інвентаризація майна

1. Терміни обов'язкової інвентаризації
2. Правила проведення інвентаризації майна
3. Наказ про інвентаризацію
4. Зразок 1. Наказ про проведення інвентаризації в довільній формі
5. Зразок 2. Наказ про проведення інвентаризації в типовою формою
6. Комісія з інвентаризації
7. Підготовка до інвентаризації
8. Проведення інвентаризації майна
9. Оформлення результатів інвентаризації
10. Надлишки і недостача
11. Зразок 3. Відомість розбіжностей за результатами інвентаризації
12. Особливості проведення інвентаризації фінансових зобов'язань
13. Помилки при інвентаризації та штрафи

Розглянемо, як встановити порядок і строки проведення інвентаризації. Після проведення інвентаризації потрібно зафіксувати результати перевірки.

З жовтня по грудень установи інвентаризують майно, фінансові зобов'язання та майнові права. В яких випадках проводити перевірки, які документи скласти і як оформити результати, - в статті.

Зміст статті:

Терміни обов'язкової інвентаризації

Перед тим, як почати складати річну звітність проводите обов'язкову інвентаризацію, в тому числі і на позабалансі. Зробіть це не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризувати майно потрібно для того, щоб дані в звітності були достовірними. Інакше установа або відповідальних співробітників можуть оштрафувати.

Детальна інструкція по проведенню річної інвентаризації

Основні засоби можна інвентаризувати раз в три роки, бібліотечний фонд - раз в п'ять років (п. 80 СГС і п. 1.5 Методичних вказівок, затверджених наказом Мінфіну № 49 від 13 червня 1995). Конкретні терміни і періодичність встановіть в обліковій політиці.

На замітку

Коли ще проводити обов'язкову інвентаризацію

Проведіть обов'язкову інвентаризацію, коли установа:

• передає майно в оренду, управління, безоплатне користування або на зберігання;
• викуповує або продає майно - комплекс об'єктів обліку;
• змінює відповідальних, матеріально відповідальних співробітників . Якщо в установі встановлено колективна відповідальність, то інвентаризують майно, коли змінюється керівник колективу або вибувають більше 50 відсотків членів колективу;
• виявляє крадіжку, зловживання або псування майна;
• після стихійних лих, пожежі, інших надзвичайних ситуацій;
• реорганізують або ліквідують установа. Інвентаризацію потрібно буде провести перед тим як скласти ліквідаційний (розділовий) баланс;

Проводьте обов'язкову інвентаризацію в інших випадках, встановлених законодавством або за рішенням вищого органу. Наприклад, федеральні установи інвентаризують дебіторку за видатками та капвкладення.

Правила проведення інвентаризації майна

Щоб результати інвентаризації були визнані, потрібно без помилок провести інвентаризацію майна. Так як існують певні правила проведення інвентаризації майна, які строго регламентовані законом.

Наказ про інвентаризацію

Видайте наказ про проведення інвентаризації в довільній формі (див. Зразок 1), або використовуйте типову форму інв-22 , Яка затверджена постановою Держкомстату № 88 від 18 серпня 1998 р (Див. Зразок 2). Обов'язково вкажіть в ньому:

• причину інвентаризації,
• склад комісії,
• яке майно і зобов'язання перевіряєте,
• дати початку і кінця інвентаризації.

Зареєструйте наказ в журналі обліку і контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації ( форма інв-23 ).

Зразок 1. Наказ про проведення інвентаризації в довільній формі

завантажити зразок

Зразок 2. Наказ про проведення інвентаризації в типовою формою

завантажити зразок

Комісія з інвентаризації

Інвентаризацію повинна проводити спеціальна комісія, склад якої затверджує наказом керівник установи. У неї потрібно включити як мінімум двох осіб. Це можуть бути:

• представники адміністрації;
• працівники бухгалтерії, служб внутрішнього контролю або аудиту;
• незалежний консультант. Наприклад, укладіть договір з аудитором;
• фахівці інших служб і відділів установи. Наприклад інженер, економіст.

Важливо запам'ятати!

До складу інвентаризаційної комісії не включайте матеріально-відповідальних співробітників.

Підготовка до інвентаризації

Перед тим, як почати інвентаризацію, нужн:

1. Надати комісії прибуткові та видаткові документи, звіти про рух матеріальних цінностей і грошей.

2. Взяти у матеріально відповідальних співробітників розписку про те, що він:

• здав всі прибуткові і витратні документи на ввірене йому майно в бухгалтерію і інвентаризаційну комісію;
• оприходував або списав майно, за яке він відповідає.

Також необхідно підготуйте інвентаризаційні описи за уніфікованими бланків. Для кожного виду майна заповніть свою форму:

• інвентаризаційний опис цінних паперів ( ф. 0504081 );
• інвентаризаційний опис залишків на рахунках обліку грошових коштів ( ф. 0504082 );
• інвентаризаційний опис заборгованості за кредитами, позиками (позиками) ( ф. 0504083 );
• інвентаризаційний опис стану державного боргу РФ в цінні папери ( ф. 0504084 );
• інвентаризаційний опис стану державного боргу РФ за отриманими кредитами та наданим гарантіям ( ф. 0504085 );
• інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) бланків суворої звітності і грошових документів ( ф. 0504086 );
• інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) по об'єктах нефінансових активів ( ф. 0504087 );
• інвентаризаційний опис наявних грошових коштів ( ф. 0504088 );
• інвентаризаційний опис розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами ( ф. 0504089 );
• інвентаризаційний опис розрахунків за надходженнями ( ф. 0504091 ).

Повний перелік документів з інвентаризації та інструкції щодо їх заповнення дивіться в таблиці . А правила оформлення описані в Наказі Мінфіну від 30.03.2015 №52н .

Проведення інвентаризації майна

В інвентаризації повинні брати участь всі члени інвентаризаційної комісії і відповідальні співробітники. При огляді майна повинні бути присутні всі члени комісії. Якщо не буде хоча б одну людину, то результати інвентаризації можуть визнати недійсними. Виняток - частина членів комісії інвентаризує майно онлайн шляхом відео- та фотофіксації. Головне закріпити таку можливість в обліковій політиці ( лист Мінфіну № 02-07-10 / 77499 від 23 грудня 2016 р ).

Обов'язок бути присутнім при інвентаризації відповідального і матеріально відповідальної співробітників пропишіть в обліковій політиці і включіть в умови трудового договору та договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток 2 до постановою Мінпраці № 85 від 31 грудня 2002 р ).

Якщо відповідальний співробітник захворів, знаходиться у відпустці або відсутній з інших причин, то проводите інвентаризацію без нього, але обов'язково зробіть позначку про це в інвентаризаційного опису.

Оформлення результатів інвентаризації

Оформіть результати інвентаризації документально. На титульній сторінці інвентаризаційних описах комісія повинна написати свій висновок. Якщо виявлено недостачі або надлишки зробіть про це позначку, якщо все в порядку - пропишіть, що залишки на рахунках бухобліку відповідають фактичним даним. Після цього опис підписують усі члени інвентаризаційної комісії, а відповідальний співробітник на першій сторінці повинен підтвердити, що у нього немає претензій до членів комісії і інвентаризація проведена в його присутності.

На підставі інвентаризаційних описів складіть акт про результати інвентаризації (ф. 0504835).

Завантажити бланк акту про результати інвентаризації за формою 0504835

Його підписують всі члени комісії, а потім стверджує керівник. Якщо за підсумками інвентаризації є розбіжності з урахуванням, то акту прикладіть відомість за формою 0504092.

А як бути, якщо під час інвентаризації надійшли нові товари? В цьому випадку оформите їх окремою описом і оприбутковують товари після інвентаризації. А на супровідних документах зробіть позначку «після інвентаризації» і вкажіть реквізити опису.

Результати інвентаризації відобразіть:

• в обліку і звітності того місяця, коли її закінчили;
• у річній звітності - для інвентаризації за підсумками року;
• в обліку на дату ліквідації або реорганізації - для установ, які ліквідують або реорганізують.

Підстава - пункт 82 СГС «Концептуальні засади бухобліку і звітності» .

Надлишки і недостача

Якщо в результаті інвентаризації виявлено лишки або недостача, оформите відомість розбіжностей за результатами інвентаризації (ф. 0504092). Складіть її тільки для майна, за яким є відхилення від облікових даних (див зразок 3).

Зразок 3. Відомість розбіжностей за результатами інвентаризації

завантажити зразок

За всіма недостач і лишків, пересортице візьміть письмові пояснення з матеріально відповідальної особи, відобразити це в інвентаризаційних описах. На підставі пояснень і результатів інвентаризації комісія визначить причини відхилень.

Не забудьте відобразити розбіжності в річній звітності:

• бюджетні та автономні установи - в таблиці 6 Пояснювальної записки ( ф. 0503760 );
• казенні установи - в таблиці 6 Пояснювальної записки ( ф. 0503160 ).

Особливості проведення інвентаризації фінансових зобов'язань

Фінансові зобов'язання необхідно також інвентаризувати раз на рік - перед річною звітністю, а також і в інших обов'язкових випадках. Тобто потрібно підтвердити аналітичні залишки за такими рахунками бухгалтерського обліку:

1. Розрахунки з постачальниками та підрядниками, з покупцями і замовниками, з іншими дебіторами і кредиторами. Складіть акт звірки взаєморозрахунків, де зафіксуєте суму заборгованості. Перевірте обґрунтованість заборгованості та визначте терміни її виникнення.

2. Розрахунки з кредитно-фінансовими організаціями. Проведіть акт звірки розрахунків з бюджетом та позабюджетними фондами. Ці дані порівняйте з залишками на рахунках 303 00.

3. Розрахунки з іншими дебіторами і кредиторами. Перевірте розрахунки з персоналом з оплати праці, чи немає у них депонованих сум, а також переплати. Аналогічно проведіть ревізію розрахунків з підзвітними особами, подивіться, чи всі видані кошти були використані за призначенням.

Результати інвентаризації зафіксуйте в інвентаризаційного опису. Виділіть в ній заборгованість з вичерпаним терміном позовної давності.

Помилки при інвентаризації та штрафи

Якщо провести інвентаризацію не за правилами або оформити її результати з порушеннями, то це призведе до спотворення даних в бухгалтерській звітності. А це загрожує штрафами або дискваліфікацією. Такі помилки зазвичай знаходять при перевірці. У таблиці 1 наведені найпоширеніші помилки, які допускають при інвентаризації.

На замітку

Установа має право оштрафувати саме за те, що вона не провела інвентаризацію зброї та набоїв, а також наркотичних засобів, психотропних речовин та їх прекурсорів

Таблиця 1. Помилки при інвентаризації

Порушено порядок проведення інвентаризації Чи не затверджені:

• порядок і строки проведення інвентаризації;
• склад інвентаризаційної комісії.

Порядок і терміни інвентаризації закріпіть в обліковій політиці. Склад комісії встановіть в наказі. Не отримано розписки від відповідальних осіб про те, що всі прибуткові і витратні документи здані в бухгалтерію. Перед початком інвентаризації відповідальні особи дають розписки в інвентаризаційних описах за формами № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. Відкрито доступ сторонніх осіб до приміщень, в яких проводиться інвентаризація. Перед відходом комісія опечатує приміщення, де зберігаються матеріальні цінності. В обідню перерву, нічний час потрібно зберігати описи в шафі або сейфі в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація. У наказі про призначення інвентаризації вказують відповідальних осіб, в сейфі у яких будуть зберігатися інвентаризаційні описи (касир, головний бухгалтер або керівник). Відсутні деякі з членів комісії (хвороба, відпустка, відрядження). Якщо відсутній один з членів комісії, то призупините інвентаризацію. Або замініть його іншим співробітником, але спочатку зафіксуйте це в наказі керівника. Не проводиться інвентаризація дебіторської заборгованості. Щоб обгрунтувати списання безнадійних боргів проведіть інвентаризацію дебіторської заборгованості. А результати відобразіть в інвентаризаційного опису по ф. 0504089. Неправильно оформлені результати інвентаризації Несвоєчасно відображені результати інвентаризації. Результати інвентаризації відобразіть в обліку і звітності того місяця, в якому інвентаризація завершена. Якщо її провели перед складанням річної звітності, то результати відобразіть в бухгалтерській звітності за рік. Інвентаризаційний опис складена в одному примірнику. Інвентаризаційні описи складіть в двох і більше примірниках. По майну, яке перебуває на відповідальному зберіганні, в оренді, складіть три примірниках, щоб передати один з них власнику майна. В описі є помилки і виправлення, які не підписані і не завірені членами комісії. Виправте помилку в описі закресливши її і поставивши правильні дані із зазначенням напису «Виправленому вірити» або «Виправлено». А потім завірте її підписом всіх членів комісії та осіб, відповідальних за збереження майна, за яким робляться виправлення В описі не підведені підсумки по кожній сторінці, є незаповнені рядки. На кожній сторінці опису прописом вкажіть число порядкових номерів матеріальних цінностей і їх загальний підсумок в натуральних показниках. У незаповнених рядках проставте прочерки. На останній сторінці опису відсутній підпис відповідальної особи про відсутність претензій до комісії і прийомі майна на відповідальне зберігання. Візьміть розписку у відповідальної особи про те, що перевірка проводилася в його присутності, у нього немає претензій до комісії і він прийняв на зберігання майно, вказане в описі за формами № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. Чи не складена відомість розбіжностей по результатами інвентаризації. Надлишки і нестачі відбивайте у відомості за формою 0504092.

Про порядок виправлення первинних документів читайте в рекомендації Системи Держфінанси .