- Копія туристичного ваучера
- Лист на фірмовому бланку іноземцю
- Візовий збір запрошення (зразок)
- Лист запрошення на зустріч
- Лист запрошення на захід (зразок)
- Лист запрошення на переговори
- Лист запрошення на переговори (зразок)
Будь-яке запланований захід, що вимагає присутності сторонніх осіб (не співробітників компанії), має на увазі попередню відправку листів-запрошень. При цьому відмінності між самими заходами відображаються і на тексті запрошень. У даній статті ми розглянемо, як скласти офіційне запрошення на будь-яку зустріч або переговори.
У цій статті розглянемо:
- офіційний лист-запрошення;
- лист-запрошення на зустріч;
- Лист на фірмовому бланку на переговори.
Копія туристичного ваучера
Організація і підготовка будь-якого заходу (на якому планується присутність відвідувачів) проводиться з урахуванням створення і розсилки листів-запрошень. Особливо це стосується заходів, для яких складаються списки гостей, чия присутність є бажаною.
В такому випадку буде недостатньо просто зателефонувати туди і повідомити про майбутню подію. Важливо, щоб запрошений людина усвідомлювала масштаб події та власну значущість. Саме для цього ми і розглянемо, як правильно скласти лист запрошення (зразок наведено нижче).
Лист на фірмовому бланку (зразок)
Для початку рекомендуємо розібратися в класифікації подібної кореспонденції і в нюансах її оформлення.
Офіційний лист запрошення є різновидом листів-повідомлень . Належність до цієї категорії визначається виходячи з мети запрошення: повідомити потрібних осіб про майбутній захід, час і місце його проведення. Даний лист відрізняється тим, що відправляється в єдиному екземплярі особисто кожному запрошеному. Простіше кажучи, кожен лист запрошення є іменним.
Більш того, воно може містити інформацію, що стосується кожного запрошеного окремо (наприклад, номер місця, ряд і т.д.).
Листи - прохання і запити
Листи інформаційного характеру
Оформляємо лист-вимога без помилок
Особливості оформлення запрошення листи пов'язані з відсутністю стандартного оформлення листів. Як правило, запрошення має більш презентабельний вигляд, ніж просте ділове лист. Для його оформлення часто використовують хорошу папір (не стандартні офісні), різні елементи декору та інше. При цьому запрошення може бути написано від руки красивим каліграфічним почерком. Загалом, як ви вже зрозуміли, цей лист може мати практично будь-який колір і вид.
Відзначимо, що в даному випадку для оформлення дуже рідко використовуються стандартні форми ділового листа. Однак якщо потрібно скласти офіційний лист запрошення на діловий захід, то його оформлення з використанням бланка листи допустимо.
Лист на фірмовому бланку іноземцю
Відправляючи лист запрошення іноземним громадянам, необхідно враховувати, що вони можуть абсолютно не знати ваше місто. У такому випадку відмінним рішенням стане додаток до листа супровідних документів, що представляють собою схему проїзду до місця проведення, вашої організації і т.д.
Також в даному випадку необхідно подбати про заселення іноземця в готель на час його перебування. Якщо приймаюча сторона оплачує проживання, переліт, трансфер та інші послуги, то про це також слід згадати в супутніх до запрошення документах.
Іноземний гість повинен розуміти, що відвідування цього заходу не стане для нього проблемою, а буде приємним подорожжю. Більш того, рівень підготовки до приїзду іноземного гостя значно знизить варіант можливої відмови.
Візовий збір запрошення (зразок)
при складанні листи запрошення для іноземців необхідно враховувати національні особливості. При цьому не варто писати запрошення на рідній мові запрошеного: досить буде скласти його на англійській мові. Повірте, складене запрошення англійською мовою створить більш приємне враження, ніж на японському, але з великою кількістю помилок.
Запрошення для іноземців на захід слід відправляти набагато раніше, ніж для інших учасників. Плануючи проведення подій з присутністю іноземних громадян, враховуйте, скільки часу їм потрібно для оформлення необхідної документації (візи, відпустки), переліт і т.д.
Лист запрошення на зустріч
Лист запрошення на зустріч слід адресувати безпосередньо зацікавленим особам. В даному листі слід докладно описати тему зустрічі, питання, які будуть на ній розглянуті. Також слід повідомити про місце проведення зустрічі і про час. При цьому подібне запрошення можна відправити тільки керівнику конкретної організації.
При необхідності він сам може вирішити про необхідність присутності інших компетентних співробітників. Однак подібний пункт вимагає повідомлення в листі, щоб заздалегідь можна було спланувати посадочні місця для всіх присутніх. Прочитайте шаблон офіційного листа запрошення, щоб ознайомитися з його оформленням.
Лист запрошення на захід (зразок)
Лист запрошення на переговори
Перед тим, як задуматися про відправку запрошення, слід враховувати, що переговори бувають двох видів: оперативні і планові. При підготовці оперативної наради (яка проводиться за певним графіком), секретар повинен зайнятися запрошенням учасників, оповіщенням керівника про неявившихся і з'ясуванням причин відсутності. Під час проведення оперативної наради секретар повинен перебувати в приймальні і здійснювати прийом дзвінків і відвідувачів.
При проведенні планового наради (засідання) з великим числом учасників підготовка починається за 1,5-2 тижні до його проведення і включає в себе наступні етапи:
- призначення дати, часу і місця проведення наради;
- складання порядку денного, списку учасників і доповідачів;
- виконання робіт, які можуть знадобитися перед початком наради;
- складання тексту запрошення.
Особливий вид переговорів являє собою так званий «мозковий штурм». Такий захід проводиться в разі, коли необхідно вирішити складну проблему, знайти вихід із заплутаної ситуації, прийняти відповідальне рішення.
Лист запрошення на переговори (зразок)
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Як подавати чай і кава діловим партнерам і співробітникам в кабінеті керівника?
- Які англійські фрази допоможуть організувати поїздку для партнерів?
- Засідання колегіальних органів: складаємо протоколи