Реклама
Реклама
Реклама

Як правильно завірити копію документа: зразки і порядок дій

  1. Для чого може знадобитися така дія
  2. Засвідчення в організації
  3. У нотаріуса
  4. електронні документи
  5. Засвідчення іноземної документації для відправки в зарубіжні країни

Майже у кожного з нас з'являється ситуація, коли необхідно надавати документацію, завірену певним способом Майже у кожного з нас з'являється ситуація, коли необхідно надавати документацію, завірену певним способом. Певні органи вимагають запевнення кожного документа посадових осіб. Без виконання подібних позначок буває неможливим здійснення деяких дій.

В основному достатньою є підпис людини, яка надає документи. Але в деяких випадках може знадобитися спеціальне позначення від організації або нотаріуса.

Зміст статті

Для чого може знадобитися така дія

Правильне завірення ксерокопій документа означає присутність всіх реквізитів, визначених законодавчо Правильне завірення ксерокопій документа означає присутність всіх реквізитів, визначених законодавчо. Це дає документу юридичну силу.

Завірена документація може використовуватися для здачі в суд, податкову, контрагентам, працівникам позабюджетних фондів, надання фахівцям та ін. Вона має важливе значення в захисті інтересів і виконанні прав для фізичних і юридичних осіб. Людині може знадобитися завірена копія для оформлення спадщини, до навчального закладу, при працевлаштуванні, отримання виплат і пенсій, різних майнових угод.

Так, на підставі АДПК РФ визначається норматив, за яким в судові органи повинні здаватися ксерокопії та оригінали документів, завірені правильно. Інакше рішення суду буде скасовано або оскаржене.

Засвідчення в організації

Часто в організації стає необхідним виконання копії документації або виписки з неї Часто в організації стає необхідним виконання копії документації або виписки з неї. Щоб копії володіли юридичною силою, слід знати про правильність дій відповідно до нормативів діловодства до реквізитів.

Після тексту на вільному місці єдиного або останнього листа багатосторінкового документа слід вказати наступну інформацію:

  • перебування справжнього документа (даний пункт найбільш важливий для федеральних органів влади);
  • копія вірна;
  • назва посади котрий запевняє особи;
  • підпис завірителя з розшифровкою;
  • дата операції;
  • для відправлення документа в іншу компанію ставиться печатка.

Правом на завірення копій мають фахівці, що займають керівні посади і мають такі обов'язки.

Якщо в документі є більше одного аркуша, то кожен з них нумерується. Не має значення розташування цифрових позначень, але вони повинні відповідати оригіналу.

Обов'язково слід скріпити все листи відповідно до нумерації документа,   зшиваються вони   залізної скобою або ниткою Обов'язково слід скріпити все листи відповідно до нумерації документа, зшиваються вони залізної скобою або ниткою. Місце з'єднання розташовується в тій зоні, де відсутній текст.

В області скріплення нитки або скоби приклеюється спеціальний папір з позначенням числа листів і підписи котрий запевняє особи. Також ставиться печатка, одна частина якої розташовується на аркуші з нумерацією сторінок, а інша - на документі.

В нормативних актах вказується, що листи многостраничной документації можна не з'єднувати між собою. Але тоді на кожному аркуші проставляються позначення, що свідчать про правомірність дубліката.

У нотаріуса

Якщо нормативними документами встановлено потребу в нотаріальному засвідченні копій, то необхідно звертатися до нотаріуса, інакше папір не буде дійсною Якщо нормативними документами встановлено потребу в нотаріальному засвідченні копій, то необхідно звертатися до нотаріуса, інакше папір не буде дійсною. Це може бути копія паспорта, трудової книжки або будь-якого наказу.

Нотаріус може засвідчувати копії документів при наданні їх оригіналів, оформлення та склад яких виконані відповідно до російського законодавства. Згідно зі встановленими правилами, нотаріус визначає особистість особи, яка звернулася для підтвердження дублікатів документів. При цьому перевіряється паспорт або інший документ посвідчення особи.

Завіряти копії документів за дорученням можна лише в тому випадку, якщо вона включає такі повноваження. Її необхідно складати за встановленими правилами, які обумовлені законами про нотаріат.

Термін дії копій документів, завірених нотаріусом, не обмежений законодавчо.

Але існують ситуації, коли у нього немає прав на запевнення дублікатів наступної документації:

  • з грифом секретності;
  • договорів, складених в письмовій формі з нотаріально не засвідченій справжністю підписів;
  • дипломів про навчання без номера реєстрації, підписів осіб;
  • виписок без дипломів;
  • медичної документації з зазначенням про захворювання та ін.

Також певні вимоги пред'являються до змісту та оформлення документів. Нотаріус не має права на завірення копій наступних паперів:

  • при наявності в тексті незастережених приписок, коригувань, перекреслених слів і інших виправлень або особливостей;
  • при написанні деяких фрагментів олівцем;
  • при наявності не читаються слів, реквізитів, печаток чи підписів;
  • при порушеній цілісності;
  • при відсутності нумерації багатосторінкового документа, скріплення печаткою і зшивання;
  • при наявності факсимільного підпису;
  • при ламінації документа, коли складно визначити його автентичність.

електронні документи

Електронна документація повинна містити електронний підпис, що ідентифікує власника сертифіката ключа Електронна документація повинна містити електронний підпис, що ідентифікує власника сертифіката ключа. Сертифікат надається фізичній особі, яка діє від власного імені або юридичної особи відповідно до довіреності або Статутом.

Дані документи можуть використовуватися в будь-яких правовідносинах, коли законом не передбачено заборони для їх застосування. Це можуть бути товарні накладні , рахунки-фактури , Акти, заяви, звіти, рахунки та договори.

Не допускається складання в електронному вигляді документів суворої звітності.

Засвідчення іноземної документації для відправки в зарубіжні країни

Документація, що складається в Росії, має юридичну силу тільки на її межах. Щоб надати їй відповідний статус для зарубіжжя, слід провести її легалізацію або використовувати апостиль.

Легалізація здійснюється наступним чином:

  • завіряються копії документа, у нотаріуса переводяться на іншу мову;
  • в Мін'юсті підтверджується справжність реквізитів;
  • в МЗС завіряється друк;
  • документ відправляється в консульство.

Більш простим способом запевнення іноземних документів є апостиль. Це спеціалізований реквізит у вигляді штампа з пунктами, який наноситься на лист.

Детальна інформація про дані процедурах представлена ​​на наступному відео: