Компенсація за використання особистого майна в роботі

1. Умови отримання компенсації за використання особистого майна в роботі
2. Як визначити розмір виплати за використання особистого майна в роботі
3. Норми витрат, що виникли при використанні особистого транспорту в роботі:
4. Які документи потрібні при оформленні компенсації за використання особистого майна в роботі
5. Приклад положення про компенсації:
6. Приклад наказу про відшкодування:

Якщо співробітник компанії використовує особисте майно в службових цілях, йому зазвичай відшкодовуються всі виниклі витрати. Розмір компенсації роботодавець і працівник визначають самостійно. Якщо ж майном користувалися під час відсутності співробітника на робочому місці, компенсацію виплачувати не обов'язково. Розглянемо, коли необхідно виплатити компенсацію за використання особистого майна в роботі і як це зробити.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• в яких випадках працівнику належить компенсація за використання особистого майна в роботі;
• як визначити розмір компенсації;
• як документально оформити компенсацію за використання особистого майна в роботі.

Умови отримання компенсації за використання особистого майна в роботі

У законі не сказано, яке саме майно може використовуватися при роботі. Найчастіше це мобільні телефони, комп'ютерна техніка або особистий автомобіль. Головна умова отримання компенсації - повідомлення роботодавця про те, що працівник буде користуватися особистими речами. Керівник компанії повинен дати свій дозвіл.

Працівнику, який використовує особисті речі в роботі, належить компенсація за використання і знос майна, а також відшкодування всіх виниклих витрат.

Розмір відшкодування витрат на ремонт особистого майна співробітника визначається окремо в спеціально розробленій угоді. Роботодавець повинен розуміти, що все вищесказане не відноситься до засобів індивідуального захисту - в разі якщо працівник не був забезпечений ЗІЗ і придбав їх за свій рахунок, суд зобов'яже компанію повністю компенсувати такі витрати.

Як визначити розмір виплати за використання особистого майна в роботі

Закон регламентує тільки суму виплати за використання при роботі легкових автомобілів і мотоциклів, виплати за застосування іншого майна повинні обумовлюватися роботодавцем і співробітником фірми в окремому порядку - головне, щоб виплати були економічно обгрунтовані і розумні. Як правило, при визначенні розміру виплати орієнтуються на документально підтверджену вартість майна і ступінь його зносу.

Виплати працівникам: коли не потрібно утримувати ПДФО

Норми витрат, що виникли при використанні особистого транспорту в роботі:

Вид транспорту

Робочий об'єм двигуна

Розмір виплати на місяць для працівників організацій

Розмір компенсації на місяць для держслужбовців

Легковий автомобіль

До 2000 куб. см включно

1200 руб.

2400 руб.

Понад 2000 куб. см

1500 руб.

3000 руб.

мотоцикл

-

600 руб.

1200 руб.

Приклад: співробітник планує постійно використовувати при роботі куплений на особисті кошти ноутбук. Вартість техніки становить 55 тис. Руб., Нормативний термін служби - 5 років. Розмір щомісячної компенсації за використання ноутбука в даному випадку складе 916,67 руб. (55 000/60).

У разі відсутності працівника на робочому місці з поважних причин здійснювати виплати співробітникові не обов'язково.

Приклад: співробітник щомісяця отримує 916,67 руб. за використання в роботі особового ноутбука, однак в березні він протягом 6 днів перебував на лікарняному. За виробничим календарем в березні 2016 року 21 робочий день. Необхідно обчислити суму компенсації за один день і помножити її на кількість робочих днів, без урахування часу хвороби. У цьому випадку працівникові потрібно виплатити 654,76 руб. (916,67 / 21 × (21 - 6)).

Компенсуємо співробітнику використання особистого майна в роботі

Які документи потрібні при оформленні компенсації за використання особистого майна в роботі

Для того щоб роботодавець міг враховувати виплату компенсації в цілях оподаткування прибутку організації, необхідне оформлення ряду документів:

1. Положення про компенсації. Порядок розрахунку виплати за використання особистих речей в роботі необхідно зафіксувати в локальному нормативному акті компанії. Причому допускається як розробка єдиного положення, так і застосування декількох документів для різних видів майна.

Приклад положення про компенсації:

1. Угода про використання особистого майна в роботі. Розмір компенсації необхідно вказати в трудовому договорі або додатковій угоді. Також необхідно визначити, яке саме майно буде використовуватися.
2. Посадова інструкція. У документі вказується необхідність використання особистих речей в ході виконання посадових обов'язків - так у перевіряючих органів не виникне сумнівів у характері виплат.
3. Підтвердження належності майна. Співробітник зобов'язаний передати роботодавцю копії документів, що підтверджують право власності на майно.
4. Підтвердження витрат. Витрати, які співробітник поніс на утримання особистих речей, які використовуються при роботі, повинні бути також документально підтверджені. Для цієї мети підійдуть чеки, роздруківка телефонних дзвінків, рахунки за ремонт.
5. Наказ про виплату компенсації за використання особистого майна в роботі. Якщо всі вищевказані документи є в наявності, роботодавець може в довільній формі видати наказ про відшкодування витрат, з чим співробітник повинен бути ознайомлений під підпис.

Витрати у відрядженні: чим підтвердити і як оплатити

Приклад наказу про відшкодування: