- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Як оформити списання матеріальних запасів за допомогою форм № 0504230 та № 230
- Як секретарю скласти і оформити акт
- Які акти складають в організації
- Які реквізити включає формуляр акта
- Довідка: які акти часто складають в діловодстві організації
Акт про списання матеріальних запасів ф. 0504230 повинен оформлятися на підприємстві в силу вимог Мінфіну РФ. У статті розглядаються нюанси оформлення та застосування даного документа.
Зі статті ви дізнаєтесь:
У яких випадках потрібно списання матеріальних запасів
У сучасному діловодстві існує три базових процедури списання матеріальних запасів: 
- списання матеріальних запасів в існуюче виробництво. Даний порядок регламентований п.98 наказу Мінфіну РФ від 28.12.2001 № 119н;
- списання матеріальних запасів, щодо яких ведеться спеціальний облік, в існуюче виробництво, згідно п. 107 того ж наказу;
- списання матеріальних запасів в силу їх вибуття (пп. 124-126 пріказа№ 119н).
Всі вищевказані процедури оформляються документально за допомогою спеціальних актів . Форма цих документів не закріплена законодавчо, тому організація може розробити її самостійно. На практиці, однак, найчастіше використовують вже готові, уніфіковані форми цих актів. Таких форм дві:
- форма № 0504230;
- форма № 230.
Зупинимося на специфіці використання цих форм і нюансах оформлення даних ділових паперів більш докладно.
Читайте також:
Як оформити списання матеріальних запасів за допомогою форм № 0504230 та № 230
Єдина стандартна форма акта про списання матеріальних запасів № 0504230 введена в обіг наказом Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52Н. Ви можете використовувати її для документального оформлення будь-який з перерахованих вище процедур списання матеріальних запасів.
Зокрема, вона дозволяє:
Провести оформлення списання матеріальних запасів в діюче виробництво шляхом відображення назви, кількості, ціни, суми і номера (шифру) зазначених запасів (на підставі п. 98 наказу № 119н);
Провести оформлення списання матеріальних запасів унаслідок їх вибуття шляхом відображення:
- найменувань зазначених запасів, перерахування їх відмінних властивостей, кількості, причин, за якими здійснюється списання цих запасів, а також додаткові відомості про проведені стягнення з осіб, винних у списанні;
- даних про реальну собівартість, терміни зберігання, датою, коли були отримані матеріальні запаси і т.д.
Провести оформлення списання матеріальних запасів, що стоять на особливій обліку шляхом відображення:
- відомостей про факти переміщення запасів, їх витрат, в т.ч. про факти економії коштів або їх перевитрату;
- відомостей про залишки матеріальних запасів за станом на початок звітного періоду і його закінчення (дана форма звіту може бути доповнена необхідними полями).
Поряд з діючою нині формою № 0504230 продовжує використовуватися інша стандартна форма - №230. Вона була затверджена наказом Мінфіну РФ від 30.12.1999 № 107н. Незважаючи на те, що сам наказ втратив чинність, форма, яка була їм введена і затверджена, продовжує функціонувати. Зокрема, сферою її застосування є:
- складання актів, що оформляють факт списання матеріальних запасів у виробництво;
- складання актів, що оформляють факт списання особливим чином враховуються матеріальних запасів або списання їх в силу вибуття. В цьому випадку в форму документа додаються спеціальні поля.
Зразок акта про списання матеріальних запасів представлений нижче:
Додаткові відомості про форму акта списання матеріальних запасів можна знайти в статті по засланні .
Як секретарю скласти і оформити акт
Робота різних комісій в організації відбивається в актах.
Факти, які були встановлені поруч осіб або події, які мали місце бути і підтверджені показаннями свідків, фіксуються в документах даного виду. Ділові папери подібного призначення складаються також за результатами ревізійних інспекцій діяльності підприємства або його конкретних структурних підрозділів, а також результатів роботи певних посадових осіб, при здійсненні прийому і передачі справ, здачі об'єктів в експлуатацію і в ряді інших випадків, наприклад, при підготовці документів до передачі в архів, списанню або знищенню в установленому порядку.
Далі ми докладно розглянемо порядок складання актів на підприємстві, нюанси їх підготовки та оформлення.
Довідка
Які акти складають в організації
Серед різновидів актів зустрічаються: акт приймання-здачі: робіт, обладнання, матеріальних цінностей, документів; обстеження: стану техніки безпеки, акт списання матеріальних запасів і ін.
Деякі різновиди даних ділових паперів мають уніфіковану форму, наприклад акт про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання.
Однак більшість цих документів складають у довільній формі або за рекомендаційними формам, які були розроблені у ВНДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД).
Які реквізити включає формуляр акта
Акти складають на бланках, які включають реквізити бланка конкретного виду документа відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003. Акти, в яких документують перевірочні заходи, затверджуються керівником організації або уповноваженим ним особою.
Формуляр акта включає реквізити:
- назва підприємства,
- назва ділової папери,
- дата події, що став предметом акта,
- реєстраційний номер,
- місце складання документа,
- гриф обмеження доступу до - при необхідності,
- заголовок до тексту,
- текст,
- відмітка про контроль - при необхідності,
- відомості про кількість складених примірників акта,
- підписи,
- візи ознайомлення,
- відмітка про отримання примірника акта зацікавленим посадовою особою,
- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
Тема граматично узгоджується зі словом «акт» з приводом «о» / «про» чи без прийменника:
- про відсутність на робочому місці;
- про нещасний випадок на виробництві;
- перевірки фінансово-господарської діяльності;
- списання матеріальних цінностей.
Терміном є дата складання. Якщо проводили перевірку, в тексті документа вказують її дату або період часу:
«У період з 13.02.2018 по 17.02.2018 комісія провела перевірку зберігання матеріальних цінностей на ...».
Текст складається з двох частин: вступної і констатуючої.
У вступній частині дається вказівка на назву документа, згідно з яким було створено комисси, вказується його номер і дата. В інших випадках це може бути назва ділової папери, її номер і дата видання, на підставі якої проводяться заходи, зафіксовані актом або послужили підставою для його складання.
Потім в преамбулі наводиться склад комісії, де повинні бути вказані ініціали, прізвище і посаду голови, а також ПІБ і посади всіх членів комісії.
Приклад. Відповідно до встановленої практики, прізвища осіб, що входять до складу комісії, сортують або за алфавітом, або по ієрархії посад. Нумерація списку здійснюється арабським цифрами з крапками. Інтервал списку - полуторний. Якщо при проведенні заходу присутні особи, які не є членами комисси, вони також повинні бути вказані в преамбулі до акту.
Зверніть увагу! Розділ "Підстава" є тією частиною даної ділової папери, який відрізняє її від усіх інших документів. В даному розділі повинні бути перераховані причини, в силу яких дана папір була складена, обов'язково містить інформацію про кількість примірників акта і місцезнаходження кожного з них. Зверніть увагу також, що документ повинен бути підписаний не тільки головою комісії, а й усіма її членами.
У тій частині тексту, яку прийнято називати "констатуючій", дається виклад цілей, завдань і характеру роботи, проведеної комісією. Тут же повинні бути зафіксовані факти, які були встановлені, зроблені висновки про результати, які були отримані, а також надано пропозиції щодо усунення недоліків, якщо такі були виявлені. Виклад тексту дається від третьої особи однини - "комісія виявила".
Кількість екземплярів даної ділової папери визначається потребами інстанцій та посадових осіб, які в цьому зацікавлені. В кінці тексту повинні бути поміщені відомості про кількість примірників і їх фізичному місцезнаходження.
Ще один нюанс, на який слід звернути увагу - акт повинен бути підписаний співробітниками, які брали участь у його складанні, але при це повинні бути вказані не посади співробітників, а їх обов'язки, як членів комісії - голова, член комісії. Після того, як ділова папір підписана всіма членами комісії, він вважається прийнятим і вступає в силу.
Довідка: які акти часто складають в діловодстві організації
Ви отримали кореспонденцію, у якій є додаток, а докладені до супровідного листа документи подані не в повному обсязі. Або ще варіант: на адресу організації помилково вислані документи, що не належать до супровідного листа про них. Після розтину такої кореспонденції запросіть незацікавлених свідків і складіть акт перевірки отриманих документів.
Вам доручили оформити, як була проведена перевірка діяльності структурного підрозділу організації. Наприклад, перевірку діяльності діловодного підрозділу проводять регулярно - раз на рік або півріччя. Перевірку проводить комісія, до складу якої можуть входити фахівець з управління персоналом, економіст і бухгалтер організації. Голова - керівник організації або його заступник.
Читайте також: