаткової угоди до вже укладеного договору (додаткова угода про використання факсиміле має бути підписана власноручними підписами сторін).

Якщо на договорі стоять факсимільні відтворення підписів обох сторін (нехай навіть і скріплені оригінальними круглими печатками), можна зробити висновок про те, що договір не підписаний особами, які вчиняють відповідну угоду. А якщо не підписаний, отже, і не укладено. Якщо факсиміле використовує одна зі сторін - значить, договір не підписаний нею.

Договір, підписаний з використанням факсиміле однієї або обома сторонами, в тому випадку, якщо про це немає угоди сторін або воно є, але закріплено в цьому ж договорі, буде мати юридичну силу, в разі, направлення оферти та її акцепту. Наприклад, спрямований однією стороною рахунок, якщо в ньому вказані всі істотні умови договору, і оплачений іншою стороною.

Підстава: Ст. 161 ГК РБ

2. Розсилка запрошень, поздоровлень, подяк

Факсиміле в даному випадку не заборонено, але його використання може свідчити про неповагу до адресата або про відсутність до нього інтересу.

Залишилися питання? Пишіть нам на [email protected] або телефонуйте +375 29 622-31-29.

12-06-2017

Зображення: pixabay.com

Читайте також:

← Назад