А хтось все ще витрачає півдня на пошті, відправляючи акти - кейс з впровадження електронного документообігу

1. Яку проблему виявили
2. Що зробили в першу чергу
3. Технічні запитання
4. Організаційні питання
5. Юридичні питання
6. коментар юриста

Маргарита Новосельцева - керівник IT-напрямку бухгалтерського сервісу "Роби Своє Дело". Податковий консультант, експерт в області бухгалтерського консалтингу з 13-річним досвідом роботи. Автор порталів probusiness.io, kv.by. Співавтор випусків "Шпаргалки керівника".

Роман Шпаковський - партнер міжнародної юридичної фірми VILGERTS Legal & Tax. Спеціалізується в таких галузях права, як M & A, цінні папери, корпоративні спори і міжнародне оподаткування. Є експертом по спільним інвестиціям і досудовому врегулюванню спорів, а також податкового планування та захисту активів. Роман є членом Міжнародної податкової асоціації (IFA) і регулярно публікується в провідних ділових і юридичних виданнях Білорусі.

Багато компаній переходять на документообіг в цифрі і в хмарі - це просто, зручно, оперативно. І дозволяє економити - як час співробітників, витрачений на паперову роботу, так і фінанси компанії на поштову пересилку. Маргарита Новосельцева розповіла, як її компанія вирішила перейти на електронний документообіг і що з цього вийшло. А Роман Шпаковський пояснив, як переробити договори з контрагентами при переході на «цифру».

Яку проблему виявили

Ми займаємося бухгалтерським супроводом малого і середнього бізнесу і за місяць виставляємо від 100 до 500 актів виконаних робіт (5-25 актів в день). Як правило, кожен документ потрібно роздрукувати в двох примірниках і відправити клієнту з підписом і печаткою. А це - понад 100 листів або кур'єрських відправлень на місяць.

Надіслати рекомендований лист через Белпочта в середньому коштує 1,5-2 руб., А доставка документів кур'єром - ще дорожче. При цьому потрібно враховувати час співробітника, який друкує і готує документи для відправки. Або час того ж кур'єра, який упаковує документи і заповнює конверти. Час - це гроші, тобто заробітна плата цих працівників.

А скільки часу співробітника витрачається на стояння в чергах на пошті? У дні отримання пенсій та оплати комунальних це може зайняти 2 години. А поки працівник пошти наклеїть на конверти все марки, прикріпить до кожного листа повідомлення, зважить і вважатиме загальну суму, то це ще мінімум одну годину. Додайте до цього час на дорогу від офісу до пошти і назад. В результаті половину робочого дня співробітник присвячує поштою, а міг би за цей час зробити багато важливих справ.

Більшість наших клієнтів стикалося з такими ж труднощами в роботі. Вихід побачили у впровадженні електронного документообігу. Питання про скорочення грошових і часових витрат на виставлення рахунків і актів виконаних робіт було піднято дуже швидко.

Що зробили в першу чергу

В першу чергу визначили наші критерії для впровадження електронного документообігу - це повинно бути зручно у використанні, швидко і дешево:

1. Все повинно працювати в пару кліків, без складних комбінацій і великої кількості програм.
2. Це повинно бути вигідно усім користувачам, незалежно від того, де вони знаходяться.
3. Витрати на впровадження повинні бути мінімальними.

Глибше опрацьовуючи тему і етапи робіт, ми також визначили три блоки питань, над якими потрібно було працювати:

1. Технічні - як реалізувати наші ідеї.
2. Організаційні - як донести всі нововведення до контрагентів.
3. Юридичні - щоб всі наші документи мали законну силу і були визнані нашими перевіряючими та контрагентами.

Технічні запитання

Ми скоротили список можливостей підписання документів з боку виконавця до двох варіантів, які можна впровадити в нашій країні, і реалізували обидва варіанти: з ЕЦП (електронним цифровим підписом) і без ЕЦП - через факсимільне відтворення печатки та підпису.

Розповім як працюють ці варіанти.

1. Підписання документів без ЕЦП - через факсимільне відтворення печатки та підпису:

1. Певна програма генерує за шаблоном документ в потрібному вам форматі (* .doc, * .docx, * .PDF, * .txt, * .rtf і т.д.)
2. У документ вставляється шаблон картинки підпису та печатки уповноваженої особи.
3. Далі документ відправляється на електронну пошту клієнта.

Наша компанія кілька років тому відмовилася від програм компанії «1С» на користь сервісу онлайн-бухгалтерії роби Справа , Де реалізована можливість відправки документів з програми на пошту контрагента з факсимільними підписом і печаткою. Ми даємо клієнтам безкоштовний доступ до програми, і вони відразу можуть використовувати цей спосіб, не витративши ні копійки, - досить завантажити скан підпису та печатки в програму.

Звучить заманливо? Але є нюанси, про які розповім нижче.

2. Підписання документів з ЕЦП. Йдеться про використання електронного документа (ЕД) - файлу в електронному вигляді (* .doc, * .docx, * .PDF, * .txt, * .rtf і т.д.), який має електронний цифровий підпис. У 2016 році ми виступили ініціаторами опрацювання компанією роби Справа варіантів впровадження підпису документів за допомогою ЕЦП. В результаті рішення було реалізовано роби Справа спільно з компаніями velcom і «Авест».

Ми ведемо облік, використовуючи хмарний сервіс - це дає можливість роботи з будь-якого комп'ютера в будь-якому місці, де є інтернет. Тому шукали зручний варіант з ЕЦП. Рішення було знайдено: послуга SimID (проект velcom і «Авест») має на увазі використання спеціальних sim-карт в якості сховищ сертифікатів ЕЦП замість традиційних флешок.

Як влаштована робота з ЕЦП на практиці:

1. Бухгалтер / менеджер в сервісі онлайн-бухгалтерії створює документ (акт / рахунок).
2. Натискає кнопку для відправки документа з ЕЦП і підписує цей документ ЕЦП через стільниковий телефон, тобто отримує електронний документ.
3. Лист йде клієнту у вигляді ЕД на зазначену електронну пошту.

Необхідно відзначити, що у контрагентів повинна бути можливість перевірки дійсності підпису в ЕД. При відправці документа відразу ж висилається інструкція, як контрагент може перевірити ЕЦП, використовуючи ключ ІМНС.

Як це працює для клієнтів: вони купують спеціальну sim-карту velcom і отримують сертифікат, потім їм надається доступ до програми.

Така автоматизація документообігу не вимагає великих витрат:

1. Сімка і сертифікат - разовий платіж до 100 руб.
2. Платіж за ЕЦП - платіж за додатковий функціонал і можливість роботи 45 руб. у місяць
3. Відправка СМС (за кожен документ в середньому) - 0,05 руб.

Організаційні питання

У договорі чітко прописаний весь механізм документообігу, але часто договори підписує одна людина, а документами (актами) займається інша людина (бухгалтер).

Тому ми підготували інструкцію-пояснення з найпоширенішими можливими ситуаціями, яку відправляли кожного клієнта.

У договорі прописали, що видамо оригінал документа на першу вимогу контрагента в робочий час в офісі компанії. Звертаються і приїжджають в офіс одиниці.

Підсумкові висновки. Як ми вже показали, при організації електронного документообігу можна обходитися досить простими способами і при цьому економити багато сил і часу. Всі ці заходи допомагають насолоджуватися швидкістю роботи і непогано при цьому заощадити. Для цього достатньо:

1. Підготувати інформаційний лист, що пояснює новий спосіб роботи для вручення несучасним контрагентам.
2. Перейти на бухгалтерський або управлінський софт, який дозволяє відправляти акти прямо з системи у вигляді електронного документа або у вигляді документа в електронному вигляді з відтворенням підпису та печатки.
3. Навчити співробітників і контролювати виставлення документів тільки таким чином, щоб не порушувалася системність роботи.
4. Переробити договори з контрагентами.

Юридичні питання

Що стосується переробки договорів з контрагентами при переході на електронний документообіг, то вирішити ці питання нам допомогла юридична компанія, яка підготувала документи таким чином, щоб вони мали юридичну силу і з ними було зручно працювати.

коментар юриста

В угоді / договорі при використанні електронного документообігу необхідно передбачити:

1. Можливість використовувати факсимільне відтворення печатки та підпису (при необхідності).

Орієнтовна формулювання положення може бути такий:

«Сторони мають право підписувати угоди / договори / акти / рахунку / протоколи про узгодження порядку оплати послуг з використанням факсимільного відтворення підписів керівників і печаток сторін».

2. Обмін документами через електронну пошту.

Орієнтовна формулювання положення наступна:

«Сторони підтверджують юридичну силу будь-яких повідомлень, переданих по електронній пошті (іншими способами, зазначеними в угоді). При цьому сторони визнають, що отримання та / або відправлення листів, в т.ч. містять документи з використанням факсимільних печаток і підписів, з зазначених в реквізитах угоди / договору адрес є офіційною листуванням сторін.

Сторони забезпечують тільки уповноваженим угодою особам доступ до даних засобів комунікації. Сторони погодилися вважати, що факт відправлення документів з зазначеного в угоді / договорі адреси (ящика) електронної пошти дозволяє достовірно встановити, що документи виходять від відповідної сторони ».

3. Своєчасна перевірка електронної скриньки.

Орієнтовна формулювання положення:

«Сторони зобов'язуються здійснювати відправку повідомлень про доставку / відкритті відповідного листа і здійснювати щоденний контроль, що є підтвердженням того, що сторони відкрили і прочитали відповідні листи протягом 24 годин з моменту відправки такого повідомлення».

4. Автоматичне прийняття актів. Акти вважаються автоматично прийнятими, якщо протягом певного терміну сторона, яка одержала акт, що не направила мотивовану відмову контрагенту. Це значно спрощує роботу сторін.

Орієнтовна формулювання положення може звучати так:

«При відсутності мотивованих заперечень, поданих протягом X днів з моменту отримання акту, послуги вважаються прийнятими в повному обсязі. У разі ухилення від підписання акта, акт може бути підписаний в односторонньому порядку після закінчення періоду для відправки заперечень. Обидві сторони в такому випадку можуть зробити позначку в акті про одностороннє підписання акту ».

5. Зміна реквізитів. Це важливий пункт при обороті документів через електронні засоби комунікації.

Орієнтовна формулювання положення:

«При зміні адреси (в т.ч. електронного), телефонних номерів, інших засобів комунікацій, банківських реквізитів однієї зі сторін, сторони зобов'язуються в установленому порядку повідомляти одна одну про такі зміни в триденний термін. В іншому випадку, повідомлення, передані по відомому останньою адресою або телефоном, вважаються переданими належним чином ».

6. Конкретний формат документів, наприклад, документи в форматі .pdf.